Điều này xảy ra ngày càng thường xuyên: Nếu bạn sử dụng sổ làm việc Excel làm nguồn dữ liệu trong một mẫu tự trong Word 2003/2002, các vấn đề với định dạng ngày tháng có thể phát sinh. Đây là cách để vượt qua khó khăn này.
Ví dụ: nếu ngày được chuyển sang dạng ký tự từ cột có ngày trong bảng Excel, thì ngày đó luôn xuất hiện trong Word ở định dạng "MM / DD / YYYY", bất kể bạn đã định dạng nó như thế nào. Thật là khó chịu!
Sự cố luôn xảy ra trong Word 2003/2002 khi Word xác định bộ lọc nhập cho chính nguồn dữ liệu khi truy cập bảng Excel. Sau đó, một bộ lọc được sử dụng không định dạng đúng ngày và thay vào đó chuyển ngày theo định dạng ngày chuẩn.
Tránh lỗi định dạng này và đặt Word để bạn có thể tự xác định bộ lọc nhập. Sau đó chọn tùy chọn "Trang tính Microsoft Excel qua trình chuyển đổi" hoặc "Trang tính MS Excel qua DDE" làm bộ lọc nhập, tùy thuộc vào phiên bản Word và bộ lọc đã cài đặt. Đó là cách nó hoạt động:
- Gọi menu EXTRAS - OPTIONS và chuyển sang tab CHUNG. Kích hoạt hộp kiểm "Xác nhận chuyển đổi khi mở". Thoát khỏi hộp thoại với OK. Bạn chỉ phải thực hiện bước này một lần; Word sẽ ghi nhớ cài đặt này vĩnh viễn.
- Xin lưu ý: Không có thay đổi trong menu EXTRAS - OPTIONS, tab CHUNG, Word thường tự đặt bộ lọc nhập khi tải tệp không có định dạng Word. Điều này không chỉ áp dụng cho nguồn dữ liệu cho các mẫu tự mà còn cho các tài liệu thông thường mà bạn muốn tiếp quản từ trình xử lý văn bản của bên thứ ba hoặc bao gồm một tệp văn bản thuần túy. Chỉ khi bạn kích hoạt hộp kiểm "Xác nhận chuyển đổi khi mở", bạn sẽ luôn được hỏi về định dạng mong muốn và có thể tự quyết định.
- Bây giờ, hãy tạo biểu mẫu của bạn bằng cách gọi menu EXTRAS - LETTERS AND MAILINGS - SERIAL LETTER CREATION (Word 2003) hoặc EXTRAS - LETTERS AND MAILINGS - SERIAL PRINT WIZARD (Word 2002).
- Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn loại tài liệu mong muốn, ví dụ: "Chữ cái".
- Trong bước thứ hai của trình hướng dẫn, sử dụng nút tùy chọn "Sử dụng tài liệu hiện tại" để chỉ định rằng tài liệu hiện tại sẽ được sử dụng như một mẫu tự.
- Trong bước thứ ba, chọn tùy chọn "Sử dụng danh sách hiện có" và nhấp vào "Duyệt qua". Sau đó chuyển sang thư mục chứa tệp Excel của bạn. Chọn tệp Excel và nhấp vào "Mở".
- Vì bạn đã chỉ định trong bước đầu tiên rằng bạn muốn tự xác định định dạng tệp khi mở tệp "ngoại lai", một hộp thoại hiện xuất hiện trong đó bạn có thể chỉ định loại nguồn dữ liệu. Tùy thuộc vào phiên bản Word và bộ lọc nhập đã cài đặt, hãy chọn tùy chọn "Trang tính Microsoft Excel qua trình chuyển đổi (* .XLS; *. XLW)" hoặc "Trang tính MS Excel qua DDE (* .XLS)". Xác nhận lựa chọn của bạn với OK ".
- Một cửa sổ hộp thoại khác bây giờ xuất hiện: Nếu bạn đã chọn "Trang tính Microsoft Excel qua trình chuyển đổi (* .xls; *. Xlw)" làm bộ lọc nhập, tiêu đề của cửa sổ hộp thoại được hiển thị là "Mở trang tính". Tuy nhiên, với bộ lọc nhập "Trang tính MS Excel qua DDE (* .xls)", hộp thoại "Microsoft Excel" sẽ xuất hiện. Bất kể cửa sổ nào xuất hiện với bạn, bạn có thể chọn trang tính mong muốn có chứa dữ liệu địa chỉ của bạn. Sau đó xác nhận hộp thoại với "Ok".
- Hộp thoại người nhận phối thư bây giờ xuất hiện trong đó bạn có thể chọn địa chỉ của mình. Tại đây, bạn có thể đặt bộ lọc địa chỉ và / hoặc xóa các địa chỉ riêng lẻ khỏi danh sách địa chỉ bằng cách hủy kích hoạt hộp kiểm tương ứng.
- Khi bạn đã xác nhận hộp thoại người nhận phối thư bằng OK, bạn có thể chèn các trường phối thư vào tài liệu của mình trong bước thứ tư của trình hướng dẫn phối thư.
Các trường ngày giờ đã được chấp nhận chính xác do bộ lọc nhập mà bạn đã tự chọn và xuất hiện ở định dạng chính xác mà bạn đã xác định trong Excel.
Bạn có thể tìm thấy nhiều thông tin hơn và các mẹo hữu ích về mẫu đơn trong các bài viết này.
