Nếu bạn đang làm việc tập trung vào một nhiệm vụ, bạn nên loại bỏ tất cả các loại xáo trộn hoặc giảm thiểu chúng càng nhiều càng tốt. Điều này cũng bao gồm sự gián đoạn từ các email đến và từ các thông báo trên màn hình khi nhận email.
Đặt tần suất Outlook tìm nạp e-mail
Trong hầu hết các trường hợp, Outlook không cần thiết phải kiểm tra hộp thư trên máy chủ mười phút một lần hoặc hơn và tải xuống các e-mail mới. Ngoại lệ: Bạn phải trả lời đơn đặt hàng hoặc thắc mắc của khách hàng, điều này phải xảy ra ngay lập tức. Trong phần lớn các trường hợp, Outlook chỉ cần kiểm tra e-mail một lần một giờ hoặc nửa giờ một lần là đủ.
Và nếu công việc của bạn đòi hỏi bạn phải tập trung vào một nhiệm vụ trong thời gian dài, như đã mô tả ở trang trước, bạn chỉ nên kiểm tra e-mail vào những thời điểm nhất định. Sau đó, bạn nên tắt hoàn toàn tính năng truy xuất e-mail tự động.
Nếu bạn đang gấp rút chờ một e-mail cụ thể, bạn có thể lấy e-mail đó bất cứ lúc nào bằng cách nhấn phím F9 hoặc nút Gửi đi nhận lại Kích hoạt.
Nếu bạn muốn chỉ định tần suất Outlook nhận e-mail hoặc nếu bạn muốn tắt tính năng tự động truy xuất e-mail, hãy tiến hành như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh Công cụ → Tùy chọn và mở sổ đăng ký Thiết lập email. Trong Outlook 2010, bạn gọi Tệp → Tùy chọn và mở sổ đăng ký Mở rộng.
- bấm vào Gửi đi nhận lại.
- Lựa chọn Tất cả các tài khoản và chuyển đổi tùy chọn Bao gồm nhóm này trong bài nộp (Dưới Cài đặt cho nhóm "Tất cả tài khoản") Một.
- Trong trường bên dưới, hãy chuyển tùy chọn Hộp số tự động cứ sau X phút hoàn toàn hoặc bạn bật nó lên và nhập tần số mong muốn đằng sau nó - ví dụ: 60 Phút.
- Nếu bạn sử dụng chế độ ngoại tuyến, hãy lặp lại các bước 3 và 4 cho nó.
- Nếu bạn không muốn thực hiện các cài đặt khác cho các tài khoản cá nhân, hãy đóng hộp thoại.
- Nếu các e-mail nhận được trong một tài khoản nhất định nên được kiểm tra thường xuyên hơn, hãy rời khỏi hộp thoại Nhóm giao hàng (xem bước 6) và tiếp tục như sau:
- Lựa chọn Tất cả các tài khoản và bấm vào Chỉnh sửa.
- Chọn tài khoản mà các cài đặt khác sẽ áp dụng và xóa dấu kiểm phía trước nó Bao gồm tài khoản trong nhóm này. Đóng hộp thoại với VÂNG.
- Sau đó bấm vào Mới. Nhập tên tài khoản áp dụng quy định đặc biệt và nhấp vào VÂNG.
- Trong hộp thoại hiện mở ra, hãy chuyển tùy chọn Bao gồm tài khoản trong nhóm này và bấm vào VÂNG.
- Chọn tài khoản. Kích hoạt tùy chọn này Hộp số tự động cứ sau X phút và nhập khoảng thời gian mong muốn.
- Đóng tất cả các hộp thoại.
Tắt thông báo trên màn hình
Nếu bạn tự động kiểm tra e-mail vài phút một lần, nhưng không cần được thông báo liên tục về các e-mail mới đến, bạn nên tắt chức năng thông báo trên màn hình của Outlook. Sau đó, Outlook không hiển thị cửa sổ thông báo hoặc biểu tượng chữ cái trong vài giây cho mỗi e-mail mới và cũng không phát âm thanh.
Thực hiện như sau trong Outlook lên đến phiên bản 2007:
- Gọi lệnh Công cụ → Tùy chọn trên.
- bấm vào Tùy chọn email và sau đó tiếp tục Tùy chọn email nâng cao.
- Quay dưới Khi các mặt hàng mới đến hộp thư đến tất cả bốn tùy chọn.
- Đóng hộp thoại.
Trong Outlook 2010, hãy làm như sau:
- Gọi lệnh Tệp → Tùy chọn trên.
- Mở sổ đăng ký e-mail.
- Chuyển đổi bốn tùy chọn bên dưới Khi có tin nhắn mới và đóng hộp thoại.
