Hướng dẫn từng bước một
Trong cả môi trường chuyên nghiệp và riêng tư, có những tình huống mà điều quan trọng là phải sao lưu hoàn toàn toàn bộ thư mục trong Microsoft Outlook. Ví dụ: bạn muốn chuyển thư mục e-mail của một dự án khách hàng cho một đồng nghiệp hiện không có quyền truy cập vào tệp. Hoặc bạn muốn lưu trữ một thư mục hoàn chỉnh với các thư e-mail và tệp đính kèm sau chuyến đi riêng tư và xóa chúng khỏi Outlook cùng một lúc. Trong những trường hợp này và các trường hợp khác, sáu bước sau và trình hướng dẫn nhập / xuất sẽ giúp bạn sao lưu một thư mục Outlook.
Cách lưu hoàn toàn thư mục email - từng bước
-
Chọn thư mục bạn muốn sao lưu trong danh sách thư mục của Outlook. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn xuất một thư mục trong hộp thư đến e-mail với tên "Phiếu thưởng".
-
Để xuất, hãy chuyển đến tab “Tệp” trong trình hướng dẫn nhập và xuất Outlook. Tùy thuộc vào phiên bản chương trình Outlook, bạn có thể tìm thấy nó theo một trong các đường dẫn sau:
- Trong Outlook từ phiên bản 2013, hãy sử dụng lệnh "Tệp> Mở và xuất> Nhập / Xuất."
- Trong Outlook 2010, bạn sẽ tìm thấy trợ lý nhập / xuất trong "Tệp> Mở> Nhập".
- Trong Outlook 2007, lệnh cho trình hướng dẫn là Tệp> Nhập / Xuất.
-
Chọn Xuất sang tệp và nhấp vào Tiếp theo.
-
Trong bước tiếp theo, chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Tiếp theo. Việc lựa chọn là rất quan trọng, nếu không thì thư mục e-mail của bạn sẽ được lưu dưới dạng tệp CSV. Dưới dạng tệp dữ liệu Outlook, bạn có thể đọc lại thư mục đã lưu vào Outlook bất kỳ lúc nào hoặc chuyển tiếp thư mục đó. Các e-mail chứa trong Outlook được hiển thị như bình thường.
-
Trong bước cuối cùng, Outlook hiển thị thư mục đã chọn. Kích hoạt tùy chọn "Bao gồm các thư mục con" nếu bạn cũng muốn lưu trữ các thư mục con. Trong bước tiếp theo, nhấp vào "Tiếp theo".
-
Chọn vị trí, nhập tên tệp có ý nghĩa và nhấp vào Kết thúc. Thư mục "Phiếu thưởng" được lưu dưới dạng tệp PST và có thể dễ dàng được nhập vào Outlook trên máy tính khác hoặc lưu trữ lâu dài. Để đọc lại tệp PST vào Outlook, hãy chọn mục nhập "Nhập từ các chương trình hoặc tệp khác" trong trình hướng dẫn nhập / xuất. Sau đó, trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước quá trình nhập.
Tóm tắt: Bạn có thể nhanh chóng sao lưu toàn bộ thư mục bằng Trình hướng dẫn Nhập / Xuất trong Outlook
Nếu bạn muốn lưu một thư mục hoàn chỉnh với tất cả e-mail, tệp đính kèm và thư mục con, điều này hoạt động thoải mái và an toàn với trợ lý xuất / nhập trong Microsoft Outlook. Bạn có thể truy cập vào phần này thông qua tab "Tệp". Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể xác định thư mục nào sẽ được sao lưu và làm cách nào. Bằng cách này, bạn có thể lưu trữ lâu dài các thư quan trọng hoặc cung cấp chúng cho những người dùng khác dưới dạng một thư mục hoàn chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Viết tắt PST có nghĩa là gì trong Microsoft Outlook?
Từ viết tắt PST được sử dụng để chỉ tệp Cửa hàng cá nhân trong Outlook. E-mail, tin nhắn, tệp đính kèm, ghi chú, mục lịch và dữ liệu khác từ Outlook được lưu trữ trong tệp vùng chứa PST. Ngoài tệp PST, bạn cũng có thể tìm thấy tệp OST trong Outlook. Chúng được tạo bởi hộp thư Microsoft Exchange hoặc hộp thư IMAP và được gọi là tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến.
Thuật sĩ nhập / xuất trong Outlook bao gồm những chức năng nào?
Một mặt, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn nhập / xuất trong Outlook để nhập dữ liệu từ các chương trình khác. Ví dụ, đây có thể là thông tin ở định dạng iCalendar hoặc định dạng vCalendar hoặc thông tin với các định dạng tệp khác. Nguồn cấp RSS cũng có thể được nhập. Trình hướng dẫn xuất đặc biệt thích hợp để lưu trữ các tệp PST. Cũng có thể xuất dưới dạng tệp CSV.
Làm cách nào để bạn chuyển dữ liệu và cài đặt Outlook sang PC mới?
Để chuyển dữ liệu và cài đặt từ Microsoft Outlook sang PC mới, bạn phải lưu trữ ít nhất hai tệp. Bạn lưu tất cả dữ liệu, ví dụ như e-mail, mục lịch và cấu trúc thư mục, trong tệp PST. Ngược lại với Microsoft Windows, cài đặt chương trình riêng lẻ được lưu trong sổ đăng ký. Tệp đăng ký cụ thể cũng có thể được sao chép và đọc trên PC mới.
