Cách làm việc tốt nhất với Phần nhanh trong Outlook
Khái niệm về e-mail trong Outlook không nhất thiết phải riêng lẻ trong mọi trường hợp. Trong môi trường chuyên nghiệp và riêng tư, các e-mail tương tự hoặc có thể so sánh được liên tục được thiết kế. Ví dụ: một email đi kèm với một phiếu mua hàng thường chứa các thành phần văn bản tương tự. Câu trả lời cho một câu hỏi cũng không cụ thể và phải được thay đổi về số lượng hoặc sản phẩm. Sự giống nhau trong quan niệm về thư về cơ bản là hợp lý và chứa đựng một lợi ích không nên đánh giá thấp. Điều này có thể đạt được nếu bạn làm việc nhiều hơn với các mô-đun văn bản đúc sẵn. Trong phiên bản Outlook 365 hiện tại, mô-đun văn bản và các chức năng của chúng có sẵn dưới dạng mô-đun nhanh, điều này khác với các chương trình và phiên bản Outlook khác.
Video hướng dẫn: Cách tạo và sử dụng mô-đun văn bản trong Outlook
Tạo một phần nhanh trong Outlook - 5 bước cần thiết để tự động hóa
Bạn có thể thiết kế một thành phần nhanh chóng trong chương trình Microsoft Outlook ngay lập tức:
-
Mở một thư mới qua tab "Tệp". Trong bước tiếp theo, hãy viết một văn bản cụ thể mà bạn muốn lưu dưới dạng một phần nhanh.
-
Chọn văn bản trong Microsoft Outlook và sao chép nó. Để thực hiện, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C làm phím tắt hoặc phím tắt.
-
Trong bước tiếp theo, với văn bản vẫn được đánh dấu, hãy điều hướng đến tab “Chèn” và chuyển sang menu “Văn bản”.
-
Nhấp vào "Phụ tùng nhanh" sẽ mở ra một cửa sổ lựa chọn mới trong đó bạn có thể "Lưu lựa chọn của mình trong Danh mục phụ tùng nhanh".
-
Sau khi nhấp vào "Lưu lựa chọn trong danh mục phụ tùng nhanh", một cửa sổ tùy chọn khác sẽ mở ra. Tại đây bạn có cơ hội cung cấp thêm thông tin về mô-đun văn bản.
Trong số những thứ khác, bạn có thể:
- Gán một tên có ý nghĩa cho mô-đun văn bản.
- Chọn một danh mục hoặc tạo một danh mục mới, ví dụ: "Phiếu mua hàng" hoặc "Hợp đồng".
- Chèn mô tả để thông báo cho đồng nghiệp về nội dung của mô-đun văn bản.
- Trong các tùy chọn, hãy chọn cách văn bản sẽ được chèn như một phần nhanh.
Với một cú nhấp chuột vào "OK", bạn lưu phần nhanh và có thể chèn nó vào một thư mới bất kỳ lúc nào.
Chèn một phần nhanh vào email - đó là cách nó hoạt động
Một khối xây dựng được thêm vào một email mới có nhiều lợi thế. Việc kết hợp các mô-đun văn bản vào một email sẽ tiết kiệm thời gian và hiệu quả. Ngoài ra, các thư gửi đi cũng giống nhau về nội dung và định dạng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường chuyên nghiệp, với một cuộc điều tra hoặc một lời đề nghị.
Bạn có hai lựa chọn thay thế để nhúng mô-đun văn bản đã tạo vào email:
Phương án 1: chèn một mô-đun văn bản chẳng hạn như văn bản tự động
Phần nhanh của bạn với tên "Mô-đun Văn bản 1" được tự động hiển thị dưới dạng tùy chọn để chèn ngay khi bạn nhập một vài ký tự đầu tiên của tên phần nhanh vào văn bản của mình.
Chuỗi "Văn bản" là đủ để Outlook tìm thấy phần nhanh chóng. Phần nhanh được chèn bằng một cú nhấp chuột vào phím Enter. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc hình thành e-mail.
Phương án 2: Tích hợp thành phần nhanh theo cách thủ công
Ngoài biến thể tự động, bạn cũng có thể tích hợp một thành phần nhanh theo cách thủ công. Điều này hoạt động dễ dàng bằng cách mở một email mới và sử dụng con trỏ của bạn để điều hướng đến điểm trong văn bản mà bạn muốn văn bản được chèn.
Trong bước tiếp theo, chuyển sang tab “Bộ phận nhanh” trong tab “Chèn”. Nhấp vào mục menu để hiển thị tất cả các bộ phận nhanh có thể được chèn.
Sau khi nhấp vào thành phần nhanh mong muốn, nó sẽ xuất hiện trong văn bản e-mail của bạn.
Sắp xếp, chỉnh sửa và xóa các bộ phận nhanh chóng
Theo thời gian, không thể tránh khỏi việc các khối xây dựng nhanh chóng được thiết kế độc lập phải thay đổi hoặc xóa. Các phần của văn bản, số hoặc tỷ lệ phần trăm được kết hợp có thể thay đổi. Để thay đổi hoặc xóa một mô-đun văn bản, hãy tiến hành như sau:
-
Trong tab "Chèn", điều hướng đến mục menu "Bộ phận Nhanh".
-
Mở menu "Các bộ phận nhanh" và nhấp vào mô-đun mà bạn muốn thay đổi. Một menu lựa chọn mới sẽ mở ra trong đó bạn có thể chỉnh sửa mô-đun văn bản.
-
Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn chỉnh sửa các thuộc tính của mô-đun văn bản. Bạn có thể điều chỉnh tên của khối hoặc mô tả. Trong “Sắp xếp và xóa”, bạn sẽ đến “Trình sắp xếp cho các mô-đun”, trong đó bạn có thể chỉnh sửa tất cả các mô-đun văn bản được lưu trữ và xóa chúng nếu cần.
-
Một cú nhấp chuột vào "Đóng" sẽ lưu tất cả các thay đổi được thực hiện đối với các mô-đun văn bản cá nhân của bạn. Chỉ có thể sửa đổi mô-đun văn bản trong các phiên bản Outlook mới hơn. Trong Outlook 2007 hoặc 2010, không có cách chính thức nào để chỉnh sửa các phần nhanh sau đó. Với một thủ thuật trong đó bạn lưu mô-đun văn bản dưới một tên khác, bạn vẫn có thể chỉnh sửa và điều chỉnh.
Tóm lại, các chức năng Quick Parts và Autotext chứa các tùy chọn cần thiết để tự động hóa một phần việc tạo văn bản. Việc sử dụng cả hai chức năng này là lý tưởng cho các thư thương mại trong đó một lời chào đặc biệt hoặc thông thường như "Kính gửi" được sử dụng. Lời chào cá nhân cũng có thể được lưu dưới dạng văn bản tự động.
Nó cũng tương tự với một lời mời, lời chúc định kỳ cho sinh nhật hoặc các ngày kỷ niệm hoặc các câu hỏi thường gặp. Các từ viết tắt và công thức có thể được thiết kế thành các khối xây dựng nhanh chóng bất cứ lúc nào. Bằng cách này, chữ ký cũng có thể được nhúng khi thay thế chữ ký thực. Đối với các chữ cái và thư thương mại, được viết từng chữ, cũng có một mô-đun.
Ngoài chức năng các bộ phận nhanh có trong Outlook, các công ty và doanh nhân còn sử dụng công cụ năng suất Text Expander từ Smile. Với ứng dụng trả phí này, thư và email công việc có thể được chuyên nghiệp hóa hơn nữa liên quan đến Autotext. Với Text Expander, bạn có thể làm việc trên cả Windows và Mac.
Mẹo:
Để duy trì cái nhìn tổng quan về các khối xây dựng nhanh của bạn mọi lúc, việc sắp xếp chúng thành các danh mục dễ hiểu là có ý nghĩa và theo định hướng thực hành.
Phần kết luận
Tạo các phần nhanh trong Microsoft Outlook không khó. Bạn có thể lưu một khối mới trong 5 bước đơn giản. Việc phân bổ các danh mục dễ hiểu, tên mô-đun rõ ràng và mô tả rõ ràng là rất quan trọng để kết hợp hiệu quả các mô-đun nhanh vào e-mail. Quy trình gửi email định kỳ này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình thụ thai. Ngoài ra, thủ tục này đảm bảo rằng các đề nghị hoặc yêu cầu được trả lời và gửi tương tự cho nhau.
