Cấu trúc bản trình bày PowerPoint: mẹo và ý tưởng

Với rất nhiều mẹo và gợi ý cho bạn!

Hầu hết mọi người đã quen với việc xây dựng cấu trúc bản thân và cuộc sống hàng ngày của họ, cả về chuyên môn và riêng tư. Ví dụ, các cuộc gọi bán hàng của một đại diện bán hàng được cấu trúc theo cách tương tự như các cuộc họp thông thường của hội đồng quản trị câu lạc bộ trong một câu lạc bộ thể thao. Một cấu trúc hoặc đề cương đảm bảo rằng các nghĩa vụ trong công việc hoặc các lĩnh vực cá nhân của cuộc sống có thể được giải quyết một cách hiệu quả và tích cực. Ngược lại với những người có tổ chức, những người không có cấu trúc mất rất nhiều thời gian, phải bắt đầu các nhiệm vụ được giao nhiều lần và đạt được ít hơn kế hoạch.

Những sự kiện này cũng áp dụng cho việc cấu trúc một bản trình bày PowerPoint. Cấu trúc trình bày giúp đảm bảo rằng các sự kiện và lập luận được trình bày theo đúng thứ tự. Một cấu trúc đảm bảo rằng các thông điệp cốt lõi không bị lấp đầy ở phần đầu hoặc phần giữa. Ngoài ra, nó được đảm bảo rằng có đủ thời gian để trả lời các câu hỏi của khán giả hoặc khán giả.

Video hướng dẫn: Cách cấu trúc bản trình bày của bạn trong PowerPoint một cách hợp lý với một dàn ý

Cấu trúc bài thuyết trình trong PowerPoint - những điều người nói cần lưu ý khi chuẩn bị

Chuẩn bị tốt là hơn một nửa cuộc chiến. Câu nói này đúng nếu một người theo đuổi mục tiêu trình bày đầy đủ thông tin và chuyên nghiệp trước khán giả. Chuẩn bị tốt bắt đầu bằng việc cấu trúc chủ đề để nhấn mạnh giá trị gia tăng cho khán giả và khán giả trong sự chuẩn bị. Các thông điệp cốt lõi sau đó nên được tô đậm bằng hình ảnh hóa và lập luận dễ hiểu. Các đối tượng, đồ họa và các phương tiện biểu diễn theo phong cách khác sẽ có giá trị nếu chúng được tích hợp một cách chuyên nghiệp vào bài thuyết trình và không làm phân tán nội dung đang được nói.

Ngoài một chủ đề chung và một cấu trúc logic, trong đó các đối số xây dựng dựa trên nhau, điều quan trọng là các tiêu đề trên các trang trình bày phải có ý nghĩa. Trong mọi trường hợp, chúng phải chứa thông điệp chính của slide sau và cấu trúc ngôn ngữ phải dễ hiểu, đồng thời thú vị. Nếu tiêu đề thu hút sự chú ý của khán giả và tạo ra sự quan tâm đến các thông điệp và lập luận chính sau đây, thì tiêu đề đó sẽ có vẻ chuyên nghiệp. Hiệu suất giữ chân người nghe được tăng lên rõ rệt.

Mẹo:

Chỉ báo tiến trình trên các trang trình bày có thể giúp giữ cái nhìn tổng quan trong quá trình trình bày. Nó cho người nói thấy anh ta đã đi được bao xa trong cấu trúc bài thuyết trình. Chế độ làm mờ dần cũng có thể hữu ích cho người xem để biết được thời lượng của bản trình bày. Các chỉ số tiến độ phù hợp cho tất cả các trường hợp này.

Trang chiếu tiêu đề - mục nhập vào một bản trình bày hợp lý

Giống như một bức thư hoặc câu chuyện kinh doanh được suy nghĩ kỹ càng bắt đầu bằng phần giới thiệu, bản trình bày PowerPoint phải luôn bắt đầu bằng trang chiếu tiêu đề. Câu tiêu đề và nội dung của nó giới thiệu những suy nghĩ của bài thuyết trình. Họ tạo cho người nghe ấn tượng về chủ đề và hướng cơ bản của bài giảng. Mọi bản trình bày trống trong PowerPoint đều bắt đầu bằng một trang chiếu tiêu đề trong đó có thể kết hợp cả tiêu đề chính và phụ đề.

Trang trình bày tổng quan - nâng cao kỳ vọng của bạn

Do đó, việc thiết kế một slide tổng quan cho bài thuyết trình là rất hợp lý. Trang trình bày tổng quan nhằm mục đích cung cấp cho khán giả thông tin chi tiết. Theo quy định, nó phải chứa một danh sách có cấu trúc các chủ đề của bài giảng. Với những câu hỏi hấp dẫn hoặc những hình dung phù hợp trên slide tiêu đề, có thể thu hút sự chú ý vào nội dung mong đợi. Nếu hình ảnh được cung cấp với nhãn, bạn nên kết hợp các trường văn bản riêng lẻ. Các yếu tố điều hướng trong trang trình bày tổng quan cũng có thể đảm bảo rằng mọi người nghe có thể giữ vững ý chí của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với các bài thuyết trình có nhiều sự kiện hoặc thông điệp chính.

Phần chính - được cấu trúc bởi các thông điệp và phần chính

Trong phần chính của bài thuyết trình PowerPoint, mục đích được khai báo nên là thảo luận về các phát biểu cốt lõi của chủ đề một cách hợp lý và thú vị theo trình tự phù hợp. Phần chính luôn phụ thuộc vào cấu trúc trình bày chính xác. Điều này có thể được nói như vậy bởi vì cấu trúc của phần chính quyết định liệu người nghe và người xem có nội tâm hóa chủ đề và thông điệp cốt lõi hay không và rút ra kết luận cá nhân từ những gì được nói và thể hiện. Nếu bài giảng được cấu trúc một cách phi logic, thì hầu như khán giả có thể được giải trí mà không bị xúc động cá nhân.

Như một cấu trúc tiêu chuẩn, bạn nên sử dụng một thông điệp cốt lõi quan trọng của chủ đề và hỗ trợ nó trên một hoặc hai trang trình bày với các lập luận phù hợp. Trên trang chiếu thứ ba, bản tóm tắt thông điệp cốt lõi có thể được liên kết với giá trị gia tăng của khán giả. Các quy trình và cấu trúc của thông điệp cốt lõi có thể được giải thích và làm nổi bật dễ dàng hơn nếu các điểm định hướng được nhúng trong bản trình bày.

Theo quan điểm của người xem, câu trả lời chính phải là người nghe có được lợi ích gì từ nội dung của các slide được trình chiếu. Các:

• Cách thực hiện,
• Thiết kế của các trang trình bày với màu sắc, văn bản, đồ họa hoặc video giải thích và
• Một cấu trúc trình bày được suy nghĩ kỹ lưỡng

tự động tăng sự chú ý của khán giả. Các thông điệp cốt lõi quan trọng cũng nên được lặp lại một cách dứt khoát để "chủ đề chung" trở nên dễ nhận biết đối với khán giả. Cũng có thể hiệu quả để thực hiện việc này bằng cách chèn các trang trình bày từ các bản trình bày khác vào trình chiếu hiện tại. Điều này có thể được thực hiện chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Chèn các phần để tổ chức bản trình bày

Ngoài các trang trình bày mới, bạn cũng có thể chèn các phần trong PowerPoint. Có thể dễ dàng tích hợp một phần hoặc một số phần vào bản trình bày trong vùng menu “Bắt đầu” trong tab “Trang trình bày”.

Các diễn giả sắp xếp các slide của bạn thành các phần trong thời gian chuẩn bị sẽ hành động có mục đích. Mặc dù có một cấu trúc được suy nghĩ kỹ lưỡng và một cấu trúc trình bày được soạn thảo trước, các lập luận hoặc phát biểu chính có thể nảy sinh trong giai đoạn chuẩn bị cần được xử lý kỹ hơn hoặc vào một thời điểm khác.

Nếu trình chiếu đã được chủ động chia thành các phần đã đóng, chúng có thể được di chuyển trong bản trình bày bằng một cú nhấp chuột. Nếu không có các phần, các trang trình bày hoặc chuỗi lập luận riêng lẻ sẽ phải được sao chép thủ công từ các trang trình bày. Điều này gây tốn thời gian và phản tác dụng về mặt dàn ý.

Tóm lại, bạn nên xây dựng một cấu trúc bài thuyết trình được suy nghĩ kỹ lưỡng và có cấu trúc logic trong giai đoạn chuẩn bị. Phần chính của bài thuyết trình nhằm mục đích kết hợp các lập luận, sự kiện, nội dung và các phát biểu chính với hình dung và thuyết phục người nghe. Có thể có ý nghĩa khi bao gồm một trang trình bày tóm tắt sau mỗi thông điệp chính trong cấu trúc của bản trình bày. Điều này liên kết các tuyên bố quan trọng nhất, cho thấy lợi ích cho khán giả và giúp giữ sự chú ý của khán giả ở mức cao.

Quan trọng:

Khi chuẩn bị bài thuyết trình, hãy chủ động suy nghĩ xem bạn muốn nhấn mạnh bao nhiêu và thông điệp chính nào. Quyết định về tầm quan trọng của các thông điệp chính là quan trọng và cần được xác định dựa trên các mục tiêu của bài thuyết trình.

Mẹo:

Tab là lý tưởng để làm nổi bật nội dung riêng lẻ, đặc biệt là trong các bài thuyết trình dài. Đồng thời, cấu trúc chung của bài thuyết trình vẫn có thể nhìn thấy được bất chấp các thanh ghi, điều này tạo điều kiện định hướng rõ ràng cho khán giả.

Sử dụng trang trình bày cuối cùng để kích hoạt khán giả

Phần cuối cùng của mỗi bản trình bày là trang trình bày cuối cùng. Tùy thuộc vào phạm vi của bản trình bày, một số trang trình bày có thể được hiển thị cùng nhau ở phần cuối của bản trình bày để tóm tắt nội dung. Vào cuối bài thuyết trình, nó không chỉ là việc lặp lại tĩnh các sự kiện có cấu trúc và các phát biểu chính của các slide. Người nói nên tập trung vào khán giả và nhu cầu của họ.

Các tuyên bố và lập luận đầy cảm xúc cũng như hình ảnh định hướng mục tiêu bằng hình ảnh, tiêu đề hoặc các thiết bị có phong cách khác phải làm cho khán giả sinh động và kích thích suy nghĩ. Ví dụ, nếu mục đích của bài thuyết trình là để bán một sản phẩm, thì những ưu điểm và lợi ích cho khán giả nên được trình bày từng bước ở phần cuối. Tình huống tương tự với một bản trình bày có hỗ trợ PowerPoint, nhằm mục đích thông báo cho nhân viên của một công ty. Khi kết thúc bài thuyết trình, theo quan điểm của khán giả, hai câu hỏi sau cần được trả lời một cách toàn diện:

1. Cá nhân tôi nhận được gì từ những lập luận của bài thuyết trình?
2. Tôi sẽ làm gì với những kiến thức mà tôi có được? Bước tiếp theo cho tôi là gì?

Đây là cách cấu trúc bản trình bày trong PowerPoint

Một cấu trúc trình bày được suy nghĩ kỹ lưỡng trong Microsoft PowerPoint đã được xây dựng phù hợp với năng lực là điều cần thiết để tạo ra các bài giảng thú vị và nhiều thông tin với các trình chiếu cho khán giả. PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn để thêm hình ảnh trực quan, văn bản và nội dung đa phương tiện vào bản trình bày. Những người nắm được các mẹo và ý tưởng về cấu trúc bài thuyết trình sẽ khiến khán giả thích thú.

Ngoài cấu trúc của bài thuyết trình, điều quan trọng là người thuyết trình có thể trình bày nội dung và thông điệp chính của bài thuyết trình một cách hùng hồn và đầy đủ thông tin. Một bài thuyết trình có cấu trúc logic và có cấu trúc chuyên nghiệp sẽ nhạt nhẽo nếu người thuyết trình thực hiện một cách nhàm chán, không có cử chỉ và nét mặt và ít có sự đồng cảm. Điều tương tự cũng áp dụng nếu người thuyết trình cuốn khán giả đi bằng kinh nghiệm diễn thuyết của mình trong khi các lập luận và dữ kiện về chủ đề này còn mỏng và thiếu sót.

Cấu trúc của một bài thuyết trình bao gồm các phần riêng lẻ quan trọng. Không nên thiếu một slide tiêu đề, slide tổng quan, các slide có cấu trúc logic trong phần chính và một hoặc nhiều slide cuối cùng trong bất kỳ trình chiếu nào. Ngoài ra, các tiêu đề được lựa chọn phù hợp giải thích chủ đề đảm bảo rằng mức độ chú ý của khán giả luôn ở mức cao. Một lập luận trở nên có giá trị khi nó đã được lắp vào một cấu trúc chuyên đề. Cấu trúc bài thuyết trình được lựa chọn theo cách này, vốn đã được xác định trong quá trình chuẩn bị, sẽ giúp người nói đạt được mục tiêu của chính họ và thuyết phục người nghe và người xem.