Microsoft Outlook - Kiến thức cơ bản, Mẹo và Thủ thuật

Chương trình thư của giao tiếp văn phòng hiện đại

Bất cứ ai liên quan đến giao tiếp văn phòng hiện đại và các ứng dụng phần mềm cho PC hoặc cho thiết bị di động đều không thể bỏ qua các chương trình của nhà sản xuất toàn cầu Microsoft. Microsoft với tư cách là một công ty đã tồn tại gần 45 năm và sử dụng khoảng 150.000 nhân viên trên toàn thế giới. Công ty công nghệ nổi tiếng thế giới có trụ sở tại Redmond, Mỹ là nhà sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới. Nó có doanh thu hàng năm hơn 125 tỷ đô la trong năm tài chính vừa qua. Người sáng lập của nó, Bill Gates, được quốc tế biết đến, cũng như hệ điều hành Windows và gói Microsoft Office với các thành phần quan trọng Word, Excel, PowerPoint và Outlook.

Microsoft Outlook được sử dụng bởi hàng triệu cá nhân và vô số công ty. Nó có được thành công trên tất cả là nhờ giao diện người dùng được thiết kế trực quan và tích hợp lịch, danh sách liên hệ, ghi chú và danh sách công việc. Tùy chọn kết nối các chương trình mạng như Microsoft Excel, Microsoft Teams hoặc Skype với Outlook dẫn đến nhiều giá trị gia tăng và cơ hội hợp tác. Trên thực tế, điều này có nghĩa là chỉ cần nhấn một nút là có thể thiết lập hội nghị truyền hình từ Outlook qua Skype hoặc gửi danh sách hoặc tệp Excel dưới dạng tệp đính kèm vào e-mail. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc sử dụng Microsoft Exchange dẫn đến các hình thức hợp tác hợp tác có ý nghĩa trong các công ty có bảo mật dữ liệu đồng thời.

Microsoft Outlook lần đầu tiên được phân phối dưới dạng ứng dụng phần mềm nhóm cho Microsoft Exchange vào năm 1997 và đã được phát triển liên tục trong những năm qua. Ngoài e-mail Exchange, tất cả các nhà cung cấp e-mail khác cũng có thể được tích hợp với Microsoft Outlook. Trong hầu hết các trường hợp, điều này xảy ra tự động. Trên hết, người dùng sử dụng các phần mềm tiêu chuẩn khác của Microsoft, chẳng hạn như MS Word hoặc MS Excel, không thể bỏ qua Microsoft Outlook.

Tóm lại, Microsoft Outlook là một phần mềm giao tiếp chuyên nghiệp của Microsoft. Ngoài việc nhận và gửi e-mail, nó còn gây ấn tượng với các chức năng thiết thực khác. Outlook là một phần của gói Microsoft Office. Phần mềm có thể được mua dưới dạng phiên bản gói một lần hoặc được sử dụng hàng năm dưới dạng phiên bản đăng ký với tên hiện tại là Microsoft 365.

Là một người mới làm quen với Outlook nói riêng, rất khó để có được cái nhìn tổng quan về chương trình e-mail Office. Với một vài thủ thuật rất đơn giản, bạn có thể hiểu rõ hơn trong Outlook ngay lập tức.

Cách tìm phiên bản bán lẻ tốt nhất của Microsoft Outlook

Microsoft Outlook được tính phí như một ứng dụng phần mềm cho PC. Một phiên bản miễn phí gần đây đã được cung cấp như một sự thay thế trên máy tính bảng và điện thoại thông minh. Có nhiều ưu đãi khác nhau có thể được truy cập trên trang web của Microsoft tại www.microsoft.com. Microsoft chỉ cung cấp Outlook dưới dạng phiên bản gói cùng với các chương trình khác như một phần của gói Microsoft Office. Vào mùa xuân năm 2022-2023, tên của gói Microsoft Office đã được đổi từ Office 365 thành Microsoft 365. Microsoft 365 có thể được mua cho người dùng cá nhân cũng như cho các công ty và sinh viên. Các phiên bản đăng ký Microsoft 365 Family và Microsoft 365 Single phù hợp cho việc này.

Nếu bạn không muốn mua Microsoft Outlook trong một gói mà là một phiên bản duy nhất, điều này chỉ có thể thực hiện được thông qua các trung gian trên Internet. Thay vì gói đăng ký, bạn có thể mua gói Microsoft Office với tên Home & Business2022-2023 với mức phí một lần là 299 euro.

Thông tin:

Trong Office 2022-2023 và Microsoft 365, bạn sẽ không còn thấy Microsoft OneNote là ứng dụng tiêu chuẩn để ghi chú nữa. Bạn vẫn có thể cài đặt phiên bản OneNote 2016 và sử dụng miễn phí - nó không còn là một phần của ưu đãi gói.

Microsoft 365 với Microsoft Outlook - ưu đãi dành cho người dùng cá nhân (kể từ ngày 20 tháng 6)

	Gia đình Microsoft 365	Microsoft 365 đơn	Office Home & Student2021-2022	Office Home & Business2021-2022
chi phí	99 euro mỗi năm (đăng ký)	69 euro mỗi năm (đăng ký)	149 euro (một lần)	299 euro (Một lần)
người	Lên đến 6 người	1 người	1 người	1 người
Lưu trữ đám mây	6 TB OneDrive	1 TB OneDrive	-	-
Các ứng dụng	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote Truy cập MS Nhà xuất bản MS MS OneDrive Ứng dụng trò chuyện	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote Truy cập MS Nhà xuất bản MS Microsoft OneDrive Ứng dụng trò chuyện	MS Word MS Excel MS PowerPoint	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint
khả năng tương thích	Máy tính Mac Android iOS	Máy tính Mac Android iOS	Máy tính Mac	Máy tính Mac
Cập nhật liên tục	đúng	đúng	không	không
Đang hỗ trợ	đúng	đúng	không	không
sử dụng thương mại	không	không	không	đúng

Microsoft 365 với Microsoft Outlook - ưu đãi dành cho các công ty (kể từ ngày 20 tháng 6)

	Microsoft 365 Business Basic	Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 365 của Microsoft	Microsoft 365 Business Premium (bao gồm cả việc sử dụng di động)	Microsoft 365 Apps for Business
chi phí	4,20 euro mỗi tháng (50,40 euro / năm) Đang đăng ký	10,50 euro mỗi tháng (126 euro / năm) Đang đăng ký	16,90 euro mỗi tháng (202,80 euro / năm) Đang đăng ký	8,80 euro mỗi tháng (105,60 euro / năm) Đang đăng ký
người	1 người	1 người	1 người	1 người
Lưu trữ đám mây	Một ổ đĩa	Một ổ đĩa	Một ổ đĩa	Một ổ đĩa
Các dịch vụ khác	Trao đổi Điểm chia sẻ Đội	Trao đổi Điểm chia sẻ Đội	Trao đổi Điểm chia sẻ Đội Azure Trong giai điệu	-
Các ứng dụng	MS Word MS Excel MS PowerPoint (chỉ các phiên bản web không có Outlook)	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote Truy cập MS Nhà xuất bản MS	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote Truy cập MS Nhà xuất bản MS

Die Offerten für große Unternehmen, die Office im Netzwerk installieren, unterscheiden sich von den Angeboten für Privatanwender und kleine und mittelständische Unternehmen. Einzellizenzen erhält man entweder gebraucht oder auf bekannten Handelsplätzen im Internet.

Wer Microsoft Outlook nutzen möchte, hat unterschiedliche Möglichkeiten:

• Man nutzt die Abo-Versionen von Microsoft 365 und erhält als Mehrwert regelmäßige Updates. Gleichzeitig sind die Kosten in der Abo-Version langfristig höher als bei einem Einmalkauf.
• Man entscheidet sich für den einmaligen Erwerb von Microsoft Home & Business2022-2023 und verzichtet auf Updates und einen Cloudspeicher.
• Man informiert sich bei Internethändlern und Zweitanbietern über Einzellizenzen für Microsoft Outlook. In der Regel erhält man hier nicht die aktuelle Version und erwirbt keinen Rechtsanspruch auf Updates.
• Auf den Handelsplattformen Ebay oder Amazon werden ebenfalls Lizenzen oder vergünstigte Abo-Angebote für das erste Nutzungsjahr angeboten. Diese rabattierten Lizenzrechte eignen sich für den Einstieg in Microsoft 365.

Khi nào bạn có thể hưởng lợi từ Microsoft Outlook

Nếu bạn đang phải đối mặt với câu hỏi có nên chọn sử dụng Microsoft Outlook hay một phần mềm giao tiếp khác như Thunderbird hay không, bạn cần phải tìm hiểu trước. Người dùng nên xác định cá nhân chức năng nào là quyết định và chức năng nào có thể được phân phối. Microsoft Outlook đặc biệt thích hợp cho những người dùng phải gửi, nhận và quản lý rất nhiều thư vì lý do nghề nghiệp hoặc riêng tư. Bất kỳ ai cũng làm việc với các chương trình khác từ bộ Microsoft Office cũng nên sử dụng Microsoft Outlook.

Một mặt, phần mềm giao tiếp được bao gồm dưới dạng tiêu chuẩn trong hầu hết các phiên bản đăng ký của Microsoft 365. Ngoài ra, tất cả các ứng dụng của Microsoft đều được phối hợp với nhau một cách chuyên nghiệp. Vì lý do này, có thể dễ dàng gửi cuộc hẹn tham gia hội nghị Skype hoặc cuộc họp Nhóm Microsoft trực tiếp từ Outlook.

Các công ty nhỏ hơn làm việc với Microsoft Exchange dưới dạng ứng dụng khách e-mail cũng nên sử dụng Microsoft Outlook làm nền tảng giao tiếp tiêu chuẩn, vì cả hai chương trình đều hoạt động hoàn hảo với nhau. Tóm lại, Microsoft Outlook phù hợp với tất cả người dùng:

• Ai mong đợi rất nhiều từ chương trình e-mail của họ về chức năng, sự thân thiện với người dùng và bản tóm tắt trong nhóm,
• Nói chung sẵn sàng chi tiền cho phần mềm và
• Những người hiện đang làm việc với phần mềm của Microsoft.

Cách bạn có thể biết bạn hiện đang sử dụng phiên bản Outlook nào

Không phải lúc nào bạn cũng cần sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft Outlook. Các biến thể cũ hơn vẫn tiếp tục hoạt động. Theo nguyên tắc chung, các phiên bản Outlook mà Microsoft cung cấp hỗ trợ có thể được sử dụng như trước đây. Hiện tại là:

• Office 365 (phiên bản 16)
• Office2022-2023 (phiên bản 16)
• Office 2016 (phiên bản 16)
• Office 2013 (phiên bản 15)
• Office 2010 (phiên bản 14)

Không còn bất kỳ hỗ trợ nào cho Office 2007. Bất chấp khuyết điểm này, nó có thể chạy trên Windows 10. Windows 7 không nên được sử dụng làm hệ điều hành nữa, vì hỗ trợ của nhà sản xuất cũng đã ngừng hoạt động.

Tôi có phiên bản Outlook nào?

Không khó để tìm ra phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Để biết bạn đã cài đặt phiên bản Outlook nào trên máy tính của mình, hãy làm như sau:

1. Trong Outlook, hãy chọn menu Tệp.

2. Trong bước tiếp theo, hãy chọn mục phụ: "Tài khoản Office".

3. Ở phía bên phải, bạn sẽ tìm thấy cả phiên bản và thông tin giấy phép của phiên bản Outlook của bạn. Nếu tùy chọn "Tài khoản Office" không được hiển thị trong Outlook của bạn, bạn có thể chọn menu "Trợ giúp". Trong trường hợp này, phiên bản sản phẩm thường được hiển thị ở phía bên phải của trang.

Khi bạn đã xác định phiên bản Outlook cụ thể của mình, bạn có thể quyết định:

• cho dù bạn cần một phiên bản mới hay
• muốn tiếp tục làm việc với phiên bản Outlook hiện có và các chức năng hiện có.

Các phiên bản Outlook: giao tiếp e-mail từ năm 1997

Lịch sử của Microsoft Outlook bắt đầu từ năm 1997 với Microsoft Exchange Server 5.5. Với phiên bản đầu tiên của Outlook, Exchange Client và Windows Messaging đã được thay thế. Outlook đầu tiên được gọi là Outlook 8. Outlook đã xuất hiện trong bản phát hành đầu tiên cho cả Windows, MS-DOS và Outlook cho Macintosh. Năm 1997, trọng tâm chính là hệ thống Windows 16-bit. Trong phiên bản Outlook đầu tiên của phiên bản Windows 32 bit, lần đầu tiên Outlook hỗ trợ giao thức pop3 / smtp và imap. Phiên bản 32-bit được phân phối dưới dạng Microsoft Outlook 97 với gói phần mềm Office 97. Hầu hết các gói cung cấp cũng có sẵn trên Mac trong macOS hoặc trên các thiết bị di động của Apple dưới iOS.

Do đó, các phiên bản Outlook mới với các chức năng bổ sung đã được đưa ra thị trường hầu như hàng năm theo thứ tự sau:

• Outlook 98 (Outlook 8.5),
• Outlook 2000 (Outlook 9),
• Outlook XP (Outlook 2002 hoặc Outlook 10)
• Outlook 2003 (Outlook 11)
• Outlook 2007 (Outlook 12 trong gói Office Office 2007)
• Outlook 2010 (Outlook 14 trong gói Office 2010)
• Outlook 2013 (Outlook 15)
• Outlook 2016 (Outlook 16)
• Outlook2022-2023 (Outlook 19)
• Office 365 (Outlook 19)

Nếu bạn không chắc phiên bản Outlook nào phù hợp với mình, bạn có thể tìm một chút trợ giúp tại đây: Hỗ trợ ra quyết định: Tôi có nên mua phiên bản Outlook / Office 32 hay 64 bit không?

Cách đăng nhập cụ thể vào Outlook bằng mật khẩu

Để có thể sử dụng Microsoft Office 365 dưới dạng phiên bản đăng ký, bạn cần có tài khoản trực tuyến với Microsoft. Về cơ bản, bạn tạo tài khoản cá nhân của mình với Microsoft ngay sau khi bạn quyết định sử dụng Microsoft Windows. Đăng ký với Microsoft cho phép bạn truy cập vào tất cả các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft. Ví dụ: từ tài khoản Microsoft của bạn, bạn có thể:

• Nhận đăng ký hàng năm cho Microsoft 365.
• Cài đặt Outlook trên PC hoặc thiết bị di động của bạn.
• Chọn tên Xbox để đăng nhập vào bảng điều khiển Xbox.
• Gán tên Skype cá nhân cho hội nghị truyền hình.

Bạn có thể gán mật khẩu cho tài khoản Microsoft cá nhân của mình trên Internet tại: https://account.microsoft.com/

Sau đó, bạn có thể sử dụng tài khoản Microsoft của mình để đăng nhập vào các dịch vụ khác nhau và vào Outlook bằng tên người dùng và mật khẩu của mình. Trong hầu hết các trường hợp, tên người dùng là địa chỉ email của bạn, theo sau là mật khẩu cá nhân. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, chức năng hỗ trợ của Microsoft có sẵn cho bạn.

Tóm lại, tài khoản Microsoft là vé vào cửa của bạn:

• sang phần mềm như Outlook hoặc Word,
• tệp cá nhân, ảnh, con người và nội dung

được xử lý và lưu trên bảng trên các thiết bị đầu cuối khác nhau.

Tải Outlook xuống máy tính của bạn

Microsoft Outlook và gói Office hiện không được cung cấp dưới dạng phiên bản DVD mà là bản tải xuống. Trên thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể tải Outlook từ khu vực tài khoản được bảo vệ trong tài khoản Microsoft của mình. Ngoài tài khoản Microsoft, điều này cũng yêu cầu đăng ký trả phí đối với Microsoft 365. Quá trình tải xuống hoạt động mà không gặp bất kỳ sự cố nào nếu bạn sử dụng gói 7 điểm sau:

Thiết lập Outlook chuyên nghiệp - kế hoạch 7 điểm của bạn

Sau khi đã tạo tài khoản Microsoft và quyết định chọn phiên bản Office, bạn có thể cài đặt từng chương trình Office riêng lẻ, bao gồm cả Microsoft Outlook, trên ổ cứng PC của mình. Điều này không khó vì một trình hướng dẫn cài đặt được cung cấp cùng với các chương trình. Trước khi có thể cài đặt Microsoft Outlook và các chương trình Office khác, bạn phải đảm bảo rằng thiết bị của mình đáp ứng các yêu cầu hệ thống. Microsoft giải thích rõ ràng các yêu cầu hệ thống trên trang trợ giúp. Microsoft Outlook sẽ chạy trên hầu hết các máy tính mới hoặc hiện tại. Quá trình tải có thể mất nhiều thời gian hơn trên các PC cũ hơn. Điều này không ảnh hưởng đến chức năng của ứng dụng phần mềm.

Cách thiết lập Outlook một cách chuyên nghiệp

Ví dụ về Microsoft 365 cho thấy mức độ thân thiện với người dùng khi thiết lập Outlook:

1. Đăng nhập: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên thiết bị của bạn tại www.microsoft.de.

2. Quyết định cho một biến thể Office: Trong bước thứ hai, bạn phải quyết định một biến thể của Microsoft Office. Để thực hiện việc này, hãy chuyển sang các mục menu Microsoft 365 hoặc Office trong thanh menu của trang bắt đầu Microsoft.

   Chọn gói phù hợp với bạn và nhấp vào nút “Mua” Bạn sẽ được hướng dẫn quy trình đặt hàng và thanh toán.

   

3. Xác minh: Microsoft kiểm tra chi tiết thanh toán và thông tin tài khoản cá nhân của bạn.

4. Kích hoạt loại Outlook: Sau khi tất cả dữ liệu đã nhập đã được kiểm tra, một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra, qua đó quá trình cài đặt được bắt đầu tự động. Quá trình này được thực hiện tự động và trực tiếp từ tài khoản Microsoft của bạn và mất vài phút. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook và các ứng dụng đã cài đặt khác và có được quyền truy cập.

   

5. Kích hoạt Outlook: Sau khi tất cả các thành phần phần mềm đã được lưu trên ổ cứng của bạn, bạn vẫn cần kích hoạt phiên bản Outlook của mình. Để thực hiện việc này, hãy mở ứng dụng Office trong menu bắt đầu của bạn hoặc trong Windows 10, hãy nhập tên của chương trình vào thanh bắt đầu, ví dụ: "Outlook".

   Khi bạn mở ứng dụng lần đầu tiên, một cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra trong đó bạn kích hoạt các điều kiện của thỏa thuận cấp phép. Yêu cầu ở đây là bạn đăng nhập vào Outlook với tư cách người dùng bằng tài khoản Microsoft của mình. Do đó, các quyền cấp phép được truy vấn tự động từ Microsoft và phiên bản Outlook của bạn được kích hoạt.

6. Thiết lập tài khoản email: Khi sử dụng Microsoft Outlook lần đầu tiên, bạn cũng sẽ được yêu cầu thiết lập tài khoản e-mail của mình. Làm theo hướng dẫn trên màn hình. Với nhiều tài khoản e-mail từ các nhà cung cấp nổi tiếng, chỉ cần nhập địa chỉ e-mail và mật khẩu của bạn là đủ. Nếu bạn phải thực hiện cài đặt theo cách thủ công, bạn cũng sẽ cần thông tin về máy chủ thư đến và thư đi.

   Thông tin: Nếu thiết lập không hoạt động lần đầu tiên hoặc nếu bạn muốn thêm nhiều tài khoản hơn, hãy chuyển sang mục menu Tệp trong Outlook. Ở khu vực phía trên của màn hình, điều hướng đến mục phụ: Thêm tài khoản. Trình hướng dẫn thiết lập bắt đầu lại để bạn có thể nhập thông tin chi tiết của mình.

   

7. Nhập thêm thông tin: Sau khi thêm thành công tài khoản email của mình, bạn có thể:

   • Thực hiện các cài đặt cá nhân quan trọng,
   • Tạo các thư mục riêng tư và
   • Tạo chữ ký cho email của bạn

   Thông tin cụ thể của bạn được lưu trữ và lưu trữ an toàn trong các tệp pst trong Outlook.

   Xin chúc mừng! Hộp thư đến e-mail của bạn đã được thiết lập - bây giờ bạn có thể truy cập e-mail cá nhân của mình.

Mật khẩu Outlook: Những gì bạn phải biết

Mật khẩu Outlook của bạn, mật khẩu cần thiết để kích hoạt Outlook, giống với mật khẩu tài khoản Microsoft của bạn. Bạn phải đăng nhập vào phiên bản Outlook trên máy tính trong phần Thông tin / Tài khoản bằng mật khẩu của mình. Có thể xảy ra trường hợp Microsoft yêu cầu bảo vệ bằng mật khẩu khi khởi động Outlook. Vì lý do này, điều quan trọng là phải biết tài khoản và cài đặt tài khoản và sử dụng mật khẩu vừa an toàn vừa quen thuộc với bạn với tư cách là người dùng.

Bạn có thể dễ dàng thay đổi mật khẩu cho Outlook hoặc mật khẩu tài khoản Microsoft của mình tại https://account.microsoft.com/ bằng cách đăng nhập vào khu vực được bảo vệ.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể thay đổi mật khẩu hoặc điều chỉnh thêm đối với cài đặt tài khoản của mình. Nếu bạn quên mật khẩu Outlook, bạn cũng có thể đặt lại mật khẩu. Điều này hoạt động mà không có vấn đề gì nếu bạn nhấp vào nút "Quên mật khẩu" sau khi bạn đã nhập tên tài khoản của mình.

Nếu bạn quên mật khẩu Outlook của mình và đang sử dụng trình duyệt Microsoft Edge trên Windows 10, bạn có thể sử dụng một thủ thuật. Giải pháp là trình quản lý mật khẩu tích hợp trong Edge, bạn có thể đọc tất cả mật khẩu đã được trình duyệt lưu trước. Trong Microsoft Edge trong "Cài đặt / Hồ sơ / Mật khẩu", bạn có thể đọc ra các mật khẩu đã nhập ở dạng văn bản thuần túy trong danh sách mật khẩu. Để làm được điều này, bạn phải đặt trước mật khẩu có thể được lưu trong trình duyệt. Bằng cách nhấp vào "biểu tượng con mắt", mật khẩu đã lưu được hiển thị dưới dạng văn bản thuần túy.

Trong một số trường hợp hiếm hoi, có thể xảy ra trường hợp phải nhập lại mật khẩu Outlook mỗi khi khởi động Outlook. Lý do cho quá trình không chính xác này là một nhiệm vụ không chính xác và cài đặt không chính xác trong trung tâm tin cậy. Trên các trang trợ giúp của Microsoft, bạn sẽ tìm thấy các hướng dẫn mà bạn có thể điều chỉnh thủ công việc gán trong Trung tâm Tin cậy. Nếu bạn sử dụng Outlook 365, bạn sẽ được yêu cầu ít nhất hàng năm, trong một số trường hợp, thường xuyên hơn, nhập mật khẩu Outlook của bạn vào chương trình. Tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của Outlook được Microsoft ưu tiên cao để ngăn chặn việc sử dụng trái phép Outlook. Theo quan điểm của người dùng, bảo vệ bằng mật khẩu cũng rất quan trọng, vì điều này đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hỗ trợ quyết định: Mua Outlook hoặc Office2022-2023 hay thuê Microsoft 365?

Đối với các chiến binh đơn độc và các văn phòng nhỏ, phiên bản đăng ký Office 365 Home với 99 € là một lựa chọn tốt: Bằng cách này, bạn có thể sử dụng tất cả các ứng dụng Office trong phiên bản mới nhất. Do sự cập nhật liên tục và đổi mới trong các chức năng, đầu ra trả tiền cho chính nó một cách nhanh chóng. Với tùy chọn cho thuê, người dùng luôn được cập nhật.

Đối với các công ty thuộc mọi quy mô, câu hỏi quan trọng là bạn nâng cấp lên các phiên bản Office mới hơn thường xuyên như thế nào. Bất kỳ ai đồng hành với mọi thay đổi phiên bản với Microsoft đều tiếp tục làm tốt với phiên bản cho thuê. Nếu các công ty bỏ qua các thay đổi phiên bản liên tiếp, họ sẽ rẻ hơn nếu mua giấy phép mới trực tiếp từ một nhà cung cấp dịch vụ cung cấp các điều kiện hấp dẫn hơn Microsoft.

Tóm tắt về Microsoft Outlook và các tính năng của nó

Microsoft Outlook là chương trình tiêu chuẩn trong giao tiếp văn phòng hiện đại. Là một phần của gói Office hiện đang được bán trong phiên bản đăng ký với tên Microsoft 365, nó bao gồm nhiều chức năng. Ngoài khả năng tạo, nhận và gửi e-mail một cách chuyên nghiệp, Microsoft Outlook được thiết lập theo nhiều cách. Lịch, việc tạo ra các tác vụ cụ thể, chức năng ghi chú và các chức năng khác là đột phá. Hơn hết, sự hợp tác của tất cả các ứng dụng của Microsoft tạo ra một mức giá trị gia tăng cao cho người dùng.

Bạn có thể làm việc cùng nhau một cách tương tác, triển khai các cuộc họp chỉ bằng một nút nhấn và lưu trữ các tài liệu và tệp quan trọng trong cấu trúc thư mục riêng lẻ và truy cập chúng khi đang di chuyển. Người dùng phải tự mình kiểm tra xem phiên bản nào và ưu đãi đăng ký nào là tốt nhất. Để cài đặt Microsoft Outlook, bạn cần có tài khoản Microsoft để tải phần mềm xuống PC của mình. Trong mọi trường hợp, Microsoft Outlook là chương trình giao tiếp nổi tiếng nhất với các chức năng mở rộng cho các mục đích chuyên nghiệp và riêng tư.

Hỏi và đáp về Microsoft Outlook 365 và Outlook2021-2022

Microsoft 365 là gì và nó hoạt động như thế nào?

Dưới tên Microsoft 365, Microsoft bán một gói đăng ký phần mềm để thuê các chương trình Office khác nhau. Đăng ký bao gồm dịch vụ trực tuyến OneDrive, ứng dụng web Office và các chương trình Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher và Access dưới dạng phiên bản trên máy tính. Không phải tất cả các ứng dụng và dịch vụ đều được bao gồm trong mọi ưu đãi trọn gói. Microsoft 365 được cung cấp dưới dạng một phiên bản duy nhất hoặc gia đình cho khách hàng cá nhân. Ngoài ra, các công ty có thể đặt hàng doanh nghiệp hoặc gói xí nghiệp.

Các chương trình và dịch vụ riêng lẻ được chuyển và cấp phép trực tiếp từ tài khoản Microsoft vào ổ cứng của người dùng. Nếu giấy phép, có thể được gia hạn hàng tháng hoặc hàng năm, hết hạn, quyền truy cập vào phần mềm trả phí như Outlook hoặc Word sẽ bị ngừng.

Bạn có thể thiết lập dạng xem với Microsoft 365 như với Office 2010 không?

Các chương trình có trong Microsoft 365 có thể được thay đổi nhiều về cách bố trí. Kích thước và hình thức của các menu, sự lựa chọn màu sắc và định dạng cũng như kích thước phông chữ cũng có thể được điều chỉnh, cũng như bố cục của các khu vực thư mục. Người dùng đã quen với bản trình bày từ Office 2010 có thể điều chỉnh giao diện với các tùy chọn cài đặt trong Microsoft 365. Không có khả năng tạo ra một biểu diễn tương đương. Trường hợp này xảy ra vì Microsoft 365 đã bổ sung nhiều chức năng không được tích hợp sẵn trong các phiên bản cũ. Màn hình được thay đổi trong Microsoft 365 và Outlook trong mục menu "Chế độ xem".

Làm cách nào để bật chế độ tối trong Microsoft 365?

Nhiều ứng dụng và chương trình phần mềm cung cấp chế độ tối trong phiên bản tiêu chuẩn, trong đó chế độ xem có thể được chuyển đổi tự động hoặc chuyển sang tối hoặc sáng. Chế độ tối có một số ưu điểm. Mặt khác, màn hình tối sẽ dễ nhìn vào mắt và giảm mệt mỏi. Trên các thiết bị hoạt động tạm thời bằng pin, chế độ tối cũng kéo dài tuổi thọ pin. Trường hợp này xảy ra vì không phải hiển thị nhiều pixel sáng như trong chế độ xem bình thường.

Bạn có thể kích hoạt chế độ tối cho tất cả các ứng dụng Microsoft 365 như sau:

1. Chuyển sang mục menu Tệp trong Microsoft Outlook và chuyển sang tài khoản Office.
2. Trong mục phụ "Thiết kế văn phòng", chọn "tối". Kết quả là, chế độ tối được kích hoạt cho tất cả các ứng dụng văn phòng.

Thông tin: Bạn có nhiều lựa chọn hơn khi đọc tin nhắn. Bạn có thể bật hoặc tắt chế độ tối trong Outlook. Điều này hoạt động dễ dàng bằng cách sử dụng biểu tượng ở đầu cửa sổ tin nhắn. Nếu bạn kích hoạt biểu tượng "Mặt trời", thông báo sẽ xuất hiện trên nền trắng. Ngược lại, biểu tượng "mặt trăng" cho biết rằng chế độ tối đang được sử dụng.

Trợ lý vắng mặt - tại sao bạn nên biết về tính năng này?

Mọi người đều mong chờ một kỳ nghỉ xứng đáng và một vài ngày nghỉ khi họ không thể liên lạc được bằng email hoặc chỉ ở một mức độ hạn chế. Trong môi trường chuyên nghiệp, các cuộc họp quan trọng hoặc các chuyến công tác cũng có thể hạn chế khả năng sẵn sàng. Đồng thời, bạn bè và đối tác kinh doanh mong đợi phản hồi ngắn hạn về mối quan tâm của họ. Giải pháp để phản hồi nhanh chóng khi vắng mặt đồng thời là trợ lý vắng mặt được tích hợp trong Microsoft Outlook.

Trợ lý vắng mặt được sử dụng để tự động trả lời các tin nhắn đã chọn hoặc tất cả các tin nhắn đến. Thông báo vắng mặt tự động cho bạn biết người nhận đã đi nghỉ bao lâu. Thông tin về các tùy chọn liên hệ thay thế nào có thể được sử dụng cũng có thể được sử dụng.

Bạn có thể kích hoạt thông báo vắng mặt trong Microsoft Outlook theo cách sau:

1. Trong Outlook, bấm vào tab Tệp.

2. Trong "Thông tin" / "Thông tin tài khoản", bạn sẽ tìm thấy nút "Trả lời tự động (vắng mặt)" ở phần trên của menu

3. Một cửa sổ nhập liệu sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chỉ định xem có nên gửi thông báo vắng mặt tự động cho tất cả người gửi hay không hoặc có nên thông báo cho một số địa chỉ liên hệ nhất định hay không. Ví dụ, trong công ty, bạn chỉ có thể thông báo cho những người liên hệ bên ngoài về kỳ nghỉ của mình.

4. Thông báo nghỉ có thể được tùy chỉnh về phông chữ và định dạng. Ngoài ra, bạn phải chỉ định khoảng thời gian mà thông báo nghỉ sẽ được gửi tự động. Bạn có thể kết hợp các ngoại lệ do người dùng xác định trong Quy tắc. Ví dụ: nếu bạn có một liên hệ quan trọng bên ngoài, bạn có thể tự động chuyển tiếp email này đến tài khoản cá nhân của mình.

5. Với một cú nhấp chuột vào "OK", thông báo vắng mặt được kích hoạt.

Làm cách nào để chia sẻ lịch trong Outlook 365?

Một trong những ưu điểm chính của Microsoft Outlook là chức năng của phần mềm. Bên cạnh các:

• Gửi, nhận và lưu trữ email chuyên nghiệp thuộc về
• Lịch cũng vậy
• Các khu vực cụ thể cho nhiệm vụ, danh bạ và ghi chú

phạm vi phân phối của phần mềm truyền thông.

Chức năng lịch của Microsoft Outlook ngày càng trở nên phù hợp trong cả bối cảnh riêng tư và chuyên nghiệp. Các cuộc hẹn riêng tư thường không được lưu riêng trên PC. Thay vào đó, việc lưu và truy cập chúng trên các thiết bị di động như đồng hồ kỹ thuật số hoặc điện thoại thông minh phổ biến hơn. Chia sẻ lịch với các thành viên khác trong gia đình cũng có ý nghĩa. Bằng cách này, các đối tác, con cái hoặc những người khác được thông báo về thời gian rảnh rỗi và theo lịch trình mọi lúc.

Cách chia sẻ lịch

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể chia sẻ lịch chỉ với một vài cú nhấp chuột. Có thể cấp các quyền khác nhau để đảm bảo rằng lịch được lưu giữ một cách chuyên nghiệp. Lịch trong Microsoft Outlook được chia sẻ như sau:

1. Từ menu Bắt đầu, chọn lịch bạn muốn chia sẻ. Bạn có thể tìm thấy chức năng lịch ở phía dưới bên phải trong menu điều hướng.

2. Trong menu lịch ở trên cùng bên phải, bạn sẽ tìm thấy mục phụ "Chia sẻ lịch".

3. Sau khi nhấp vào "Chia sẻ lịch", hãy chọn liên hệ mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Bạn cũng có thể chỉ định mức độ chia sẻ lịch:

   • Có thể hiển thị khi tôi bận.
   • Có thể hiển thị tiêu đề và vị trí.
   • Có thể hiển thị tất cả các chi tiết.
   • Có thể chỉnh sửa.

4. Sau khi nhập thông số kỹ thuật, lịch được chia sẻ với người mục tiêu. Cô ấy nhận được lời mời phê duyệt nó qua email. Sau khi người nhận nhấp vào "chấp nhận" trong thư, lịch được chia sẻ cũng được hiển thị trong danh sách lịch của liên hệ của bạn trong Outlook.

Các mẹo và thủ thuật: Bạn có muốn tạm thời phát hành lịch không? Sau đó, bạn có thể thu hồi ủy quyền của liên hệ của mình bất kỳ lúc nào bằng cách xóa liên hệ trong menu "Chia sẻ lịch".

Ngoài ra: Trong Microsoft Outlook cũng có khả năng thay đổi màu lịch nếu bạn không thích.

Những tính năng mới nào đã được phát hành với Outlook2021-2022?

So với phiên bản trước, Outlook2022-2023 đã tích hợp các chức năng, tiện ích mở rộng và tính năng mới giúp đơn giản hóa hoặc chuyên nghiệp hóa việc xử lý e-mail:

Giải quyết các vấn đề về khả năng tiếp cận	Khả năng truy cập trong e-mail có nghĩa là những thách thức trong việc đọc và chỉnh sửa tài liệu sẽ tự động được giải quyết cho các nhóm người bị hạn chế. Ví dụ, e-mail cho người mù phải được cấu trúc theo cách mà chúng có thể được đọc ra bởi chức năng đọc của Windows mà không có lỗi.
Hộp thư đến có liên quan	Kể từ phiên bản này, các e-mail quan trọng, có liên quan được hiển thị trên tab "Tiêu điểm". Hộp thư đến có liên quan yêu cầu tài khoản email Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365.
Cải thiện hình ảnh	Đồ họa Vectơ có thể mở rộng (SVG) có thể được bao gồm trong thư email.
Hiển thị múi giờ	Có thể hiển thị tối đa 3 múi giờ trên lịch.
Đánh dấu tin nhắn là đã đọc khi xóa	Hệ thống tự động đảm bảo rằng tất cả các tin nhắn được đánh dấu là đã đọc khi chúng bị xóa.
Đọc to e-mail	Thay vì đọc e-mail trực tiếp, chúng có thể được đọc to từ Outlook 2022-2023. Điều này giúp giải phóng nhiều thời gian hơn cho các công việc khác.
Sắp xếp email	Như trong các phiên bản trước, e-mail có thể được sắp xếp tốt hơn và đưa lên nền trước bằng cách sử dụng bộ lọc "chưa đọc".
Tổng quan cuộc họp	Trong các cuộc họp, mọi người đều có thể xem ai đang tham gia cuộc họp. Điều này giúp đơn giản hóa đáng kể việc chuẩn bị cho các hội nghị.

Mẹo: Thông tin thêm về các chức năng mới của Outlook2022-2023 cũng có thể được tìm thấy trong bài viết trợ giúp chính thức của Microsoft.

Ưu điểm của Outlook2022-2023 so với các phiên bản Outlook khác là gì?

Outlook liên tục được phát triển như một công cụ giao tiếp cho các mục đích riêng tư và kinh doanh. Một điểm khác biệt quan trọng và lợi thế đối với các phiên bản Outlook cũ là Outlook2021-2022, giống như toàn bộ bộ Office, chỉ có thể chạy dưới Windows 10. Windows 7 và Windows 8.1 không được hỗ trợ vì hỗ trợ của Microsoft cho cả hai hệ thống đã hết hạn. Đối với người dùng, Windows 10 cung cấp khả năng bảo mật mà vi-rút và phần mềm độc hại có thể được chống lại tốt hơn nhờ tính năng bảo vệ tài khoản tích hợp và tường lửa tích hợp. Do đó, giao tiếp trong Outlook2022-2023 an toàn hơn.

Bước nhảy vọt về đổi mới giữa Outlook2022-2023 và các phiên bản cũ hơn là rất nhỏ, vì chương trình đang tiếp tục được phát triển. Những thay đổi và cải tiến mang tính đột phá được thực hiện ít thường xuyên hơn. Chức năng mới để đọc e-mail dưới dấu hiệu của đa nhiệm được coi là có liên quan thực tế. Ngoài Outlook, tính năng này cũng hoạt động trong Word và Excel. Người dùng có thể chuyển đổi giữa ba giọng nam và một giọng nữ và đặc biệt điều chỉnh tốc độ đọc. Khả năng kết hợp đồ họa 3-D vào thư trong Outlook2022-2023 cũng rất hữu ích.

Office2022-2023 cũng có thể được cài đặt dưới dạng cài đặt nhấp để chạy theo mặc định. Điều này có nghĩa là tất cả các chương trình Microsoft có thể được thiết lập cùng với cài đặt. Nếu bạn chỉ cần Outlook hoặc một ứng dụng phần mềm khác, bạn phải đi đường vòng qua công cụ cung cấp của Microsoft. Outlook trong phiên bản 2022-2023 cũng có thể hoạt động tốt hơn bằng bút trên máy tính bảng và các thiết bị hỗ trợ cảm ứng. Điều này có nghĩa là, trong số những thứ khác, bạn có thể viết và vẽ bằng tay bất cứ lúc nào.

Tóm lại, Outlook2022-2023 hiện cung cấp nhiều chức năng tốt nhất cho thư, Office, lịch và cấu trúc thư mục có thể tùy chỉnh.