Mục lục
Bằng hệ thống điện thoại hoặc hội nghị video, các cuộc họp cũng có thể được tổ chức với những người ở các thành phố khác hoặc thậm chí quốc gia. Điều đó giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại. Tuy nhiên, có một số thách thức về kỹ thuật và giao tiếp
Hội nghị qua điện thoại và video đương nhiên thích hợp cho các cuộc họp mà những người tham gia không tập trung tại một nơi. Bạn có những lợi thế khác:
- Bạn có thể được triệu tập trong thời gian ngắn.
- Mọi người có thể được thêm vào sau hoặc cho một phần của cuộc họp.
Bạn nên ghi nhớ điều này cho các cuộc hội thảo qua điện thoại và video
- Kiểm tra kỹ thuật (trưởng nhóm): Với tư cách là người lãnh đạo, bạn khởi động hệ thống trước và kiểm tra xem kết nối có hoạt động hay không trước khi những người tham gia khác tham gia. Nếu không, bạn có nguy cơ khởi đầu khó khăn vì trước tiên có thể cần kiểm tra âm thanh hoặc phải điều chỉnh cài đặt.
- Kiểm tra kỹ thuật (người tham gia): Yêu cầu tất cả những người tham gia thực hiện kiểm tra hệ thống trước. Hệ thống video thường có một liên kết để bạn gửi cho những người tham gia. Nếu không, bạn sẽ dành vài phút đầu tiên để giải quyết các vấn đề kỹ thuật của người tham gia.
- Giới thiệu: Nếu cần, hãy giới thiệu ngắn gọn về công nghệ: Làm thế nào để tôi lên tiếng? Làm cách nào để bật lên / xuống? Làm cách nào để tắt tiếng micrô / điện thoại? Tôi có những lựa chọn nào khác, ví dụ: B. để tải lên các tập tin hoặc để chia sẻ màn hình của riêng bạn?
- Loại bỏ nhiễu: Đảm bảo rằng (và những người tham gia) không có tiếng ồn xung quanh. Điều đó có nghĩa là: đóng cửa sổ, tắt máy lạnh hoặc máy in, tránh phòng có tiếng vang, tắt điện thoại thông minh của bạn.
- Nói tạm dừng: Chỉ ra cho những người tham gia rằng việc tạo cơ hội cho người khác phản hồi lâu hơn là gặp mặt trực tiếp là điều hợp lý. Nếu ai đó bắt đầu nói quá nhanh (để có thể nói), có thể xảy ra trường hợp không đến được vài từ đầu tiên (ví dụ: do người đó nhấn nút nói quá muộn).
- Tiếp cận trực tiếp: Nếu bạn muốn nói chuyện với một người cụ thể, hãy gọi họ bằng tên. Bằng cách này, người đó biết rằng họ đang muốn nói và bạn không cần phải lặp lại câu hỏi vì người đó đã nhận ra rằng bạn đã nói chuyện với họ quá muộn.
Cách điều khiển cuộc gọi hội nghị
- Tên tên: Những người tham gia không nhìn thấy nhau. Nếu những người tham gia chưa biết nhau, họ nên nêu tên của họ trong một vài lần đóng góp đầu tiên. Nếu không những người khác sẽ không biết ai đang nói.
- Cử chỉ / nét mặt bằng lời nói: Các bên khác không thể gặp nhau trong cuộc gọi hội nghị. Vì vậy, bạn cũng không nhìn thấy nét mặt và cử chỉ của những người khác. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải rõ ràng về mọi thứ bạn muốn bày tỏ.
Mẹo về các tính năng đặc biệt của hội nghị truyền hình
- Tai nghe thay cho loa: Trong trường hợp hội nghị truyền hình trên PC, hãy thông báo cho những người tham gia rằng họ nên tắt loa ngoài của PC và sử dụng tai nghe. Nếu không, sẽ có hiệu ứng tiếng vọng khi người tham gia nói và giọng nói của họ được tái tạo qua loa và thu bằng micrô.
- Kiểm duyệt giọng nói: Với một số hệ thống, chỉ một người có thể phát biểu tại một thời điểm; người điều hành phải cho họ sàn (đọc: thả micrô của họ ra). Điều này thật tuyệt vời vì nó nhanh chóng trở nên hỗn loạn khi một số người tham gia đang nói chuyện với nhau. Ngoài ra, đôi khi cũng có sự chậm trễ thời gian, dẫn đến một sự kỳ lạ, bởi vì thời gian giao tiếp bị trì hoãn. Nếu kỹ thuật cho phép bạn nói cùng một lúc: Hãy xem những người tham gia có đủ kỷ luật hay không. Nếu bạn không, hãy chuyển sang nói có kiểm duyệt.
