Có những khả năng này
Danh sách Excel có tổ chức cung cấp tổng quan nhanh về các tập dữ liệu lớn. Do đó, Excel cung cấp nhiều tùy chọn để cấu trúc và trình bày dữ liệu của bạn theo cách có ý nghĩa trong trang tính. Tùy thuộc vào việc bạn muốn sắp xếp các cuộc hẹn chuyên nghiệp hay cá nhân, số điện thoại hoặc thậm chí là các thành phố yêu thích của bạn - nếu bạn đã quen với các lệnh và hàm, điều này sẽ giúp làm việc với Excel dễ dàng hơn nhiều.
Đó là lý do tại sao nên sắp xếp danh sách trong Excel
Danh sách Excel rất cần thiết cho công việc đặc biệt hiệu quả. Chúng phải được sắp xếp và rõ ràng nhất có thể để có thể nhìn thấy tất cả dữ liệu trong nháy mắt. Ví dụ, rất hữu ích để chèn các tiêu đề cột để phân loại chính xác. Bên cạnh đó, bạn có thể
- cấu trúc dữ liệu có sẵn để đánh giá nhanh hơn,
- nhận ra thứ tự hiện tại của dữ liệu Excel và quyết định xem bạn có muốn thay đổi nó hay không,
- đặt đường viền tự động trong Excel,
- Kiểm soát các bộ lọc, theo đó bạn sắp xếp danh sách, cũng thông qua bàn phím,
- chuyển kết quả của các bộ lọc đặc biệt sang một bảng dữ liệu khác,
- Chèn hộp kiểm.
Video hướng dẫn: Microsoft Excel: Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sắp xếp và lọc danh sách Excel: Các tùy chọn này có sẵn
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể sử dụng các lệnh ngắn hoặc các chức năng lọc để sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý: Sắp xếp các bản ghi dữ liệu theo thứ tự có ý nghĩa nhất cho nhiệm vụ đang làm. Bạn cũng có thể chọn từ các tiêu chí xác định trước khác nhau: Thứ tự bảng chữ cái trong một phạm vi ô, các hàng số hoặc ngày tăng dần và giảm dần chỉ là sự khởi đầu. Ví dụ: bạn cũng có thể nhập dữ liệu mới thông qua mặt nạ dữ liệu thay vì làm việc trực tiếp trong danh sách.
Sắp xếp và lọc danh sách theo cột
Về cơ bản, danh sách được sắp xếp theo dòng. Tuy nhiên, đối với một số tác vụ, việc sắp xếp dữ liệu theo cột sẽ có ý nghĩa hơn. Chỉ với một vài đầu vào, bạn có thể thực hiện lệnh trong bảng tính của mình. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng cài đặt này cũng có một số nhược điểm.
Sắp xếp và lọc danh sách theo ngày
Excel tự động nhận dạng khi có giá trị ngày trong ô. Do đó, bạn có thể sắp xếp danh sách theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo ngày. Một cách khác để sắp xếp sử dụng ngày là theo tháng và ngày. Bạn cũng có thể lọc nội dung theo một ngày cụ thể. Tùy thuộc vào những gì bạn đang sử dụng danh sách cho, bạn luôn có thứ tự phù hợp để xem.
Đây là cách bạn có thể sắp xếp danh sách Excel bao gồm các khu vực nhất định
Nếu bạn đã đánh dấu các ô khác nhau trong danh sách của mình bằng các màu khác nhau, bạn có thể sắp xếp chúng theo màu nền. Bạn đã lập danh sách theo thành phố hoặc khu vực chưa? Sau đó, Excel cũng có thể tóm tắt chúng theo khu vực. Các ô tương ứng được hiển thị rõ ràng.
Sắp xếp và lọc các số trong bảng
Nếu nội dung của bảng của bạn cũng bao gồm số, bạn có thể sử dụng bộ lọc số để hiển thị và sắp xếp chúng theo giá trị của chúng hoặc để ẩn chúng. Tuy nhiên, nó thường xảy ra rằng các con số không đứng một mình. Nếu bạn kết hợp số và văn bản, do đó bạn sẽ phải làm việc với các chức năng khác. Nếu bạn muốn tạo một danh bạ điện thoại riêng lẻ, bạn cũng có thể sắp xếp và lọc danh sách các số điện thoại.
Phân phối dữ liệu theo nguyên tắc chữ cái
Trong nhiều công ty, nhiệm vụ được chia thành các nhóm chữ cái - chẳng hạn như A đến K, J thành Q, v.v. Ngoài ra còn có các bộ lọc đặc biệt cho việc này, giúp đơn giản hóa việc gán nội dung tương ứng của các ô. Mỗi nhóm sẽ tự động xem nhiệm vụ nào được giao cho nó và không thể bỏ qua điều gì.
Cách chỉnh sửa bộ lọc trong danh sách Excel
Bộ lọc là một công cụ hữu ích khi bạn muốn sắp xếp và lọc danh sách Excel của mình. Tuy nhiên, đôi khi chúng giới hạn hoặc không còn cần thiết nữa. Do đó, không phức tạp khi sử dụng một chức năng bộ lọc cụ thể để đặt lại tất cả các bộ lọc đã được đặt trong một bảng. Bạn không chắc liệu mình có thực sự muốn xóa tất cả các bộ lọc không? Sau đó, bạn có thể xem xét các tiêu chí riêng lẻ và sau đó quyết định xem bạn có muốn xóa hay không. Mặt khác, nếu bạn có danh sách rất dài, bộ lọc tự động có thể ngăn chúng được hiển thị toàn bộ. Trong những trường hợp này, bạn nên tránh giới hạn hiển thị.
Sắp xếp và lọc danh sách Excel cho mọi nhu cầu
Các chức năng và lệnh lọc khác nhau trong Excel đảm bảo rằng bạn có thể cấu trúc bản ghi dữ liệu trong bảng hoặc danh sách một cách tối ưu. Với một chuỗi có ý nghĩa, người dùng không bị mất dấu các giá trị khác nhau và có thể kiểm tra xem tất cả dữ liệu đã được ghi lại hay chưa. Do đó, danh sách có tổ chức giúp tăng tốc các bước công việc trong Excel. Vì vậy, thật hợp lý khi sử dụng các hàm và bộ lọc số khác nhau để sắp xếp danh sách Excel.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để sắp xếp bảng Excel theo thứ tự bảng chữ cái?
Chọn bảng bạn muốn. Sau đó nhấp vào "Sắp xếp" trong tab "Dữ liệu" ở đầu tab. Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chọn cột mà bạn muốn sắp xếp. Tùy chọn tương ứng có thể được tìm thấy trong "Đặt hàng".
Làm cách nào để lọc danh sách của tôi một cách riêng lẻ?
Nếu bạn muốn sắp xếp danh sách của mình theo các tiêu chí mà bạn không thể tìm thấy trong các lệnh thông thường, thì hãy sử dụng cách sắp xếp riêng lẻ. Sau đó bạn có thể
- Đơn giản chỉ cần lọc ra tất cả dữ liệu quan trọng từ danh sách của bạn hoặc nếu không
- Tìm và đánh dấu các mục nhập duy nhất.
Nếu bạn chỉ quan tâm đến nội dung của mỗi dòng thứ hai, bạn có thể hiển thị các giá trị chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Làm cách nào để tôi có thể tìm kiếm một giá trị cụ thể trong danh sách?
Bạn chỉ muốn tìm một giá trị cụ thể trong một phạm vi ô chứ không muốn xem toàn bộ danh sách? Excel cung cấp một hàm để bạn có thể kiểm tra xem giá trị cụ thể này có sẵn trong bảng hay không.
Cách sắp xếp nào phù hợp với dự án của tôi?
Nếu bạn không biết chính xác cách sắp xếp danh sách của mình trong Excel là cách phù hợp, bạn có thể
- So sánh dữ liệu của hai bảng với nhau,
- chỉ ra sự khác biệt giữa hai dòng,
- so sánh hai cột,
- Hiển thị nội dung giống với nội dung ô đã chọn.
Đối với nhiều tác vụ, điều quan trọng là bảng không chứa bất kỳ bản sao nào. Ngoài ra còn có một bộ lọc phù hợp cho việc này.
