Sử dụng chức năng theo dõi để đánh dấu các e-mail để gửi lại.
Câu hỏi: Sếp của tôi luôn in ra những e-mail quan trọng và đặt chúng vào hộp thư đến để không quên rằng mình vẫn phải trả lời hoặc phản ứng lại. Chắc chắn nó có thể dễ dàng hơn - phải không?
Bài giải: Tùy thuộc vào khoảng cách nó đến máy in, chắc chắn sẽ nhanh hơn nếu nó tạo một tác vụ với lời nhắc trong Outlook của nó.
Trong Outlook 2007/2010 thậm chí còn dễ dàng hơn: Ở đây tất cả những gì anh ta phải làm là sử dụng chức năng theo dõi. Ngoài ra còn có các ngày tiếp theo được xác định trước như Hôm nay; Ngày mai hoặc tuần này. Ngoài ra - và điều này giúp bạn không phải nhập một nhiệm vụ - cũng có thể thấy các mục tiếp theo trong danh sách nhiệm vụ.
Để theo dõi, bạn nên đặt thông báo cho e-mail được đánh dấu để theo dõi. Sau đó, Outlook sẽ nhắc bạn về nhiệm vụ tại thời điểm đã xác định. Kể từ Outlook 2007, thông báo cũng hoạt động chính xác đối với các e-mail đã được sắp xếp vào một thư mục (Outlook 2003 chỉ hiển thị lời nhắc cho e-mail nằm trong hộp thư đến).
Các e-mail được đánh dấu để theo dõi được đánh dấu bằng cờ màu trong hộp thư đến và các thư mục. Trong Outlook 2007/2010, các màu đã được liên kết với các cuộc hẹn như "Hôm nay", "Ngày mai", v.v.
Để thêm cờ màu vào email trong Outlook 2007/2010, hãy tiến hành như sau:
1. Nhấp chuột phải vào nó và gọi lệnh "For Follow Up".
2. Chọn màu bạn muốn.
Nếu bạn cần được nhắc nhở về nhiệm vụ, hãy chọn "Thêm lời nhắc" thay vào đó, quyết định màu trong trường "Nhãn" (bằng cách chọn tên được liên kết) và đặt thời gian của lời nhắc.
Các email được đánh dấu để theo dõi vẫn nằm trong thư mục mà bạn đã lưu chúng. Bạn cũng sẽ tìm thấy một mục cho điều này trong danh sách nhiệm vụ.
Một cú nhấp chuột vào lá cờ bên cạnh e-mail sẽ tắt nó một lần nữa và đánh dấu nhiệm vụ là "xong".
