Nếu nghĩ đến lưu trữ đám mây và các giải pháp lưu trữ dữ liệu ngoài và sao lưu dữ liệu, hầu hết người dùng đều nghĩ đến các sản phẩm như OneDrive, Google Drive hay iCloud trước tiên. Công ty Mỹ Box và Box Cloud hầu như không được người dùng tư nhân ở Đức biết đến. Bởi vì Box Cloud, với nhiều chức năng của nó, là một giải pháp thay thế thú vị cho các giải pháp đám mây thông thường, đặc biệt là đối với các công ty.
Box không phải là một kho lưu trữ đám mây cổ điển mà là một phần mềm ECM có các tính năng và chức năng chính bao gồm một kho lưu trữ đám mây an toàn có tên là Box Cloud.
Điều gì phân biệt phần mềm ECM với đám mây?
ECM là tên viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh Enterprise Content Management. Phần mềm ECM được sử dụng để tạo, sắp xếp, lưu trữ và phân phối nội dung. Phần mềm ECM cũng có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình và đơn giản hóa luồng thông tin giữa các phòng ban và đơn vị tổ chức khác nhau.
Ưu điểm của phần mềm ECM rất đa dạng. Phần mềm ECM có thể giúp các công ty giảm chi phí bằng cách số hóa và tự động hóa nội dung. Nó cũng có thể giúp tăng hiệu quả và loại bỏ sự thiếu hiệu quả trong quy trình làm việc. Các sản phẩm phần mềm ECM như Box có thể giúp các công ty quản lý dữ liệu của họ tốt hơn và giảm thiểu rủi ro bảo mật.
Phần mềm ECM thường được các công ty lớn sử dụng để quản lý nội dung và quy trình một cách chuyên nghiệp và kỹ thuật số.Chẳng hạn như công ty bảo hiểm Zurich của Thụy Sĩ, DEKA-Immobilien của Đức hay MED EL, nhà sản xuất thiết bị điện y tế cũng có trụ sở tại Đức, cũng như nhiều tập đoàn nổi tiếng khác hợp tác với Box. Theo Box, hơn 100.000 công ty trên toàn thế giới dựa vào Box và Box Cloud. Phần mềm ECM cũng có thể được sử dụng bởi các công ty vừa và nhỏ hoặc người dùng tư nhân. Phần mềm ECM là một giải pháp linh hoạt và có thể tùy chỉnh, đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp hoặc người dùng gia đình.
Trái ngược với lưu trữ đám mây thông thường, phần mềm ECM như Box cung cấp giải pháp phần mềm toàn diện để sao lưu dữ liệu, cộng tác qua mạng và quy trình công việc được đơn giản hóa - những nhiệm vụ mà các giải pháp lưu trữ đám mây thông thường không thể thực hiện được.
Lợi ích của Box Cloud là gì?
The Box Cloud là đám mây nội dung. Trên thực tế, điều này có nghĩa là nó không chỉ hoạt động như một kho lưu trữ dữ liệu và sao lưu dữ liệu mà còn tập trung vào việc làm việc cùng nhau trên các tài liệu của công ty.Cách tiếp cận nội dung sáng tạo này, trong đó trọng tâm là nội dung chứ không phải tài liệu (tệp), được các công ty hoạt động toàn cầu đặc biệt quan tâm.
Bất kể đó là thông tin tiếp thị về sản phẩm, hợp đồng mua bán, tài liệu hợp đồng từ bộ phận nhân sự hay hình ảnh và video - tất cả những tài liệu này đều có tính liên quan cao đối với tổ chức công ty. Đặc biệt là khi các bộ phận khác nhau ở các quốc gia khác nhau làm việc với các sản phẩm và dịch vụ giống nhau, thì điều quan trọng là phải cung cấp cùng một nội dung cho tất cả các khu vực. Điều này không chỉ quan trọng vì một bộ nhận diện thống nhất cho công ty mà còn giúp tiết kiệm chi phí phát sinh. Box Cloud đảm bảo rằng một kho lưu trữ dữ liệu trung tâm, kỹ thuật số và an toàn có sẵn cho toàn bộ nhóm công ty.
Box Cloud cũng được thiết kế cho toàn bộ chu kỳ sử dụng nội dung. Điều này có nghĩa là mọi tệp vẫn còn trên nền tảng và có thể được chỉnh sửa và sử dụng chung, từ việc lưu trữ ban đầu và phát hành dữ liệu đến chữ ký và phân loại điện tử.
Là một đám mây nội dung, phần mềm ECM như Box with the Box Cloud đóng góp quyết định vào việc đảm bảo rằng các quy trình vẫn tinh gọn, thông tin từ mỗi bộ phận luôn sẵn có và dữ liệu nhạy cảm của công ty luôn được bảo vệ.
Đâu là 3 giá trị gia tăng quan trọng nhất của Box Cloud?
Là một ứng dụng phần mềm ECM, Box có thể giúp các bộ phận khác nhau của công ty làm việc hiệu quả và hợp tác. Trên hết, bốn giá trị gia tăng sau đây nói lên việc sử dụng Box trong công ty hoặc cho mục đích sử dụng cá nhân, điều này cũng có thể thực hiện được với Box Cloud:
1. Bảo mật, Tuân thủ và Lưu trữ Khu vực
Trong mỗi công ty đều có một lượng lớn dữ liệu cần được bảo vệ. Cả thông tin cá nhân từ bộ phận nhân sự và dữ liệu sản phẩm từ bộ phận phát triển hoặc bán hàng phải được bảo mật và bảo vệ khỏi truy cập trái phép.Ngoài ra, các công ty có nghĩa vụ tuân thủ các yêu cầu tuân thủ và quy định bảo vệ dữ liệu tại quốc gia sử dụng tương ứng. Đối với Đức, điều này có nghĩa là tuân thủ các yêu cầu của Quy định bảo vệ dữ liệu chung châu Âu (GDPR) trong số những điều khác.
Box Cloud gây ấn tượng trong lĩnh vực này với kiến trúc bảo mật chuyên nghiệp, các biện pháp kiểm soát truy cập sử dụng trí tuệ nhân tạo để phát hiện các thiếu sót về bảo mật và quản trị dựa trên đám mây để tránh xung đột pháp lý.
Các biện pháp kiểm soát bảo mật Zero Trust tích hợp sẵn nhằm mục đích đảm bảo rằng mỗi người dùng có thể được nhận dạng duy nhất trước khi truy xuất dữ liệu từ đám mây. Ngoài ra, Box Cloud được chứng nhận FIPS 140-2. Được chính phủ Hoa Kỳ sử dụng cho các mô-đun mật mã, tiêu chuẩn bảo mật này xác định các yêu cầu đối với các mô-đun thực hiện các chức năng mã hóa, bao gồm các mô-đun tạo, sử dụng hoặc lưu trữ khóa.Chúng phải có cơ chế phần cứng và phần mềm chống giả mạo để ngăn chặn truy cập trái phép vào khóa và dữ liệu nhạy cảm khác.
Ngoài ra, mọi tệp được lưu trữ trong Box Cloud đều được cung cấp mã hóa AES 256-bit cả khi lưu trữ và trong khi truyền. Tính năng Box Shields cũng có thể phát hiện và khắc phục rò rỉ dữ liệu và lỗi bảo mật trong thời gian thực.
Quan trọng: Box cung cấp cho khách hàng của mình khả năng lưu trữ tất cả dữ liệu theo khu vực trong Box Cloud. Tùy chọn này cho phép dữ liệu từ người dùng Đức được lưu trữ trên các máy chủ châu Âu theo cách an toàn, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các yêu cầu của GDPR. Chức năng Box Zones, cho phép lưu trữ theo khu vực, cung cấp cho khách hàng Đức và Châu Âu mức độ bảo vệ dữ liệu cao nhất có thể.
2. Hợp tác trong cấu trúc nhóm
Trong các công ty lớn, các phòng ban thường làm việc cùng nhau trên phạm vi quốc tế.Với Box Cloud, các nhóm có thể làm việc cùng nhau ở mọi nơi và bất kể phần cứng, hệ điều hành hay phần mềm trên đám mây. Điều này có thể thực hiện được nhờ tích hợp liền mạch các ứng dụng dành cho doanh nghiệp như Microsoft 365, Google Workspace, Teams hoặc Zoom.
Việc tích hợp các ứng dụng và xem tệp trong môi trường làm việc Box Cloud thân thiện và đổi mới cho người dùng. Ngoài tùy chọn truy cập Box Cloud dựa trên web thông qua trình duyệt web, còn có các ứng dụng dành cho các hệ điều hành di động phổ biến. Chức năng Box Drive đảm bảo rằng một ổ đĩa ảo có thể được tích hợp trên máy tính để bàn thông qua giao thức WebDAV, trong đó nội dung cũng có thể được lưu và chia sẻ.
3. Quy trình công việc và chữ ký điện tử
Thời các nhân viên chia sẻ tài liệu hợp đồng hoặc các tài liệu quan trọng khác dưới dạng giấy đã qua lâu rồi.Ngày nay, các công ty làm việc với quy trình công việc kỹ thuật số, chẳng hạn như một hợp đồng quan trọng có thể được xem, chỉnh sửa, phân loại và phê duyệt trực tuyến từ khi tạo đến khi phê duyệt.
Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc mang lại khả năng sử dụng và sự thoải mái tối đa, đồng thời giúp đẩy nhanh quy trình phê duyệt trong các công ty. Chức năng "Ký hộp" cũng cung cấp cho người dùng tùy chọn kết hợp chữ ký điện tử vào tài liệu kỹ thuật số và ký kỹ thuật số. Có thể gửi chữ ký điện tử từ Box hoặc cách khác từ các ứng dụng kinh doanh khác như Salesforce hoặc Microsoft 365 nếu chúng được kết nối với Box Cloud.
Box Cloud có đáng giá cho người dùng cá nhân không?
Với Box Cloud, người dùng doanh nghiệp có quyền truy cập vào nhiều chức năng để phối hợp với nhau hiệu quả và sử dụng Box không chỉ làm nơi lưu trữ dữ liệu hoặc sao lưu dữ liệu mà còn như một đám mây nội dung chuyên nghiệp.
Đồng thời, Box Cloud cũng rất thú vị đối với người dùng cá nhân, ngay cả khi người dùng cá nhân không thể sử dụng chi tiết các tùy chọn và chức năng khác nhau của Box.
Đối với các cá nhân, Box cung cấp một giải pháp thay thế thú vị cho các giải pháp đám mây thông thường của Microsoft, Google hoặc Apple với biểu giá miễn phí cho một người dùng. Với 10 GB dung lượng lưu trữ miễn phí và tải lên tối đa 250 MB cho mỗi tệp, dịch vụ đám mây cung cấp nhiều chức năng phù hợp cho người dùng cá nhân muốn sao lưu các tệp hoặc hình ảnh Office.
Box bị giới hạn trong các phiên bản tệp vì chỉ phiên bản tệp hiện tại được lưu. Quyền truy cập vào Box Cloud miễn phí có thể là cả di động và cố định. Việc tích hợp Microsoft 365 và Google Workspace cũng được bao gồm trong phiên bản miễn phí, do đó Box Cloud cũng phù hợp cho người dùng cá nhân trong mọi trường hợp.
Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ với tư cách là người dùng riêng tư, bạn có thể nhận được dung lượng lưu trữ lên tới 100 GB và tùy chọn tải tệp lên tới 5 GB trong gói Personal Pro. Với đăng ký hàng năm, người dùng Box Cloud phải trả 9 euro mỗi tháng để nâng cấp.
Box Cloud giá bao nhiêu cho doanh nghiệp?
Box Cloud cung cấp cho các tập đoàn lớn, công ty vừa và nhỏ các nhóm kinh doanh cá nhân cho mọi nhu cầu. Với gói Business Starter hàng năm, phải bao gồm ít nhất 3 người dùng, các nhóm có quyền truy cập lên tới 100 GB dung lượng lưu trữ và giao diện người dùng Box Cloud sáng tạo đảm bảo khả năng sử dụng tốt nhất. Một nhóm có 3 người dùng trả 13,5 euro mỗi tháng để truy cập vào đám mây Hộp ở mức giá Hộp nhỏ nhất.
Các biểu giá dành cho công ty, có giá 13,50 EUR mỗi tháng cho gói rẻ tiền, chứa các chức năng bổ sung vượt ra ngoài điện toán đám mây thuần túy. Box Sign cho chữ ký số, Box Relay để tự động hóa quy trình công việc, bộ lọc tìm kiếm chuyên nghiệp và nhiều chức năng bảo mật khác có sẵn cho tất cả người dùng, tùy thuộc vào gói.
Tóm lại, những lợi thế của Box với tư cách là nhà cung cấp đám mây là gì?
Box là một phần mềm ECM chuyên nghiệp về tổng thể là một lựa chọn hấp dẫn và không chỉ là một kho lưu trữ dữ liệu hoặc một công cụ sao lưu dữ liệu. Một tính năng quan trọng là khả năng truy cập các tệp trong Box Cloud từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Điều này có nghĩa là người dùng có thể làm việc trên tài liệu hoặc xem tệp từ tài khoản Box của họ, bất kể họ ở đâu. Ngoài ra, Box cung cấp mức độ bảo mật cao với nhiều lớp bảo vệ và tùy thuộc vào gói, các chức năng và công cụ khác nhau trong lĩnh vực bảo mật và cộng tác. Giá trị gia tăng chính của Box là tùy chọn tích hợp một số ứng dụng năng suất phổ biến vào đám mây nội dung, để các nhóm có thể làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và ít lãng phí nhất có thể.
