Thận trọng! Các email cũ hơn có thể biến mất trong thư mục Outlook của bạn. Làm thế nào để tránh điều đó!
Trong vài tuần qua, hai độc giả đã liên hệ với chúng tôi với Outlook mà tất cả các email cũ hơn ba tháng đã biến mất. Giải pháp cho câu đố: Cả hai đều sử dụng IMAP làm giao thức e-mail và thời gian lưu trữ e-mail ở chế độ ngoại tuyến được giới hạn trong ba tháng cho cả hai. Các email vẫn còn trên máy chủ thư, vì vậy người đọc có thể nhanh chóng đưa chúng trở lại Outlook của họ. Để ngăn điều này xảy ra với bạn, bạn nên kiểm tra cài đặt tài khoản trong Outlook và sửa chúng nếu cần.
Khi bạn tạo tài khoản e-mail mới trong Outlook, Outlook sẽ chọn - càng xa càng tốt - giao thức truyền IMAP hiện đại hơn thay vì POP3 cũ hơn. Các e-mail đã nhận được lưu cả trên máy chủ thư và dưới dạng tệp được gọi là ngoại tuyến trên Outlook PC. Nhờ tệp ngoại tuyến, bạn có thể truy cập e-mail trong Outlook ngay cả khi bạn không có quyền truy cập internet.
Trong các phiên bản Outlook cũ hơn (lên đến Outlook 2010), kích thước của tệp ngoại tuyến bị giới hạn để chỉ những e-mail từ ba tháng trước mới hiển thị trong Outlook. Trong các phiên bản mới hơn, giới hạn này đã được dỡ bỏ, nhưng nếu bạn đã thay thế một Outlook cũ hơn bằng phiên bản mới nhất, thì giới hạn cũ vẫn có thể áp dụng.
Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn cũng nhận được các e-mail cũ hơn
Kiểm tra cài đặt Outlook của bạn và đặt giới hạn bộ nhớ thành "không giới hạn". Sau đó, Outlook đưa các email cũ trở lại tệp ngoại tuyến để chúng có thể được nhìn thấy lại trong Outlook.
Đó là cách nó hoạt động:
-
Đi tới “Tệp - Cài đặt tài khoản - Cài đặt tài khoản” trong Outlook.
-
Chọn tài khoản email và nhấp vào "Thay đổi".
-
Như được hiển thị trong video hướng dẫn, hãy kéo thanh trượt bên dưới Email ở chế độ ngoại tuyến sang bên phải đến Tất cả.
-
Nhấp vào “Tiếp theo” và sau đó nhấp vào “Kết thúc.” Nếu Outlook gửi một thông báo kiểm tra, hãy đóng cửa sổ có thông báo đó.
Video hướng dẫn: Đặt giới hạn bộ nhớ thành "không giới hạn"
Các mẹo khác để tìm email bị thiếu trong Outlook
Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy email của mình, đó cũng có thể là do một email đã vô tình bị xóa. Cũng có thể hệ thống email đã đánh dấu nhầm thư đến là thư rác, nghĩa là thư đó không bao giờ đến được hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, nếu email được lưu trữ và bạn không nhận ra, thì email đó có thể bị mất. Vì vậy, có một số cách để tìm email của bạn. Sử dụng các mẹo sau để theo dõi các email bị thiếu:
- Thư mục email "Các mục đã Xóa": Thư mục Các mục đã Xóa là một nơi tốt để tìm kiếm các email bị thiếu. Nếu bạn không thấy thư bị thiếu trong thư mục, hãy sử dụng thanh cuộn ở bên phải để điều hướng lên và xuống qua các thư cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu thư. Phương pháp tìm email bị mất này hoạt động tốt nếu bạn không có nhiều thư trong một thư mục. Nếu bạn đã nhận được nhiều thư, bạn có thể cần sử dụng Microsoft Outlook Search.
- "Thư mục rác" (thư rác): Bấm vào thư mục E-Mail Rác để mở nó và kiểm tra xem có bất kỳ E-mail Outlook nào bị thiếu không. Nếu bạn không có nhiều thư trong thư mục E-mail Rác, bạn có thể dễ dàng tìm thấy E-mail bị thiếu trong Outlook và vì thư mục E-Mail Rác trong ví dụ này chỉ có hai thư, nên thật dễ dàng cho tôi. để tìm tin nhắn tôi đang tìm Tìm tin nhắn. Nếu thư mục email rác của bạn đã đầy, bạn có thể sử dụng thanh cuộn hoặc thanh tìm kiếm để tìm email bị thiếu.
- Tìm kiếm Microsoft Outlook: Bạn cũng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm của MS Outlook để tìm các email bị mất. Để sử dụng chương trình tìm kiếm, hãy nhập một từ hoặc cụm từ từ email bị thiếu vào trường tìm kiếm. Cài đặt mặc định là tìm kiếm tất cả các email trong hộp thư bạn hiện đang sử dụng. Sử dụng trường bên trái để tinh chỉnh thêm tìm kiếm của bạn trong hộp thư hiện tại. Bạn có thể chọn cách bạn muốn kết quả tìm kiếm của mình. Bạn có thể chọn giữa Tất cả Thư, Chỉ Thư chưa đọc hoặc Chỉ Thư được đề cập.