Thiết lập và xóa tài khoản Outlook - điều cần chú ý

Hướng dẫn từng bước để thành công

Trung tâm của Microsoft Outlook như một phần của bộ Office là chức năng e-mail và gửi và nhận tin nhắn. Để có thể nhận, thiết kế và gửi e-mail qua Outlook, bạn cần có địa chỉ e-mail. Bạn có thể nhận địa chỉ e-mail từ các nhà cung cấp e-mail khác nhau, ví dụ như từ Google, GMX, Outlook.com hoặc Yahoo.

Khi bạn đã quyết định nhà cung cấp và kích hoạt địa chỉ e-mail cá nhân của mình, bước tiếp theo là thiết lập tài khoản Outlook cho e-mail của bạn trong chương trình. Một vài năm trước, bạn cần thông tin rộng rãi về cài đặt tài khoản của nhà cung cấp email. Trong số những thứ khác, bạn phải biết liệu bạn muốn tạo một tài khoản pop3 hay imap. Điều quan trọng là phải biết tên chính xác của các máy chủ thư đến và đi của tài khoản và nhập chúng vào đúng vị trí trong quá trình thiết lập. Outlook đã đơn giản hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình này, đây là một phần khó khăn và cần được giải thích. Trong chương trình tiền nhiệm Outlook Express, được bao gồm dưới dạng tiêu chuẩn với Windows Vista, đôi khi rất khó để thiết lập tài khoản e-mail trong Outlook.

Từng bước: Cách tạo tài khoản Outlook

Thật dễ dàng để thiết lập một tài khoản Outlook mới trong Microsoft Outlook. Các bước sau là rất quan trọng để bạn có thể truy cập e-mail cá nhân của mình trong Outlook trong vòng vài phút:

1. Thêm tài khoản: Bước đầu tiên là thêm tài khoản email Microsoft Outlook của bạn. Điều này hoạt động bằng cách chọn tùy chọn: “Thêm tài khoản” trong menu “Tệp tin” trong khu vực Thông tin tài khoản.

   

2. Nhập địa chỉ email của bạn: Bạn sẽ được yêu cầu nhập địa chỉ email cá nhân của mình vào hộp thoại tiếp theo. Với các nhà cung cấp e-mail thông thường, quá trình thiết lập sau đó được tự động hóa.

   Ngoài ra, trong “Tùy chọn nâng cao”, bạn có thể cho biết bạn có muốn thiết lập các thông số kỹ thuật của tài khoản theo cách thủ công hay không. Nếu bạn sử dụng tùy chọn này, ngoài địa chỉ e-mail và mật khẩu, bạn cũng sẽ cần thông tin chi tiết của máy chủ thư đến và thư đi.

   

3. Nhập mật khẩu: Sau khi bạn đã nhập địa chỉ email của mình, bạn cũng sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu cá nhân của mình. Nó là mật khẩu của tài khoản email. Sau đó bấm vào "OK".

   

4. Thành lập thành công: Trong quá trình thiết lập tự động trong Microsoft Outlook, một hộp thoại sẽ mở ra trong bước tiếp theo với thông tin rằng hộp thư của bạn đã được thiết lập thành công trong Outlook. Cài đặt tài khoản cụ thể cho máy chủ thư đến, máy chủ thư đi và cài đặt cho cổng SSL tương ứng đã được trình hướng dẫn chuyển đến bảng điều khiển.

   

5. Thay đổi cài đặt: Sau khi thiết lập thành công hộp thư đến e-mail, bạn có thể thực hiện các cài đặt khác trong bước tiếp theo hoặc kiểm tra hộp thư đến của mình:

   • Thêm địa chỉ email khác vào Outlook.
   • Thiết lập Outlook Mobile dưới dạng phiên bản miễn phí trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
   • Thiết lập chữ ký email cho tài khoản mới.
   • Thực hiện cài đặt bộ lọc hoặc thiết lập trợ lý vắng mặt.

Trình hướng dẫn thiết lập trong Microsoft Outlook giúp bạn dễ dàng thêm địa chỉ email mới vào Outlook. Nếu Outlook yêu cầu bạn nhập mật khẩu mạng trong hộp thoại thiết lập, điều này có thể gây nhầm lẫn. Mật khẩu mạng là mật khẩu bạn đã chỉ định khi thiết lập tài khoản thư với nhà cung cấp của mình hoặc mật khẩu do nhà cung cấp của bạn chỉ định.

Đặt tài khoản Outlook theo cách thủ công

Trong hầu hết các trường hợp, Outlook tự động phát hiện các tham số của cài đặt tài khoản của nhà cung cấp e-mail. Đồng thời, trong các trường hợp riêng lẻ, Outlook có thể yêu cầu bạn thực hiện cài đặt tài khoản thủ công trong bảng điều khiển trong quá trình thiết lập. Điều này là cần thiết, ví dụ, nếu bạn tạo trang web của riêng mình với một nhà cung cấp không xác định và nhận các địa chỉ e-mail cá nhân cùng một lúc. Trong trường hợp này, tài khoản Outlook hoặc các tài khoản phải được đặt theo cách thủ công. Các thông số sau là bắt buộc để thiết lập tài khoản theo cách thủ công:

câu hỏi	thông tin
Đó là tài khoản Pop3 hay Imap?	Với tài khoản Pop3, tất cả thông tin được truy xuất từ nhà cung cấp và lưu cục bộ trên ổ cứng. Tài khoản Imap có ưu điểm là tất cả các e-mail đều được lưu trữ tập trung với nhà cung cấp. Chúng có thể được truy cập bằng các thiết bị đầu cuối khác nhau như máy tính bảng, điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay. Các chi tiết của biến thể tài khoản là bắt buộc.
Tên của máy chủ thư đến là gì?	Máy chủ thư đến là địa chỉ của máy chủ cho thư đến tại nhà cung cấp. Bạn sẽ nhận được thông tin từ nhà cung cấp e-mail sau khi bạn đã đăng ký.
Địa chỉ của máy chủ thư đi là gì?	Máy chủ thư đi là máy chủ của nhà cung cấp mà từ đó các thư đi được gửi đi.
Cổng SSL	Mỗi nhà cung cấp chỉ định các tham số khác nhau cho cài đặt tài khoản của máy chủ thư đến và thư đi. Vì lý do này, các cổng SSL, trong số những thứ khác, phải được kiểm tra trong quá trình thiết lập thủ công. Khi bạn tạo tài khoản email, bạn sẽ nhận được mô tả chi tiết về cài đặt tài khoản chính xác từ nhà cung cấp dịch vụ.

Xóa tài khoản Outlook - 5 bước đơn giản để xóa tài khoản

Nếu bạn muốn xóa tài khoản email khỏi Outlook, bạn có thể thực hiện việc này chỉ với một vài cú nhấp chuột:

1. Chọn tài khoản: Điều hướng đến thông tin tài khoản của bạn qua mục menu "Tệp" và chọn tài khoản thư sẽ được xóa.

   

2. Chuyển sang cài đặt tài khoản: Trong bước tiếp theo, chuyển sang mục menu đầu tiên trong cài đặt tài khoản: "Thêm hoặc xóa tài khoản …".

   

3. Chọn và xóa tài khoản: Trong hộp thoại mở ra, chọn tài khoản bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa.

   

4. Lời khuyên bảo mật: Để có thể xóa vĩnh viễn tài khoản e-mail, bạn phải xác nhận truy vấn bảo mật.

   

5. Đã xóa tài khoản thành công: Nếu bạn đã xác nhận câu hỏi bảo mật bằng "Có", tài khoản của bạn đã bị xóa. Bạn có thể lưu trước các tin nhắn đã lưu và đã gửi của mình trong một tệp OST.

Mẹo, thủ thuật và khắc phục sự cố của Microsoft Outlook để thiết lập tài khoản

Thiết lập hồ sơ thứ hai

Sự cố và thông báo lỗi khó xảy ra khi thiết lập hoặc xóa e-mail trong phiên bản Microsoft Outlook hiện tại. Vì lý do này, việc khắc phục sự cố trên diện rộng chỉ cần thiết trong các trường hợp riêng lẻ. Đồng thời, bạn nên biết rằng các thư và thông tin trong Outlook được lưu trong một tệp dữ liệu có phần mở rộng là “pst” và “ost”. Tệp dữ liệu Outlook này có thể được tìm thấy nhanh chóng bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm trong Explorer. Người dùng chưa có kinh nghiệm nên tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp để di chuyển hoặc sao chép các tệp pst. Về cơ bản, bạn có thể thiết lập hồ sơ thứ hai trong Outlook và sử dụng hồ sơ này để sửa chữa một tài khoản không còn hoạt động.

Sử dụng các cấu hình Outlook khác nhau

Nếu bạn muốn tách biệt chặt chẽ các e-mail và tài khoản công việc và riêng tư, bạn có thể tạo các cấu hình Outlook khác nhau. Khi nào và liệu điều này có hợp lý hay không được quyết định trên cơ sở từng trường hợp. Bạn cũng có thể quản lý hoặc thay đổi cấu hình trong phiên bản Outlook hiện tại trong cài đặt tài khoản.

Thiết lập một tài khoản e-mail khác thay vì Exchange làm tài khoản e-mail

Trong lịch sử, Outlook đã được coi là ứng dụng khách tiêu chuẩn cho Microsoft Exchange. Vì lý do này, địa chỉ e-mail Exchange luôn được liệt kê là địa chỉ e-mail chuẩn. Điều này có thể có vấn đề, đặc biệt là trong các phiên bản Outlook cũ hơn, vì e-mail có thể vô tình được gửi từ sai địa chỉ. Với một cài đặt đơn giản, bạn có thể tránh được lỗi này và thay đổi tài khoản mặc định.

Tóm tắt: Điều này phải được tính đến khi thiết lập và xóa tài khoản Outlook

Với trình hướng dẫn thiết lập trong Microsoft Outlook, các tài khoản mới có thể được thêm vào một cách dễ dàng mà không cần biết trước. Cũng có thể xóa các tài khoản hiện có trong năm bước đơn giản. Nhờ giao diện đơn giản, thân thiện, người dùng có thể tập trung vào giao tiếp e-mail với Outlook và thiết lập tài khoản e-mail mới mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.