Quản lý dữ liệu tốt: nhiệm vụ, công cụ và khái niệm

Đây là bốn loại dữ liệu bạn hoàn toàn nên biết

Câu hỏi về quản lý dữ liệu chính xác ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với các công ty. Xét cho cùng, một lượng lớn dữ liệu được xử lý trong các công ty hàng ngày và một mặt làm cho chúng có sẵn và mặt khác bảo vệ chúng chỉ là một phần của quản lý dữ liệu.

Quản lý dữ liệu bao gồm những gì? một định nghĩa

Quản lý dữ liệu đề cập đến việc thu thập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu có tính đến một số tham số. Dữ liệu phải được quản lý không tốn kém, an toàn và hiệu quả. Quản lý dữ liệu nên cho phép nhân viên trong công ty và các tổ chức khác sử dụng dữ liệu để đạt được mục tiêu, đưa ra quyết định, thực hiện các biện pháp và do đó làm tăng giá trị của công ty. Việc sử dụng dữ liệu này phải diễn ra theo các thông số kỹ thuật nhất định và luôn được tối ưu hóa.

Trong bối cảnh này, quản lý dữ liệu và quản lý quy trình được đan xen chặt chẽ với nhau. Xét cho cùng, ở nhiều công ty, dữ liệu là thứ tạo nên tài sản của công ty. Các quy trình tương ứng là cần thiết để bảo vệ giá trị này một cách hiệu quả, nhưng cũng để tạo ra các giá trị mới và có thể truy cập dữ liệu hiện có mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Để quản lý dữ liệu có trách nhiệm và hiệu quả, các công ty cần một khái niệm bao gồm tất cả các khía cạnh:

• Thu thập dữ liệu
• lưu dữ liệu
• xử lý dữ liệu
• Lưu trữ dữ liệu
• xóa dữ liệu

Trong trường hợp tốt nhất, khái niệm này tính đến cả các yêu cầu quản lý dữ liệu của công ty và bảo mật và bảo vệ dữ liệu.

Có 4 loại dữ liệu khác nhau

Để có cách tiếp cận toàn diện đối với việc quản lý dữ liệu, điều quan trọng là bạn phải hiểu các loại dữ liệu khác nhau. Xét cho cùng, ví dụ: dữ liệu cá nhân như tên và địa chỉ của nhân viên muốn được xử lý khác với dữ liệu mà bạn xuất bản trên trang web công ty của mình theo cách dễ đọc đối với mọi người.

Dữ liệu cá nhân

Tất cả dữ liệu liên quan đến những người cụ thể như tên, địa chỉ hoặc chi tiết ngân hàng của nhân viên là dữ liệu cá nhân. Tuy nhiên, dữ liệu đo lường và dữ liệu khách hàng được thu thập cũng được tính là dữ liệu cá nhân. Tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên và khách hàng của chính chúng tôi cũng như các bên thứ ba khác được tính là dữ liệu cá nhân. Chúng phải được bảo vệ đặc biệt.

Dữ liệu công ty nhạy cảm

Tất cả dữ liệu liên quan đến bí mật công ty, chẳng hạn như tài liệu thuế và kế toán, là dữ liệu nhạy cảm của công ty. Dữ liệu được tạo ra trong quá trình dự án, chẳng hạn như tính toán, công thức nấu ăn, dữ liệu nghiên cứu và kiến thức kỹ thuật, cũng được phân loại là thông tin nhạy cảm. Các thủ tục hoặc quy trình nội bộ, danh sách khách hàng và chiến lược của công ty cũng được tính trong lĩnh vực này. Ở đây, điều quan trọng là phải xác định rõ ràng thông tin nào phải được bảo vệ và thông tin nào không, như một phần của quản lý dữ liệu. Thông thường, các công ty có nhân viên mới ký một thỏa thuận bảo mật khi họ gia nhập công ty, trong đó họ cam kết không tiết lộ bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào của công ty cho bên thứ ba.

Dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp phát sinh từ dữ liệu sơ cấp được xử lý thêm. Chúng đề cập đến tất cả dữ liệu được tạo cho một mục đích khác và cũng xuất hiện như một phần của thước đo. Ví dụ, nếu biển số xe của nhân viên hoặc khách hàng có thể được nhìn thấy trên các bức ảnh được chụp và xuất bản tại cơ sở của chính công ty, thì đây là dữ liệu thứ cấp. Ngay cả khi, ví dụ, nếu một cuộc khảo sát đã được thực hiện, dữ liệu thứ cấp có thể phát sinh. Bảng câu hỏi thực tế là dữ liệu sơ cấp và kết quả được tổng hợp từ những dữ liệu sơ cấp này và không còn cho phép rút ra kết luận nào về người trả lời nữa, khi đó sẽ là dữ liệu thứ cấp.

Dữ liệu có sẵn công khai

Nếu dữ liệu được chia sẻ với công chúng trên trang web của công ty riêng của một người hoặc trong các tài liệu in, những dữ liệu này phải đáp ứng các yêu cầu nhất định. Ví dụ: không có bản quyền hoặc quyền nhãn hiệu nào có thể bị vi phạm, ví dụ như các nhãn hiệu không phải nhãn hiệu của bạn có thể được nhìn thấy trên ảnh. Biểu trưng và khẩu hiệu của riêng bạn nên được bảo vệ chống lại hành vi trộm cắp của người khác, ví dụ: bằng cách đăng ký chúng dưới dạng một từ hoặc dấu hiệu tượng hình.

Quản lý dữ liệu: Có những nhiệm vụ này

Có nhiều nhiệm vụ khác nhau liên quan đến việc quản lý dữ liệu.

• Thu thập dữ liệu Có tính đến nền kinh tế dữ liệu, tức là chỉ có thể thu thập nhiều dữ liệu thực sự cần thiết. Trong Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), nghĩa vụ tiết kiệm này được đặt ra.
• Đảm bảo chất lượng dữ liệubằng cách làm việc cẩn thận khi nhập dữ liệu.
• Sử dụng dữ liệu làm cho nó trong suốt.
• Tránh truyền dữ liệu, nếu có thể. Càng nhiều dữ liệu được chuyển từ A sang B, bạn càng dễ bị vi phạm bảo mật hoặc mất dữ liệu hơn.
• Làm cho các nguồn dữ liệu dễ dàng truy cập.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn, ví dụ trên đám mây hoặc trong phần mềm cơ sở dữ liệu được cung cấp cho mục đích này.
• Dữ liệu an toàn và thường xuyên tạo bản sao lưu, chẳng hạn như trên đám mây hoặc trên phương tiện lưu trữ bên ngoài.
• Bảo vệ hệ thống tệp và toàn bộ CNTT, khỏi các cuộc tấn công của tin tặc hoặc phần mềm độc hại. Điều này có thể thực hiện được với tường lửa và tính năng bảo vệ chống vi-rút cập nhật.
• Bảo vệ dữ liệu nội bộ bằng cách gán quyền trong hệ thống dữ liệu. Sau cùng, dữ liệu của nhân viên, ví dụ, cũng phải được bảo vệ khỏi các nhân viên khác.
• Bảo vệ phần cứng, chống cháy, hư hỏng do nước hoặc quá áp.
• Giao tiếp năng lực trong việc xử lý dữ liệuđể tránh thao tác sai.
• Kiểm tra chất lượng dữ liệu, tốt nhất là trong một sự đều đặn cố định.
• Lưu trữ dữ liệuđể giữ cho khối lượng dữ liệu trên các hệ thống và thiết bị hiện đang được sử dụng càng nhỏ càng tốt. Ví dụ, dữ liệu cũng phải được lưu trữ cho cơ quan thuế trong những khoảng thời gian nhất định, bất kể chúng có còn được yêu cầu cho hoạt động kinh doanh hiện tại hay không.
• Xóa dữ liệu vĩnh viễnđể một mặt tạo không gian và mặt khác loại bỏ trách nhiệm bảo vệ dữ liệu. Cần kiểm tra cẩn thận trước liệu dữ liệu cần xóa có thực sự có thể bị xóa vĩnh viễn hay không hay sau cùng thì có thể không cần đến dữ liệu đó ở nơi khác hay không. Xóa không giống như xóa, vì vậy dữ liệu trên một số ổ cứng chỉ đơn giản là ghi đè. Để thực sự loại bỏ chúng, bạn nên làm việc với các chương trình thích hợp như CCleaner.
• Tuân thủ sự chắc chắn về mặt pháp lý và thông qua một phân tích thường xuyên dữ liệu của riêng bạn tuân theo luật chung.
• Thông tin chi tiết minh bạch thực hiện và chia sẻ với những người khác.

Những thách thức và mục tiêu trong quản lý dữ liệu

Thách thức với quản lý dữ liệu là tất cả các nhiệm vụ này được liên kết với nhau và được thiết kế một cách hiệu quả và thiết thực nhất có thể. Mọi nhân viên nên có quyền truy cập vào dữ liệu họ cần mà không bỏ qua việc bảo vệ dữ liệu. Cái gọi là hướng dẫn quản trị dữ liệu có thể hữu ích cho các công ty. Điều này xác định cách dữ liệu được xử lý trong công ty.

Những thách thức đặc biệt trong quản lý dữ liệu nảy sinh, trong số những thứ khác, từ các khía cạnh sau:

• lượng dữ liệu tăng dần đều (dữ liệu lớn)
• ngày càng có nhiều cuộc tấn công lén lút vào bảo mật dữ liệu của tin tặc
• Liên tục thay đổi các yêu cầu pháp lý, có nghĩa là các công ty luôn phải cập nhật

Những thay đổi trong tổ chức cũng làm phức tạp việc xử lý dữ liệu. Kể từ khi chủ đề quản lý dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng hơn trong nhiều công ty, thậm chí có những vị trí thường trực, được gọi là quản lý dữ liệu, những người chỉ giải quyết chủ đề này.

Quản lý dữ liệu: 4 giải pháp phần mềm khả thi

Có nhiều tùy chọn khác nhau và nhiều giải pháp phần mềm được tạo sẵn để quản lý dữ liệu trong các công ty:

Hệ thống quản lý nội dung	CMS là hệ thống trong đó nội dung và thông tin được đóng gói. Cơ sở dữ liệu cũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý nội dung.
Người quản lý dữ liệu	Quản lý dữ liệu chính có nghĩa là quản lý tập trung dữ liệu chủ, tức là dữ liệu cốt lõi của một tổ chức. Dù là dữ liệu nhân viên hay dữ liệu khách hàng - chúng đều thuộc dữ liệu chính và cần được bảo vệ đặc biệt.
Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp	Với phần mềm tổng thể như vậy, tất cả các nguồn lực của một tổ chức có thể được ghi lại. Thiết bị làm việc, vật liệu, chi phí hàng tháng cho nhân viên và nhiều hơn nữa có thể được lập bản đồ trên đó.
Hệ thống quản lý tài liệu	Các hệ thống như vậy có thể được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp, quản lý và lưu trữ tài liệu. Ví dụ: ecoDMS phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và các công ty sở hữu độc quyền.

Nhiều công cụ và chương trình để quản lý dữ liệu được cung cấp bởi Google, Oracle, SAP và nhiều công ty lớn khác.

Quản lý dữ liệu cho các cá nhân riêng tư

Đối với những người làm nghề tự do, công ty độc quyền và các công ty khởi nghiệp nhỏ, chủ đề quản lý dữ liệu cũng có liên quan ngay từ ngày đầu tiên và họ nên tìm kiếm phần mềm tương ứng ở giai đoạn đầu.

Chủ đề quản lý dữ liệu cũng có liên quan như một cá nhân, mặc dù ở cấp độ nhỏ hơn. Trên máy tính gia đình, điện thoại thông minh và máy tính bảng có một lượng lớn dữ liệu cần được sắp xếp, quản lý và sao lưu.

Các công cụ hữu ích để quản lý dữ liệu

Bạn có thể quản lý dữ liệu bằng các công cụ phù hợp - có phần mềm phù hợp cho mọi mục đích:

• Với Order In my Folder, bạn có thể sắp xếp và quản lý các tệp trên máy tính Windows của mình.
• DirPrintOK in tổng quan về thư mục và tệp của bạn dưới dạng danh sách.
• Với VisiPics, bạn có thể tìm thấy các ảnh trùng lặp trên ổ cứng và xóa các ảnh không cần thiết để tạo dung lượng cho dữ liệu mới.
• DupeGuru sẽ giúp bạn tìm các tệp trùng lặp. Bạn có thể sắp xếp theo các loại tệp khác nhau như nhạc, hình ảnh và hơn thế nữa.
• Mở khóa các tệp bị chặn bằng Unlocker.
• Phần mềm Jajuk cho phép bạn nhập bộ sưu tập nhạc của mình và sau đó sắp xếp nó.
• Terminplaner.net là một công cụ đơn giản để quản lý các tệp của bạn.
• Ant Movie Catalog giúp phân loại video, DVD và Blu-ray.
• Trình quản lý tệp Double Commander rất thích hợp để sao chép và di chuyển tệp để tạo trật tự trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng chương trình này để đổi tên hàng loạt tệp.
• Dircomp cho phép bạn so sánh các thư mục hoàn chỉnh với nhau để giữ cho kho dữ liệu nhất quán.
• Với tải xuống "Xóa thư mục trống nhanh chóng", bạn có thể dễ dàng xóa các thư mục trống trong Outlook.
• Folder Axe cho phép bạn chia các thư mục chứa một lượng lớn tệp thành hai hoặc nhiều thư mục.
• Công cụ Toucan chỉ có một chức năng: sao chép tệp một cách thoải mái và an toàn. Nó thực hiện công việc này một cách thỏa đáng.
• Bạn có thể đọc sách nói bằng CDex hoặc EasyTag và lưu chúng vào ổ cứng.
• Với IsoBuster, bạn có thể đọc các tệp hình ảnh.

Mẹo và thủ thuật để quản lý dữ liệu tốt

Quản lý dữ liệu tốt bắt đầu với các công cụ phù hợp, nhưng nó đòi hỏi nhiều hơn thế. Nếu bạn tuân theo một số quy tắc, bạn sẽ kéo dài vòng đời của dữ liệu và ngăn chặn sự hỗn loạn trong hệ thống của bạn:

• Giữ chất lượng dữ liệu cao ngay từ đầu. Không gửi bất kỳ dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, có cấu trúc kém hoặc không cần thiết ngay từ đầu. Tránh trùng lắp.
• Vui lòng lưu ý luật hiện hành về bảo vệ dữ liệu để tránh rắc rối.
• Sao lưu dữ liệu của bạn để bạn luôn có thể xem lại bản sao lưu.
• Làm cho việc sử dụng dữ liệu trở nên minh bạch.
• Tốt nhất là đặt dữ liệu của bạn ở nơi nó có điểm đến cuối cùng.
• Chuẩn hóa cách viết và bản dịch.
• Tự động hóa các quy trình như tạo bản sao lưu.
• Đơn giản hóa các quy trình.
• Giải pháp mạng hiệu quả và kết hợp các phương pháp khác nhau để lập bản đồ quản lý dữ liệu toàn diện nhất có thể.
• Tích hợp dữ liệu và hợp nhất các thông tin khác nhau thành một cấu trúc thống nhất cũng có ý nghĩa.

Kết luận: quản lý dữ liệu yêu cầu các thủ tục có cấu trúc

Quản lý dữ liệu là một lĩnh vực phức tạp với nhiều yêu cầu khác nhau. Có nhiều loại dữ liệu khác nhau và mỗi loại cần được xử lý khác nhau. Ví dụ: trong khi dữ liệu cá nhân được bảo vệ đặc biệt, các dữ liệu khác được cố tình cung cấp cho công chúng. Quản lý dữ liệu đặt ra nhiều thách thức trong việc quản lý, sao lưu và lưu trữ thông tin. Các công ty tha hồ lựa chọn các giải pháp phần mềm khác nhau. Các cá nhân tư nhân cũng phải đối phó với chủ đề quản lý dữ liệu. Nhiều công cụ nhỏ giúp giải quyết vấn đề này và giúp dễ dàng xử lý hơn với lượng dữ liệu không ngừng tăng lên.