Bạn có thể lưu các thuộc tính tài liệu khác nhau trong mỗi tài liệu - chẳng hạn như tác giả, tiêu đề, chủ đề hoặc từ khóa. Điều này có thể làm cho việc tìm kiếm tệp sau này dễ dàng hơn đáng kể.
Thuộc tính tài liệu được nhập vào Word 2010 trong khu vực Backstage sau khi gọi lên FILE INFORMATION. Trong Word 2007, bạn phải chọn CHUẨN BỊ THUỘC TÍNH sau khi nhấp vào nút VĂN PHÒNG. Và trong các phiên bản cũ hơn, bạn sẽ hiển thị hộp thoại Thuộc tính tài liệu bằng cách đi tới TỆP THUỘC TÍNH.
Vấn đề duy nhất là bạn rất dễ quên nhập các thuộc tính. Để ngăn điều này xảy ra, bạn có thể yêu cầu Word ít nhất tự động hiển thị hộp thoại Thuộc tính tài liệu trong lần đầu tiên bạn lưu tệp.
Trong Word 2003, 2002 / XP, 2000, chọn CÔNG CỤ TÙY CHỌN và trong hộp thoại xuất hiện, chuyển sang tab LƯU. Tại đây bạn tích vào hộp chọn (TỰ ĐỘNG) YÊU CẦU TẬP TIN THUỘC TÍNH. Xác nhận điều này với OK.
Trong Word 2010, 2007 hộp kiểm này không còn tồn tại. Tuy nhiên, có một thủ thuật để kích hoạt chế độ hiển thị tự động của các thuộc tính tài liệu:
- Mở một tài liệu trống mới, sau đó nhấn ALT + F11. Điều này sẽ đưa bạn đến môi trường lập trình Word - Visual Basic Editor.
- Tại đây, nhấn CTRL + G để đặt con trỏ vào cửa sổ phụ có tiêu đề "Khu vực ngay lập tức".
- Nhập dòng sau tại điểm này: Options.SavePropertiesPrompt = True
- Nhấn RETURN để chạy dòng mã. Thao tác này có tác dụng tương tự như việc kích hoạt hộp kiểm HIỂN THỊ CHO CÁC THUỘC TÍNH TẬP TIN trong các phiên bản Word trước.
- Thoát khỏi Trình soạn thảo Visual Basic bằng cách chọn ĐÓNG TỆP VÀ QUAY LẠI TỚI CÔNG VIỆC MICROSOFT.
Lần đầu tiên bạn lưu tệp, hộp thoại thuộc tính tệp sẽ tự động mở ra, tại đây bạn có thể nhập thông tin bạn muốn vào tab TÓM TẮT.
Nếu bạn muốn tắt lại chức năng này, chỉ cần bỏ dấu kiểm trong hộp kiểm nêu trên trong Word 2003, 2002 / XP, 2000. Hoặc, trong Word 2010, 2007, thực hiện lại các tác vụ được mô tả ở trên, ngoại trừ việc bây giờ bạn nhập "Sai" thay vì "Đúng" trong dòng mã.
