Sử dụng chức năng Tự động hoàn thành để đảm bảo rằng nội dung lặp lại có thể được nhập nhanh hơn vào các bảng và danh sách Excel của bạn
Excel có tính năng AutoComplete (còn được gọi là AutoEnter trong các phiên bản Excel cũ hơn). Trong khi nhập văn bản, chương trình sẽ kiểm tra xem mục nhập đã có trong bảng hiện tại hay chưa. Nếu vậy, chương trình sẽ gợi ý cách hoàn thành mục nhập sau chữ cái đầu tiên.
Nếu bạn muốn chấp nhận đề xuất này, chỉ cần kết thúc đầu vào của bạn bằng phím ENTER. Nếu không, hãy ghi đè văn bản được đề xuất bằng một văn bản khác.
Trong một số trường hợp nhất định, có thể xảy ra trường hợp Excel không tự động hoàn thành một mục nhập trong một ô khi bạn nhập.
Có thể có một số lý do cho điều này. Chức năng AutoEnter có thể bị tắt. Hàm phải được kích hoạt để Excel có thể hoàn thành các mục nhập ô. Để thực hiện việc này, hãy gọi lệnh TOOLS - OPTIONS nếu bạn đang sử dụng Excel tối đa và bao gồm cả Veriosn 2003. Trong hộp thoại xuất hiện, kích hoạt tab EDIT
Trong hộp thoại này, hãy kích hoạt hộp kiểm TỰ ĐỘNG HOÀN THÀNH CHO CÁC GIÁ TRỊ TẾ BÀO
Xác nhận lựa chọn này bằng nút OK.
Ngay cả khi đã bật tính năng Tự động điền, vẫn có một số mẹo cần lưu ý để có được kết quả như ý. Hãy lưu ý những điểm sau:
- Excel chỉ hoàn thành các mục nhập khi điểm chèn ở cuối ô hiện hoạt. Đảm bảo rằng bạn đặt dấu trang sau chữ cái cuối cùng trong ô hiện hoạt.
- Excel chỉ tìm kiếm các mục nhập có thể có trong cột chứa ô hiện hoạt. Nếu các mục nhập của bạn được lặp lại trong một hàng chứ không phải trong một cột, Tự động hoàn thành sẽ không thêm vào các mục nhập.
- Mục nhập chỉ được hoàn thành khi rõ ràng bạn muốn nhập mục nhập nào. Các chữ cái bạn đã nhập có thể không khớp với các chữ cái của một mục nhập hiện có hoặc chúng có thể giống nhau trên nhiều mục nhập. Ví dụ: nếu bạn nhập "Mü" vào cột không chứa bất kỳ mục nhập nào bắt đầu bằng các chữ cái này, mục nhập sẽ không được hoàn thành. Nếu bạn nhập chuỗi "Mü" trong một cột có sẵn các mục "Müller" và "Müller-Lüdenscheid", Excel sẽ không hoàn thành mục nhập cho đến khi bạn có một ký tự duy nhất, trong trường hợp này là dấu gạch ngang sau "r "thêm. Thay vì nhập chữ cái duy nhất tiếp theo, bạn có thể chọn mục nhập mong muốn từ danh sách các mục đã được nhập trong cột. Để thực hiện việc này, hãy nhấn tổ hợp phím ALT MŨI TÊN XUỐNG và chọn một mục từ danh sách hiển thị. Ngoài ra, nhấp chuột phải vào ô và chọn chức năng DANH SÁCH LỰA CHỌN DROPDOWN trong menu ngữ cảnh.
- Excel chỉ hoàn thành các mục nhập có chứa văn bản hoặc kết hợp giữa văn bản và số. Các mục nhập bao gồm số, ngày hoặc giờ cũng như các biểu mẫu không được hoàn thành.
- Kiểm tra vị trí của ô hiện hoạt: ô đó phải nằm trong vùng dữ liệu. Vùng dữ liệu là vùng ô chứa tất cả dữ liệu và cũng được giới hạn bởi các ô trống hoặc các cạnh bảng. Excel hoàn thành các mục nhập trong vùng dữ liệu và ở dòng trống bên dưới vùng dữ liệu. Giả sử phạm vi dữ liệu mở rộng trên phạm vi ô A1: C20: Khi đó, Excel sẽ hoàn thành tất cả các mục nhập được nhập vào một ô trong phạm vi A21 đến C21, ngay cả khi ô ở trên trống. Các mục nhập được nhập trong các ô từ A22 đến C22 sẽ không được hoàn thành.
- Số lượng mục nhập có thể có trong một cột càng lớn, thì Excel có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một mục nhập.
