Trong bài viết sau, bạn sẽ học cách tìm ra tham chiếu bên ngoài nào trong bảng Excel của bạn và cách điều chỉnh và chỉnh sửa chúng thành công sau khi sao chép.
Cách cấu trúc các tham chiếu bên ngoài trong Excel
Các tham chiếu bên ngoài luôn được cấu trúc theo cùng một lược đồ. Đầu tiên, bạn sử dụng tên của sổ làm việc trong dấu ngoặc vuông. Tiếp theo là tên của trang tính. Tiếp theo là dấu chấm than, theo sau là tham chiếu ô.
Nếu bạn tạo một tham chiếu bên ngoài tham chiếu đến một trang tính có tên chứa khoảng trắng, thì tên của thư mục và trang tính được đặt trong dấu ngoặc kép.
Nếu thư mục mà tham chiếu bên ngoài tham chiếu đến không được mở, đường dẫn trong đó thư mục này có thể được tìm thấy sẽ xuất hiện ở phía trước tên của thư mục công việc.
Về cơ bản, Excel luôn tạo các tham chiếu bên ngoài làm tham chiếu tuyệt đối. Bạn có thể nhận ra rằng chúng có chứa các ký hiệu đô la.
Cách sao chép và điều chỉnh chính xác các tham chiếu bên ngoài của bảng Excel
Khi sao chép công thức, Excel sẽ tự động điều chỉnh các tham chiếu nếu chúng không phải là tham chiếu tuyệt đối. Thật không may, điều này không hoạt động nếu các tham chiếu truy cập vào một số bảng khác và tên bảng phải được điều chỉnh. Hãy tưởng tượng tình huống sau:
Bạn luôn muốn đọc các giá trị từ cùng một ô từ các bảng khác nhau với tên 01.xls, 02.xls, v.v. Các tham chiếu sau đó có cấu trúc sau:
= ’C: \ My files \ [01.xls] Table 1’! A1
= ’C: \ My files \ [02.xls] Bảng 1’! A1
Nếu bạn sao chép một tham chiếu như vậy trong bảng của mình, thì chỉ tham chiếu đến địa chỉ ô ở cuối mới được điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay toàn bộ vỏ một cách dễ dàng và thoải mái, hãy làm theo phương pháp sau.
Đầu tiên, hãy tạo một cột trong đó phần biến của tên tệp có thể được viết. Từ đó, bạn đặt công thức mong muốn lại với nhau, bạn có thể sao chép. Nó hoạt động như thế này:
Tạo một cột trong trang tính của bạn, trong đó phần biến (trong trường hợp này là tên tệp) được nhập. Bạn phải thiết lập cột này với định dạng số văn bản. Sau đó, nhập các phần biến của tên tệp vào cột, như thể hiện trong hình sau:
Sau đó nhập công thức sau vào ô B1:
= "= 'C: \ My Documents \ [" & A1 & ". Xls] Table1'! $ A $ 1"
Sao chép công thức này vào các ô bên dưới. Kết quả trong bảng được hiển thị trong hình sau:
Excel ban đầu giải thích kết quả của công thức dưới dạng văn bản. Để có thể tính toán với các công thức này, bạn phải chuyển đổi chúng:
- Chọn tất cả các ô có công thức đã sao chép - trong ví dụ này là phạm vi ô B1: B20.
- Sử dụng lệnh "Chỉnh sửa - Sao chép" để lưu nội dung ô trong khay nhớ tạm.
- Để nguyên các ô đã chọn và chọn lệnh "Dán Đặc biệt" trong menu "Chỉnh sửa".
- Trong hộp này, kích hoạt tùy chọn "Giá trị".
- Xác nhận điều này bằng nút "OK".
Thay vì các công thức, kết quả bây giờ nằm trong các ô. Một lần nữa, giữ nguyên các ô đã chọn và chọn lệnh "Văn bản trong Cột" trong trình đơn "Dữ liệu" để bắt đầu trình hướng dẫn chuyển đổi văn bản.
Tại đây bạn xác nhận trực tiếp màn hình bắt đầu bằng nút "Hoàn tất". Các công thức sau đó được ghép lại với nhau ở dạng mong muốn và hiển thị kết quả tương ứng.
Cách tìm tham chiếu bên ngoài trong bảng Excel
Nếu bạn muốn tìm các tham chiếu bên ngoài trong các thư mục của mình, bạn không phải thực hiện việc này theo cách thủ công. Hãy để Excel tạo tổng quan về tất cả các tham chiếu cho bạn.
Điều này cũng hữu ích khi có một tham chiếu trong sổ làm việc, nhưng bạn không biết chính xác nguồn dữ liệu đó đang tham chiếu đến.
Để nhận danh sách tất cả các tham chiếu trong sổ làm việc của bạn, hãy làm như sau:
- Kích hoạt sổ làm việc mà bạn quan tâm đến các tham chiếu.
- Excel 2010: Nhấp vào menu TỆP. Sau đó chọn lệnh PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2007: Nhấp vào nút Office. Sau đó chọn lệnh PREPARE - EDIT LINKS TO FILES.
- Excel 2003: Gọi lệnh EDIT - LINKS.
Excel sẽ hiển thị cho bạn danh sách các liên kết trong bảng của bạn.
Trong danh sách các liên kết, bạn có thể thấy tất cả các sổ làm việc được liên kết. Bạn có thể sử dụng nút MỞ NGUỒN để mở các thư mục từ danh sách này sau khi bạn đã nhấp vào tên tệp tương ứng trong danh sách.
