Tại đây, bạn sẽ học cách theo dõi các e-mail cũ trong Outlook và xóa chúng theo cách thủ công, cũng như cách bạn có thể sử dụng tính năng tự động lưu trữ để tự động xóa các e-mail cũ.
Cách xóa tự động email bằng Tự động lưu trữ
Chức năng tự động lưu trữ của Outlook nhằm mục đích lưu các thư cũ, cuộc hẹn, v.v. trong tệp lưu trữ và để loại bỏ dữ liệu cũ trong Outlook của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng xóa vĩnh viễn email cũ, cuộc hẹn, v.v. - tức là xóa chúng thay vì chuyển chúng vào tệp lưu trữ.
Thực hiện như sau để xóa dữ liệu cũ:
- Gọi lệnh “Công cụ, Tùy chọn” và mở tab “Khác”.
- Nhấp vào đây trên "Tự động lưu trữ".
- Kích hoạt tùy chọn "Tự động lưu trữ __ ngày một lần" và chỉ định khoảng thời gian lưu trữ sẽ được thực hiện.
- Trong trường "Xóa mục nếu cũ hơn", hãy nhập độ tuổi tối thiểu mà dữ liệu phải có để xóa vĩnh viễn.
- Kích hoạt tùy chọn “Xóa vĩnh viễn các phần tử cũ”.
- Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn điều này, hãy nhấp vào “Áp dụng cài đặt cho tất cả các thư mục” - sẽ không còn câu hỏi bảo mật nào nữa.
- Khi bạn đã hoàn tất, hãy đóng hộp thoại.
Cách tìm và xóa email cũ theo cách thủ công
Nếu bạn không sử dụng Tự động lưu trữ để dọn dẹp hộp thư đến của mình và chuyển các e-mail cũ hơn sang tệp lưu trữ, bạn có thể sử dụng lệnh “Dọn dẹp hộp thư” để hiển thị và xóa các e-mail cũ trên tất cả các thư mục.
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh "Công cụ, dọn dẹp hộp thư". Trong Outlook 2010, đi tới Tệp, Công cụ Dọn dẹp, Dọn dẹp Hộp thư.
- Kích hoạt tùy chọn "Tìm các mục cũ hơn … ngày" và nhập giá trị, ví dụ: 90 hoặc 180 ngày.
- Nhấp vào “Tìm kiếm”.
- Hộp thoại "Tìm kiếm nâng cao" bây giờ xuất hiện, trong đó các e-mail phù hợp với tiêu chí tìm kiếm được hiển thị. Tại đây bạn có thể xóa các e-mail cũ hoặc mở chúng để lưu các tập tin đính kèm vào ổ cứng.
- Ngay sau khi bạn xóa xong các e-mail mà bạn không cần nữa, hãy đóng hộp thoại.
- Sau đó, làm trống thư mục "Các mục đã xóa" và để thư mục cá nhân nén.
