Đây là cách nó hoạt động chỉ trong một vài bước
Bảng tính Excel đặc biệt thuyết phục khi chúng được cấu trúc một cách rõ ràng và dễ hiểu. Vì lý do này, ngoài cấu trúc chung của bảng tính, cần đảm bảo rằng dữ liệu hoặc văn bản đầu ra được sắp xếp trong bảng. Nếu bạn muốn liệt kê các giá trị hoặc kết quả của bảng Excel của mình theo cách được sắp xếp, bạn không nhất thiết phải sử dụng các chức năng sắp xếp và lọc thủ công mà bạn có thể tìm thấy trong tab "Dữ liệu". Tương tự như vậy, dữ liệu không cần phải di chuyển bằng tay một cách vất vả vì Excel có thể tự động sắp xếp bảng của bạn sau khi nhập công thức.
Khi công thức sắp xếp tự động có ý nghĩa
Mọi người dùng Excel đều biết tình huống sau từ thực tế: Bạn tạo một bảng và nhập dữ liệu đầu tiên. Nhiều thông tin hơn sẽ được bổ sung vào thời điểm sau đó và bảng sẽ trở nên ít rõ ràng hơn theo thời gian. Nếu bạn sắp xếp các bảng Excel tự động bằng các công thức, thì điều này sẽ không xảy ra. Công thức tích hợp tự động cung cấp cho bạn thứ tự dữ liệu mới ngay khi dữ liệu nguồn trong danh sách thay đổi.
Cách sắp xếp tự động văn bản trong Excel theo thứ tự bảng chữ cái
Trong ví dụ sau về hàm sắp xếp, các ngày trong tuần nằm trong cột A trong các hàng từ 1 đến 7 theo thứ tự thời gian. Chúng phải được xuất ra trong một phạm vi ô khác theo thứ tự sắp xếp theo bảng chữ cái. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng vùng cột C1: C7 cho mục này, vì cột B được yêu cầu làm cột phụ. Hình sau cho thấy cấu trúc của bảng ví dụ:
Sắp xếp văn bản trong bảng Excel - Đây là cách
-
Tạo một cột phụ và nhập công thức ma trận
Sử dụng cột B làm cột phụ để sắp xếp. Bạn cần lệnh "IF" dưới dạng một hàm. Trong bước tiếp theo, hãy nhập công thức và tiêu chí sắp xếp sau vào ô B1:
= SUM (IF (A $ 1: A $ 7 <A1; 1)) + (A1 = "") * 1000
Vì đây là công thức mảng tìm kiếm phạm vi ô A1: A7, bạn phải xác nhận mục nhập của công thức bằng CTRL SHIFT ENTER cho hàm sắp xếp.
Thông tin: Trong Microsoft Excel, các công thức mạnh mẽ được gọi là công thức mảng. Những điều này cho phép người dùng Excel thực hiện các phép tính phức tạp không thể thực hiện với các công thức chuẩn. Vì tổ hợp phím "CTRL + SHIFT + ENTER" phải được nhấn sau khi nhập công thức, công thức ma trận còn được gọi là công thức quốc tế hoặc công thức CSE (Ctrl-Shift-Enter).
Sau đó sao chép công thức từ ô B1 xuống ô B7. Hình sau cho thấy việc sử dụng công thức trong cột phụ trong bảng ví dụ:
-
Sắp xếp các ngày trong tuần trong cột C
Để sắp xếp các ngày trong tuần trong cột C, hãy nhập công thức sau vào ô C1 trong bước tiếp theo:
= INDIRECT ("A" & SO SÁNH (NHỎ NHẤT (B $ 1: B $ 7; LINE ()); B $ 1: B $ 7; 0))
Công thức này cũng là một công thức mảng. Nó tính đến phạm vi ô B1: B7 và cũng phải được xác nhận bằng tổ hợp phím "CTRL + SHIFT + ENTER" để được thực hiện chính xác. Sau đó sao chép công thức từ ô C1 xuống ô C7.
Hình sau cho thấy kết quả của việc sắp xếp công thức trong bảng ví dụ:
Ví dụ cho thấy rằng các ngày trong tuần được hiển thị theo thứ tự bảng chữ cái trong cột C. Bắt đầu từ Thứ Ba, tất cả các ngày trong tuần được hiển thị bên dưới các ngày khác. Các lĩnh vực ứng dụng điển hình của công thức ma trận được hiển thị bao gồm các bảng mở rộng với hàng trăm mục nhập phải được sắp xếp tương ứng.
Mẹo: Nếu bạn không cần cột phụ B, bạn có thể ẩn nó mà không cần tốn công sức. Để ẩn nó, hãy chọn cột và nhấp vào tiêu đề cột bằng nút chuột phải. Gọi lệnh HIDE từ menu ngữ cảnh xuất hiện.
Tóm lại, việc sử dụng công thức ma trận giúp dễ dàng tự động sắp xếp các cột trong bảng Excel lớn. Bảng tính rõ ràng được tạo bằng cách sử dụng các cột phụ trợ có thể được ẩn nếu cần thiết.
Câu hỏi thường gặp
Hàm INDIRECT cung cấp giá trị gia tăng nào trong Microsoft Excel?
Với hàm INDIRECT trong Excel, bạn có tùy chọn vẽ tham chiếu từ một ô khác - cũng cho các tùy chọn sắp xếp khác nhau. INDIRECT thường được sử dụng như một hàm kết hợp với các hàm khác. Ví dụ: hàm INDIRECT được sử dụng trong các biểu mẫu động hoặc để hiển thị một giá trị từ một cột khác hoặc một trang tính khác.
Khi nào bạn sử dụng các hàm NHỎ NHẤT và LỚN NHẤT trong Excel?
Thoạt nhìn, các hàm NHỎ và LỚN được liên kết với một hàm cho ra giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất. Điều này đúng một phần vì cả hai hàm không trả về số nhỏ nhất hoặc lớn nhất, nhưng hoạt động khác nhau. Cả hai hàm đều đặt các số trong một hàng và sắp xếp chúng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Trong bước cuối cùng, chúng trả về giá trị của vị trí nhỏ nhất hoặc lớn nhất.
Công thức mảng khác với các dạng chuẩn trong Excel như thế nào?
Thuật ngữ công thức ma trận được sử dụng trong Excel để phân biệt các công thức mạnh mẽ mà nó có thể thực hiện các phép tính phức tạp. Đặc biệt của công thức ma trận là tổ hợp phím tiếp theo bắt buộc của chúng. Sau khi nhập công thức, mỗi công thức mảng phải được kết thúc bằng tổ hợp phím "CTRL + SHIFT + ENTER" để hoạt động chính xác. Không cần sử dụng phím tắt cho các công thức chuẩn.
