Một độc giả gần đây đã báo cáo: Anh ta đã xóa vài trăm MB tệp đính kèm trong Outlook của mình, nhưng tệp dữ liệu vẫn lớn như sau khi "dọn dẹp mùa xuân" như trước đây.
Điều này là do Outlook không giải phóng ngay không gian mà các mục đã xóa chiếm sau một hành động xóa. Để thực hiện việc này, trước tiên cần tổ chức lại tệp dữ liệu. Nếu Outlook sắp xếp lại tệp dữ liệu sau mỗi lần xóa hoặc sau khi thêm dữ liệu, chương trình sẽ liên tục bận, đĩa cứng của bạn sẽ chạy liên tục, điều này sẽ làm tăng đáng kể sự hao mòn. Do đó, Outlook đánh dấu không gian bị chiếm bởi các mục đã xóa là "không sử dụng" và chỉ tự động dọn dẹp khi các mục đã xóa bao gồm 20 phần trăm tệp dữ liệu. Để làm điều này, chương trình sử dụng thời gian nhàn rỗi để bạn không nhận thấy sự sắp xếp lại.
Vì có thể mất một khoảng thời gian để Outlook tự động sắp xếp lại tệp, tôi khuyên bạn nên kích hoạt nén tệp dữ liệu theo cách thủ công sau một thao tác xóa lớn. Thao tác này sẽ thu nhỏ tệp dữ liệu ngay lập tức. Điều này sau đó cũng đáng chú ý trong các quy trình sao lưu trong tương lai, vì những quy trình này không mất nhiều thời gian nữa. Để nén tệp dữ liệu:
- Gọi trong Outlook từ 2010 Tệp - Cài đặt tài khoản - Cài đặt tài khoản trên. Trong Outlook 2007 và 2003, bạn gọi Công cụ - Tùy chọn - Thiết lập Email trên.
- bấm vào Hồ sơ dữ liệu, chọn tệp và nhấp vào cài đặt.
- bấm vào Nén ngay bây giờ MỘT..
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện hiển thị tiến trình của hành động nén. Ngay sau khi cửa sổ biến mất, hãy đóng hộp thoại khỏi ảnh.
- Nếu bạn có nhiều tệp dữ liệu (vì bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook), hãy nén tất cả các tệp dữ liệu mà bạn đã xóa các mục trước đó.
