Đây là cách bạn xác định một cuộc hẹn định kỳ và yêu cầu Outlook nhập cuộc hẹn đó vào lịch thường xuyên theo yêu cầu.
Một số cuộc hẹn diễn ra lặp đi lặp lại: cuộc họp nhóm hàng tuần, cuộc họp trưởng bộ phận vào mỗi thứ Tư đầu tiên của tháng, nộp tờ khai thuế bán hàng mỗi quý một lần, chỉ nêu tên một số. Bạn có thể đơn giản hóa việc nhập các cuộc hẹn định kỳ như vậy trong lịch Outlook bằng cách xác định chúng là một chuỗi cuộc hẹn - Outlook sau đó sẽ tự động thêm một mục cho cuộc họp nhóm vào lịch vào Thứ Sáu hàng tuần, chẳng hạn.
Bạn có thể thiết lập một cuộc hẹn định kỳ như sau:
1. Tạo một cuộc hẹn trong lịch với chủ đề, thời gian bắt đầu và thời gian thích hợp, có thể kèm theo lời nhắc.
2. Sau đó nhấp vào "Loại chuỗi" trong hộp thoại cuộc hẹn.
3. Trong "Mẫu chuỗi", chọn khoảng thời gian mà các cuộc hẹn sau sẽ được nhập (thêm thông tin về điều này bên dưới).
4. Trong "Thời hạn của chuỗi", hãy nhập ngày bắt đầu cuộc hẹn đầu tiên. Sau đó, bạn có thể xác định liệu cuộc hẹn định kỳ nên kết thúc sau một số cuộc hẹn nhất định hoặc vào một ngày nhất định. Đặc biệt đối với các cuộc hẹn có tần suất lặp lại cao, bạn nên hạn chế số lượng (trước hết) để không làm phồng lịch Outlook một cách không cần thiết.
5. Đóng hộp thoại “Cuộc hẹn định kỳ” và lưu và đóng hộp thoại cuộc hẹn (ngay sau khi bạn đã thực hiện tất cả các mục trong đó).
Dòng mô hình:
Outlook cung cấp các khoảng lặp lại sau:
-
Hàng ngày: Tại đây bạn có thể chỉ định liệu cuộc hẹn có nên diễn ra hàng ngày, hàng ngày, thứ 2, thứ 3, v.v. hay không. Ngoài ra, có thể giới hạn các cuộc hẹn chỉ trong ngày làm việc.
-
Hàng tuần: Tại đây bạn có thể xác định cuộc hẹn sẽ diễn ra vào ngày nào trong tuần. Bạn cũng chỉ định liệu cuộc hẹn nên được lặp lại hàng tuần, cách tuần hoặc vào một khoảng thời gian cao hơn.
-
Hàng tháng: Tại đây, bạn cũng có tùy chọn xác định xem cuộc hẹn diễn ra hàng tháng, hàng tháng thứ 2 hay vào khoảng thời gian cao hơn. Bạn cũng chỉ định liệu cuộc hẹn sẽ được lặp lại vào một ngày cố định (ví dụ: vào ngày 14 hàng tháng) hay vào một ngày cụ thể trong tuần (ví dụ: vào thứ Hai đầu tiên của tháng).
-
Hàng năm: Đối với sự lặp lại hàng năm, bạn cũng chỉ định đó là một ngày cố định hay một ngày cụ thể trong một tháng cụ thể. Ví dụ: "Ngày 10 tháng 10 hàng năm" là lý tưởng cho các ngày kỷ niệm hoặc sinh nhật.
Một phương pháp thay thế để tạo chuỗi cuộc hẹn như sau: Nhấp chuột phải vào thời gian trong lịch mà chuỗi cuộc hẹn sẽ bắt đầu và gọi lệnh "Chuỗi cuộc hẹn mới". Hộp thoại được mô tả trong bước 3 ở trên sẽ xuất hiện ngay lập tức; ngay sau khi bạn điền vào, bạn vẫn phải xác định chủ đề và thời lượng cho mục nhập.
Xin lưu ý: Nếu bạn muốn chỉnh sửa một cuộc hẹn từ một chuỗi sau đó, Outlook sẽ hỏi liệu thay đổi có ảnh hưởng đến tất cả hay chỉ một cuộc hẹn này hay không. Điều này cũng áp dụng cho việc xóa cuộc hẹn khỏi chuỗi.
