Chọn phương pháp tính toán phù hợp cho sổ làm việc Excel của bạn và tránh các bảng chậm và công thức lỗi thời
Đôi khi Excel không tự động tính toán lại các công thức trong bảng khi bạn thay đổi dữ liệu trong các ô bên dưới. Sau đó, bạn phải chỉnh sửa lại công thức và hoàn thành nó không thay đổi bằng ENTER để các thay đổi có hiệu lực.
Cách Excel thay đổi công thức phụ thuộc vào cài đặt bạn thực hiện trong các tùy chọn Excel:
- Trong Excel phiên bản 2003, hãy gọi lệnh EXTRAS - OPTIONS và kích hoạt tab TÍNH TOÁN.
- Trong Excel 2007, bấm vào Nút Office tròn ở phía trên bên trái. Chọn cài đặt EXCEL OPTIONS từ menu và chuyển sang tab CÔNG THỨC.
- Trong Excel 2010, bạn gọi lệnh FILE - OPTIONS. Kích hoạt tab CÔNG THỨC trong hộp thoại.
Trong tất cả các phiên bản Excel, bạn kiểm soát việc tính toán các công thức bằng một trong ba tùy chọn trong cửa sổ hộp thoại này.
Sau đó, đóng cửa sổ bằng nút OK.
Nếu tùy chọn TỰ ĐỘNG được kích hoạt trong cửa sổ hộp thoại, Excel sẽ tự động tính toán lại tất cả các công thức trong toàn bộ sổ làm việc mỗi khi nhập một ô.
Khi làm việc với các bảng rất lớn với nhiều công thức, có thể hợp lý khi chọn chế độ tính toán MANUAL làm ngoại lệ. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, vì không phải mọi mục nhập ô đều dẫn đến tính toán lại hoàn toàn.
Trong trường hợp này, bạn phải tự kích hoạt phép tính bằng phím F9. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím SHIFT F9 để tính toán các công thức cụ thể. Khi đó, Excel chỉ tính toán tất cả các tham chiếu trên trang tính hiện tại đã thay đổi kể từ lần tính toán cuối cùng và tất cả các công thức trong sổ làm việc được liên kết phụ thuộc vào các công thức mới được tính toán này.
Việc thiết lập tùy chọn tính toán trong Excel là khó hiểu vì nó không được liên kết với sổ làm việc. Khi lưu tệp, Excel luôn lưu phương pháp tính hợp lệ hiện tại. Tuy nhiên, nếu một sổ làm việc đã được mở, Excel sẽ bỏ qua lựa chọn này và thay vào đó sử dụng thiết đặt từ sổ làm việc đầu tiên trong tất cả các tệp tiếp theo.
Ví dụ: nếu lần đầu tiên bạn mở một tệp bằng phương pháp tính TỰ ĐỘNG, tất cả các thư mục được mở sau đó cũng sẽ được tính toán tự động. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng phương pháp tính toán chính xác đang hoạt động, hãy kiểm tra chế độ nào áp dụng cho tệp đã được khởi động trước. Chế độ tính toán này vẫn được giữ lại ngay cả khi bạn đã đóng lại trong thời gian chờ đợi.
Ngoài ra, hãy kiểm tra xem Excel có tự động mở tệp ẩn khi nó khởi động hay không. Điều này xác định tùy chọn tính toán cho tất cả các sổ làm việc khác.
Nếu bạn thấy rằng phương pháp tính toán sai đang hoạt động, hãy thay đổi nó cho bất kỳ tệp nào đang mở. Sau đó, Excel sẽ điều chỉnh cài đặt cho tất cả các sổ làm việc đang mở. Nếu bạn chỉ muốn thay đổi chế độ tính toán cho một tệp, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc đóng tất cả các tệp khác trước đó.
Những điều sau áp dụng khi tạo sổ làm việc mới: Nếu không có sổ làm việc nào khác đang mở khi bạn tạo tài liệu mới, nó sẽ sử dụng phương pháp tính toán của sổ làm việc được đóng lần cuối. Excel chỉ tạo một ngoại lệ nếu bạn sử dụng mẫu cho tài liệu mới. Khi đó, phương pháp tính toán được lưu với mẫu có hiệu lực.