Với những lời khuyên hữu ích và sự trợ giúp
Bạn có biết cảm giác? Bạn đã chuẩn bị một cách chuyên nghiệp, các cuộc hẹn và nhiệm vụ của bạn đã được tổ chức chặt chẽ và mặc dù công việc chuẩn bị tốt nhất nhưng bạn đã quên một cuộc hẹn quan trọng. Mặc dù có một hệ thống quy hoạch có cấu trúc và kín nước, vẫn có thể xảy ra những điều quan trọng bị bỏ qua. Thật khó chịu khi các cuộc hẹn, thời hạn hoàn thành hay việc hoàn thành một nhiệm vụ nào đó bị lãng quên. Outlook có một số tính năng để giúp bạn:
- Ưu tiên những việc quan trọng và
- Đúng giờ đến các cuộc hẹn hoặc
- Suy nghĩ về sự chuẩn bị của họ.
Sử dụng lời nhắc trong Outlook
Outlook giúp người dùng dễ dàng ghi nhớ các công việc hoặc cuộc hẹn quan trọng. Với chức năng nhắc nhở được tích hợp trong Outlook, bạn không còn phải ghi lại một cuộc hẹn hoặc việc hoàn thành một nhiệm vụ trên Đăng bài hoặc viết tay trong lịch. Outlook sẽ tự động nhắc bạn về mọi thứ quan trọng. Với mục đích này, phần mềm sẽ hiển thị một cửa sổ với thông tin về cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ và cũng phát ra tín hiệu âm thanh. Điều này hoạt động cả trên máy tính và cả trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng được đồng bộ hóa.
Đặt lời nhắc trong các cuộc hẹn mới
Để đặt lời nhắc cho các cuộc hẹn mới, hãy tiến hành như sau:
-
Tạo một cuộc hẹn mới trong Outlook.
-
Trong trường chọn "Lời nhắc", hãy chọn thời gian dẫn bạn muốn. Bạn có thể chọn vài phút, vài giờ, vài ngày hoặc vài tuần.
-
Đối với các công việc và phần tiếp theo, hãy chọn hộp "Nhắc nhở" và chọn ngày và giờ bạn muốn thông báo xuất hiện.
Với lời nhắc trong Outlook, bạn được nhắc một cách đáng tin cậy về các cuộc hẹn và nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn với những người khác. Outlook cũng cung cấp tùy chọn tự động bật lời nhắc cho mọi cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng lệnh: “Tệp”> “Tùy chọn”> “Lịch hoặc Công việc.” Lời nhắc cho các công việc vào ngày đến hạn xuất hiện vào một thời điểm cố định.
Vì không phải mọi cuộc hẹn hoặc mọi nhiệm vụ đều có tầm quan trọng như nhau, người dùng nên cân nhắc xem liệu thiết lập tiêu chuẩn có hợp lý trong trường hợp này hay không.
Mẹo:
Khi cài đặt lần đầu tiên, theo mặc định, Outlook sẽ hiển thị cửa sổ nhắc nhở trước mỗi cuộc hẹn 30 phút. Nếu bạn muốn thay đổi điều này và đặt lời nhắc riêng lẻ, bạn phải tắt lời nhắc tiêu chuẩn. Điều này hoạt động bằng cách chuyển sang cài đặt lịch như được mô tả ở trên và hủy kích hoạt hộp kiểm cho lời nhắc tiêu chuẩn.
Sử dụng chức năng theo dõi để gửi lại
Chức năng tác vụ trong Outlook rất dễ sử dụng và hiệu quả. Nếu bạn không muốn tạo một tác vụ hoặc lời nhắc cho mọi cuộc gọi điện thoại đang chờ xử lý hoặc cho các thư trả lời e-mail đơn giản, bạn cũng có thể sử dụng các chức năng nhắc nhở thực tế trong Outlook để thay thế.
Để sử dụng phần tiếp theo trong Microsoft Outlook, hãy tiến hành như sau:
Nhập một nhiệm vụ vào bảng lập kế hoạch tác vụ và liên kết nó với dữ liệu liên hệ hoặc e-mail mà bạn muốn trả lời. Để thực hiện việc này, hãy chọn số liên lạc hoặc e-mail và gọi lệnh: “Bắt đầu”> “Theo dõi”. Nhấp vào “Tùy chỉnh” và chọn ngày đến hạn trong bước tiếp theo. Nếu muốn, bạn cũng có thể đặt lời nhắc như một tùy chọn.
Trong menu "Để theo dõi", bạn cũng sẽ tìm thấy ngày đến hạn được xác định trước để lựa chọn. Ví dụ: nếu bạn chọn mục nhập “Tuần tới”, bạn sẽ nhận được thông tin nhắc nhở cho tuần tiếp theo. Ngoài ra, bạn phải nhấp vào biểu tượng chuông và thêm lời nhắc để tính năng nhắc nhở tự động được kích hoạt.
Hãy để bản thân và những người khác được nhắc nhở về những ngày quan trọng
Có những ngày và thời hạn cực kỳ quan trọng và mang tính quyết định đối với tiến trình công việc sau này. Nếu bạn muốn tự động nhắc người nhận thư rằng bạn đang đợi trả lời, bạn có thể thêm ghi chú tiếp theo vào thư trong Outlook. Bắt đầu với phiên bản Outlook 2007, bạn cũng có thể kích hoạt bản theo dõi thứ hai cho riêng mình. Với quy trình này, bạn tạo ra một bản gửi lại kỹ thuật số, riêng tư.
Để đánh dấu một cuộc hẹn quan trọng theo cách này, hãy làm như sau:
-
Trên tab THÔNG ĐIỆP của cuộc hẹn bạn muốn gửi, bấm THEO DÕI.
-
Sau đó chọn NGƯỜI DÙNG-DEFINED.
-
Đặt nhãn cho người nhận ở phần dưới của cửa sổ. Ví dụ: bạn nên trả lời tin nhắn trước 4 giờ chiều Thứ Năm.
-
Một cấp trên theo dõi người nhận, bạn kích hoạt theo dõi cho cá nhân mình. Ví dụ, hãy để bản thân được nhắc nhở về câu trả lời được yêu cầu vào sáng hôm sau. Với quy trình này và sự theo dõi chủ động, bạn có thể đảm bảo rằng sẽ có đủ thời gian để theo dõi người nhận nếu họ chưa phản hồi.
Từ Outlook 2010: Đây là cách bạn có thể được nhắc nhở về các nhiệm vụ sắp tới
Nếu bạn muốn Outlook tự động nhắc nhở bạn về các tác vụ có ngày đến hạn, bạn có thể tự động hóa chức năng nhắc nhở bằng cài đặt sau:
-
Điều hướng đến Tệp> Tùy chọn.
-
Mở tab "Nhiệm vụ".
-
Kích hoạt tùy chọn "Kích hoạt lời nhắc cho các công việc có ngày đến hạn".
-
Chọn thời gian mong muốn trong "Thời gian nhắc tiêu chuẩn".
Sử dụng thư mục hoặc thư mục tìm kiếm
Các thư mục khác nhau trong Outlook cũng có thể được sử dụng để không bị mất các tác vụ quan trọng. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục “Việc cần làm” cá nhân để bạn có thể di chuyển tất cả các e-mail vẫn yêu cầu hành động. Ngược lại với việc theo dõi, không có ngày đến hạn nào được đặt cho các email có trong thư mục. Cá nhân bạn phải nhớ xem trong thư mục và trả lời bất kỳ e-mail nào đang chờ xử lý. Nếu bạn tải các e-mail mới mỗi ngày và trả lời chúng, thì các thư mục cá nhân sẽ rất hữu ích cho việc cấu trúc công việc của riêng bạn. Sau khi trả lời, tin nhắn có thể được chuyển đến thư mục sẽ được lưu hoặc lưu trữ lâu dài.
Thư mục tìm kiếm "Để theo dõi", đã được xác định trước trong các phiên bản Outlook cũ hơn và có thể được tìm thấy ở cuối danh sách thư mục, rất thiết thực và thân thiện với người dùng. Trong phiên bản Outlook 365 hiện tại, bạn sẽ tìm thấy thư mục có tên "Thư mục Tìm kiếm" ở cuối cây thư mục.
Mở thư mục này và nhập các thông số tìm kiếm, Outlook sẽ tìm tất cả các e-mail mà bạn đã đánh dấu để theo dõi trong vài giây và hiển thị chúng. Bằng cách này, bạn có một cái nhìn tổng quan tức thì tương tự như trong thư mục To-Do. Một điểm khác biệt chính là thư mục tìm kiếm thu thập các e-mail được đánh dấu để theo dõi từ toàn bộ hộp thư đến và các thư mục mà nó chứa. Do đó, các e-mail mà bạn đã lưu trữ trong thư mục khách hàng tương ứng cũng được hiển thị.
