Viết văn bản trong Word: 6 điều bạn nên biết

Với một vài thủ thuật để có những văn bản hay trong Word

Chương trình Word của Microsoft là một trong những chương trình dẫn đầu thị trường trong số các chương trình xử lý văn bản. Điều này đặc biệt là do tính dễ sử dụng của Word. Một điểm cộng khác của chương trình viết: Tính tương thích của các phiên bản Word đảm bảo rằng những người dùng chưa có bộ Office hiện tại có thể chỉnh sửa tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác. Có một số bước mà bạn chắc chắn nên biết để làm cho văn bản trong Word trở nên hấp dẫn hơn.

1. Định dạng văn bản: mắt đọc theo bạn

Một mặt, các văn bản chất lượng cao được đặc trưng bởi nội dung của chúng. Mặt khác, định dạng của văn bản cũng quyết định mức độ hấp dẫn của người đọc khi tìm thấy một tài liệu. Việc sử dụng có mục tiêu các tiêu đề, đoạn văn và những thứ tương tự là tất cả và cuối cùng khi viết.

Về định dạng, không chỉ nội dung bằng văn bản mới là vấn đề quan trọng. Khoảng trống được để trống - còn được gọi là khoảng trắng - cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một văn bản hấp dẫn. Các tiêu đề hoặc phần đánh dấu đặc biệt phải được nhận biết ngay từ cái nhìn đầu tiên bằng cách cách nhau một hoặc nửa dòng.

Mẫu kiểu trong Word để thiết kế văn bản chuyên nghiệp

Để giúp bạn thực hiện công việc này dễ dàng hơn, Microsoft Word cung cấp nhiều mẫu. Bạn có thể sử dụng nó để thiết kế không chỉ một văn bản đơn giản, mà còn, ví dụ, một bản sơ yếu lý lịch hoặc các mẫu thư. Bất kể loại tài liệu bạn muốn tạo: Với các văn bản dài hơn, bạn nên cấu trúc tài liệu bằng các tiêu đề.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp bằng nút chuột vào tab “Bắt đầu” trong ruy-băng trình đơn. Ở đây có mục "Định dạng mẫu", nơi bạn có thể chọn các định dạng tiêu đề khác nhau. Nếu bạn định dạng văn bản của mình bằng các mẫu này ngay từ đầu, bạn thậm chí có thể tạo mục lục tự động sau này.

tiền boa: Word cũng cung cấp định dạng phù hợp cho danh sách. Dưới đây là cách tạo danh sách có dấu đầu dòng, được đánh số và thậm chí là danh sách đa cấp chỉ trong một vài cú nhấp chuột. Các danh sách giúp làm cho một phần văn bản rõ ràng hơn - và cũng có thể được cá nhân hóa.

Định dạng ký tự và đoạn văn chi tiết

Word không chỉ cung cấp cho bạn khả năng định dạng các tiêu đề. Bạn cũng có thể điều chỉnh văn bản đang chạy theo ý tưởng của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Đối với các từ, ngoài kiểu và kích thước phông chữ, bạn cũng có thể đặt các hiệu ứng văn bản như in đậm và in nghiêng. Bạn cũng có thể đánh dấu nội dung quan trọng bằng cách gạch dưới nội dung đó hoặc sử dụng văn bản hoặc màu nền. Bạn cũng có thể vẽ khung bằng hộp văn bản.

tiền boa: Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng tổ hợp phím: Sử dụng phím tắt [CTRL + Shift + U] để gạch dưới.

Nhưng thiết kế chính xác của các đoạn văn cũng mang lại cho văn bản của bạn một diện mạo rõ ràng. Ngoài khoảng cách dòng và chiều rộng của đoạn văn, bạn cũng có thể xác định thụt lề và danh sách - đây là cách một trường văn bản tích hợp hài hòa vào tài liệu của bạn. Nhiều tùy chọn định dạng và bố cục có thể được điều khiển bằng phím tắt. Ví dụ: nhấn CTRL + B để bật biện minh.

2. Ký tự đặc biệt: Cung cấp cho văn bản một cái gì đó nhất định

Có những ký tự không phải là chữ cái cũng không phải là số - chúng ta đang nói về các ký tự đặc biệt. Điều này không chỉ bao gồm các từ và dấu câu, mà còn bao gồm các ký hiệu khoa học và kỹ thuật. Không thể tìm thấy các ký tự đặc biệt này trên hầu hết các bàn phím. Với Word, bạn có thể chèn chúng vào văn bản của mình một cách nhanh chóng.

Nhấp bằng nút chuột vào danh mục "Chèn" trong ruy-băng trình đơn. Bây giờ bạn sẽ tìm thấy phần "Biểu tượng" ở ngoài cùng bên phải. Ngoài các công thức toán học, bạn cũng sẽ tìm thấy các ký tự đặc biệt như biểu tượng đồng euro hoặc biểu tượng bản quyền tại đây. Chỉ cần chọn hình minh họa bạn muốn sao chép ký tự đặc biệt vào trường văn bản của mình.

tiền boa: Nếu bạn thường sử dụng các ký tự đặc biệt giống nhau trong văn bản của mình trong Word, thì có một thủ thuật bạn có thể sử dụng để chèn chúng nhanh hơn. Bạn có thể dễ dàng tạo phím tắt của riêng mình cho biểu tượng. Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn các phím thích hợp và ký tự đặc biệt sẽ xuất hiện trong tài liệu.

3. Chèn chữ ký để có vẻ ngoài chuyên nghiệp

Bất kể là tài liệu quan trọng trong môi trường riêng tư hay văn bản kinh doanh - bằng cách thêm chữ ký, bạn đã truyền tải được kiến thức chuyên môn và sự nghiêm túc. Chữ ký thậm chí là bắt buộc đối với các tài liệu có liên quan đến pháp luật. Nhưng bạn không cần phải in tài liệu Word của mình trước. Bạn có tùy chọn chèn chữ ký trực tiếp vào tệp.

Để sử dụng chức năng này, trước tiên hãy quét chữ ký của bạn. Sau đó, mở hình ảnh trong Word và cắt nó theo kích thước chính xác. Ngoài ra, bạn có thể thêm một dòng chữ ký vào văn bản của mình. Bạn có thể tìm thấy điều này trong mục menu “Chèn” trong danh mục “Văn bản”. Ở bên phải của tùy chọn "Trường văn bản", bạn sẽ tìm thấy tùy chọn tạo dòng chữ ký. Bằng cách này, người nhận địa chỉ của bạn biết trực tiếp nơi cần chữ ký.

4. Sử dụng các tham chiếu để tạo một văn bản rõ ràng trong Word

Đặc biệt là trong bối cảnh chuyên nghiệp và khoa học, điều quan trọng là phải chứng minh các tuyên bố bằng một danh sách các nguồn tương ứng. Các siêu liên kết hoặc tham chiếu trong phần chân trang thường được sử dụng cho mục đích này. Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể chèn các tham chiếu trong Word mà tham chiếu đến tài liệu của riêng bạn không?

Ví dụ: sử dụng tham chiếu chéo để tham chiếu đến hình minh họa hoặc đồ họa hoặc bảng mà bạn có thể tìm thấy sau này trong văn bản. Nhưng các tiêu đề và bất kỳ đoạn trích văn bản nào cũng có thể được sử dụng để tham khảo. Để liên kết trong một tệp, bạn phải đánh dấu phần văn bản mong muốn trong tài liệu bằng nút chuột. Đối với việc đánh dấu này, bây giờ bạn chỉ định một dấu trang và liên kết nó với một nơi khác bằng một siêu liên kết. Người đọc của bạn sẽ có thể lướt qua tài liệu một cách có mục tiêu.

5. Cảm ơn Word, dấu gạch nối không có lỗi

Dấu gạch nối chính xác nhấn mạnh tính chuyên nghiệp của văn bản của bạn trong Word. Các lỗi phân tách không chỉ trông xấu xí mà còn làm gián đoạn quá trình đọc. Bạn có thể chọn không tách từ khi viết, nhưng điều này có thể dẫn đến khoảng trống trong văn bản, đặc biệt là khi căn lề. Trong ruy-băng, dưới tab “Bố cục”, bạn sẽ tìm thấy cài đặt thích hợp giúp bạn tách các từ trong chương trình xử lý văn bản.

Bạn có thể chọn giữa dấu gạch nối tự động và thủ công. Nếu bạn quyết định về biến thể thứ hai, hãy chỉ định riêng cho từng dòng xem có nên tách một từ hay không. Ngược lại chức năng tự động sẽ tự động tách tất cả các từ cuối dòng, khi soạn thảo bạn nên kiểm tra lại xem Word đã thực hiện việc gạch nối không bị lỗi hay chưa.

6. Mục tiêu sử dụng phông chữ và kiểu chữ trong Word

Từ vui tươi đến chuyên nghiệp - phông chữ và kiểu chữ trong Word khác nhau về hình thức của chúng. Nếu bạn quyết định một kiểu thiết kế kiểu chữ, bạn nên giữ nó cho toàn bộ văn bản. Nếu không, nó sẽ khiến người đọc mất tập trung vào nội dung bài viết của bạn. Các trường hợp ngoại lệ chỉ được hoan nghênh cho tiêu đề.

Bạn có thể sử dụng một phông chữ thay thế để thu hút sự chú ý đến những điểm quan trọng trong tài liệu Word của bạn. Bạn không thích các phông chữ có sẵn? Sau đó, phần mềm thậm chí còn cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm phông chữ mới. Ngoài ra, chức năng WordArt cũng có thể được sử dụng để tạo các hiệu ứng phông chữ đặc biệt.

Chú ý: Bạn thấy một loại chữ P lộn ngược trong văn bản của mình và tự hỏi: "Các ký tự lạ trong văn bản của tôi là gì?". Các ký tự đặc biệt này không liên quan gì đến phông chữ bạn chọn. Đúng hơn, bạn đã hiển thị tất cả các ký tự không in được trong tài liệu của mình. Nếu bạn muốn hủy kích hoạt lại chức năng này, bạn sẽ tìm thấy nó trong ruy-băng trình đơn trong khu vực "Đoạn văn".

Với một số mẹo và thủ thuật để có văn bản chất lượng cao trong Word

Một vài bước giúp bạn có thể thực hiện được điều này: bạn có thể tạo văn bản một cách trực quan trong Word. Nhưng ngay khi bạn muốn đánh dấu những đoạn quan trọng hoặc muốn định dạng văn bản đặc biệt, bạn nên đọc một số mẹo dành cho Word. Phông chữ phù hợp, gạch nối không bị lỗi và chữ ký được chèn vào sẽ giúp bạn tạo ra một bức tranh tổng thể chuyên nghiệp với định dạng thuyết phục.

Bạn cũng có thể tạo tham chiếu trong văn bản của mình trong chương trình xử lý văn bản. Cho dù trong phần chú thích ở chân trang hay ở giữa văn bản đang chạy có các liên kết: Với các tham chiếu, bạn cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan hơn và cho phép đọc được nhắm mục tiêu. Bây giờ hãy sử dụng danh sách và các ký tự đặc biệt, thử nghiệm bí quyết Word của bạn - độc giả của bạn sẽ cảm ơn bạn.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về văn bản trong Word tại đây:

• Với các trình giữ chỗ này, bạn có thể sử dụng chức năng thay thế thậm chí hiệu quả hơn