Áp dụng hiệu quả trong 4 bước
Khi thiết kế bảng tính trong Microsoft Excel, ngày tháng đóng một vai trò thiết yếu. Nhiều bảng được tạo vì lý do chuyên môn hoặc riêng tư chứa một hoặc nhiều thông tin ngày tháng hoặc bảng ngày toàn diện cho danh sách cuộc hẹn hoặc lịch. Nhập từng ngày riêng lẻ bằng tay rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Vì lý do này, hầu hết người dùng Excel sử dụng tùy chọn tiếp tục dữ liệu tiếp theo bằng cách kéo chuột. Bằng cách đánh dấu và kéo xuống bằng chuột, bạn có thể tạo các hàng có độ dài bất kỳ, bắt đầu bằng ngày bắt đầu. Cách tiếp cận này là lựa chọn tốt nhất cho các bảng rõ ràng với 20 đến 30 mục nhập. Đối với các bảng tính lớn có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, một cách khác đã tự thiết lập, nhanh hơn và thân thiện hơn với người dùng.
Sử dụng hàm COMPLETE để tạo bảng ngày mở rộng
Hàm COMPLETE, bạn có thể tìm thấy trong phiên bản Microsoft Excel hiện tại trên tab BẮT ĐẦU trong khu vực menu CHỈNH SỬA, là một công cụ thân thiện với người dùng để tạo chuỗi ngày hoặc trang lịch mở rộng trong Excel chỉ với một vài cú nhấp chuột. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, bạn sẽ tìm thấy hàm COMPLETE trong tab EDIT. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo một bảng trong đó cột mới được điền cho mỗi ngày bổ sung trong năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2022-2023, thì điều này sẽ hoạt động với bốn bước sau:
-
Nhập ngày bắt đầu vào ô trong cột mà giá trị ngày sẽ xuất hiện. Ví dụ: nhập 7/1/2022-2023 vào ô B1.
-
Trong bước tiếp theo, chọn ô B1.
-
Trên tab BẮT ĐẦU trong khu vực menu CHỈNH SỬA, gọi lệnh FILL và trong menu phân nhánh gọi lệnh DỮ LIỆU SERIES.
-
Một hộp thoại sẽ mở ra, trong bước cuối cùng, bạn nhập ngày mà chuỗi sẽ kết thúc vào trường END VALUE ở dưới cùng bên phải. Trong ví dụ của chúng tôi, bảng kết thúc vào cuối năm 2022-2023. Cuối cùng, xác nhận mục nhập của bạn bằng nút OK.
-
Excel tự động tạo các giá trị ngày mong muốn lên đến 31/12/2021. Mỗi cột chứa ngày liên tiếp cho bảng ngày hoặc bảng lịch. Ngoài ví dụ đã chọn, bạn có tùy chọn chọn ngày, tháng hoặc năm làm việc thay vì các ngày liên tục.
Mẹo:
Sự tăng hoặc giảm dần dần của một số hoặc một biến số được gọi là số gia. Excel cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi gia số. Thay vì chọn số “1” làm gia số, bạn có thể nhập bất kỳ số nào và sử dụng số “2” để tự động thể hiện chu kỳ hai ngày, chẳng hạn.
Trong menu tùy chọn "Hàng", bạn sẽ tìm thấy bản tóm tắt tất cả các tùy chọn cài đặt để cung cấp nhanh chóng và hiệu quả các hàng và cột với các bảng ngày liên tiếp. Chức năng "HOÀN THÀNH" nhanh hơn và thân thiện hơn so với việc đánh dấu và kéo bằng chuột. Điều này đặc biệt đúng, như trong ví dụ của chúng tôi đối với các bảng lớn có hàng trăm hoặc hàng nghìn mục nhập.
Tóm tắt: Với chức năng COMPLETE, bạn có thể tạo một bảng ngày liên tục hoặc danh sách các ngày trong thời gian ngắn
Trong Microsoft Excel, có thể dễ dàng hiển thị chuỗi dữ liệu liên tục trong bảng ngày tháng hoặc bảng lịch. Đánh dấu hai ngày liên tiếp và kéo chuột xuống vị trí kết thúc mong muốn là đủ để tạo ra một chuỗi ngày.
Nếu các bảng này gây nhầm lẫn, thì cũng có một lựa chọn thân thiện và hiệu quả hơn. Với chức năng COMPLETE, bạn sẽ tìm thấy trong Excel trên tab BẮT ĐẦU trong khu vực menu CHỈNH SỬA, bạn có thể tạo các tờ lịch hoặc chuỗi ngày liên tục cho hàng trăm hoặc hàng nghìn mục nhập chỉ với một vài cú nhấp chuột. Sau khi nhập ngày kết thúc, chuỗi tương ứng sẽ được tạo.
Câu hỏi thường gặp
Các tùy chọn cho hàm COMPLETE trong Microsoft Excel là gì?
Với chức năng điền vào, danh sách có thể được điền từ trên xuống dưới cũng như sang phải và trái. Một kiểu dữ liệu cũng có thể được chọn. Ngoài ngày liên tục, cũng có thể tái tạo tuyến tính hoặc hình học. Bằng cách nhập số gia, các bước có thể được kết hợp, ví dụ như hiển thị ngày trong các bước hai ngày.
"Tự động điền" có nghĩa là gì trong ngữ cảnh của hàm FILL trong Excel?
Với chức năng Tự động điền, nằm trong cửa sổ lựa chọn của chức năng FILL, một mặt có thể kết hợp các định dạng riêng lẻ và đồng thời sao chép nội dung của ô vào hàng hoặc cột tiếp theo. Bạn có thể chọn sao chép toàn bộ ô có định dạng hoặc chỉ nội dung không có định dạng.
Làm cách nào để đặt định dạng ngày trong Microsoft Excel?
Để hiển thị một ngày chính xác trong Excel, hãy nhập ngày đó vào một ô ở bước đầu tiên và chọn nó. Trong bước tiếp theo, nhấp chuột phải vào ô đã chọn và tìm mục menu “Định dạng ô”. Trong “Định dạng ô”, bạn sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn định dạng. Trong bước cuối cùng, tìm định dạng ngày chính xác và nhấp vào OK. Ngày sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn như mong muốn.