Nếu có vấn đề trong Outlook, nó thường liên quan đến việc gửi hoặc nhận tệp đính kèm. Chúng tôi đã tổng hợp các nguồn lỗi quan trọng nhất và giải pháp sự cố tương ứng cho bạn.
Nguồn lỗi 1: tệp đính kèm không được chuyển
Một độc giả mới đây đã báo cáo về một hiện tượng kỳ lạ: Không có tệp nào anh ấy đính kèm vào email trong Outlook đến được người nhận. Các email vẫn còn nguyên vẹn nhưng không có tệp đính kèm. Nếu anh ta gửi các tệp qua e-mail qua giao diện web của nhà cung cấp e-mail của mình, chúng sẽ đến mà không có bất kỳ lỗi nào.
Nguyên nhân gây ra lỗi cho người dùng này là định dạng e-mail đã chọn: Miễn là định dạng được đặt thành "Rich-Text", các tệp đính kèm sẽ bị mất khi chúng được gửi - mà không có thông báo lỗi.
Sau khi định dạng email được thay đổi thành HTML, không còn vấn đề gì với việc gửi tệp.
Nếu bạn cũng gặp sự cố khi tệp đính kèm biến mất, hãy tiến hành như sau:
- Gọi lệnh "Tools, Options, E-Mail Format".
- Chọn định dạng "HTML" trong trường "Soạn ở định dạng tin nhắn".
- Nhấp vào nút "Định dạng Internet" trên "Đăng ký".
- Chọn “Chuyển đổi sang định dạng HTML” trong “Tùy chọn văn bản đa dạng thức của Outlook”. Điều này đảm bảo rằng không chỉ các e-mail mới được viết, mà cả các thư trả lời và chuyển tiếp cũng được chuyển đổi thành định dạng HTML (Outlook thường sử dụng định dạng mà trong đó thư gốc đã được nhận để trả lời và chuyển tiếp).
- Đóng hộp thoại.
Một lưu ý khác: Nếu tệp đính kèm không đến được với người dùng cá nhân mặc dù đã thay đổi định dạng tin nhắn, bạn có thể đã chọn rõ ràng định dạng tin nhắn văn bản đa dạng thức cho liên hệ này. Bạn có thể thay đổi điều đó như sau:
- Mở liên hệ.
- Bấm đúp vào địa chỉ email để mở hộp thoại "Thuộc tính email".
- Trong trường “Định dạng Internet”, hãy chọn “Outlook sẽ chọn định dạng gửi tốt nhất” (hoặc “Gửi dưới dạng văn bản thuần túy”).
- Lưu và đóng số liên lạc.
Nếu người nhận email của bạn thay vào đó phàn nàn rằng các tệp đính kèm đến dưới dạng tệp có tên Winmail.dat và không đọc được, thì điều này có lý do sau: Bạn đã đặt định dạng văn bản đa dạng thức thư trong Outlook của mình và người nhận e-mail không hoạt động với Outlook. Để tránh lỗi này trong tương lai, hãy bật HTML hoặc văn bản thuần túy trong Outlook qua EXTRAS >> TÙY CHỌN >> ĐỊNH DẠNG E-MAIL.
Gửi lại tệp đính kèm sau khi thay đổi định dạng thư. Nếu không được, hãy giới thiệu chương trình miễn phí Fentun (www.fentun.com) cho người nhận Winmail.dat, chương trình này sẽ trích xuất chính xác các tệp đính kèm từ Winmail.dat.
Nguồn lỗi 2: Trình quét vi-rút và tường lửa ngăn chặn việc truyền
Nếu Outlook gửi e-mail có tệp đính kèm nhưng không xóa nó khỏi hộp thư đi và lặp lại điều này nhiều lần, trình quét vi-rút thường là nguyên nhân gây ra lỗi. Chính xác hơn, nó là một trình quét vi rút được tích hợp trong Outlook dưới dạng một phần bổ trợ, không chỉ kiểm tra thư điện tử đến mà còn cả thư điện tử gửi đi. Một phần bổ trợ như vậy cũng có thể là lý do tại sao các e-mail có tệp đính kèm được nhận nhiều lần trên một máy tính cụ thể mặc dù chúng chỉ được gửi một lần.
Outlook thường thiết lập kết nối với máy chủ thư khi gửi / nhận e-mail. Sau đó, nó sẽ được kiểm tra những e-mail nào trên máy chủ và những e-mail nào đã được chuyển đến hộp thư Outlook theo danh sách trong Outlook. Sau đó, các e-mail chưa có trong Outlook sẽ được truy xuất. Sau đó, Outlook sẽ ngắt kết nối và cập nhật danh sách các e-mail đã nhận. Nếu kết nối bị chấm dứt sớm, Outlook sẽ không cập nhật danh sách các e-mail đã nhận, mặc dù e-mail có thể đã được chuyển. Lần tiếp theo khi kết nối được thiết lập, Outlook có một danh sách không còn được cập nhật và tìm nạp các e-mail không có trong danh sách (ngay cả khi chúng đã có trong hộp thư). Danh sách chỉ được cập nhật sau khi kết nối máy chủ đã được đóng chính xác.
Phần bổ trợ quét vi-rút chuyển đổi giữa Outlook và máy chủ thư. Outlook giao tiếp với trình quét vi-rút và không còn với máy chủ thư nữa - từ bây giờ máy chủ thư cũng chỉ giao tiếp với trình quét vi-rút. Điều này thêm một nguồn lỗi khác. Khi đó, một trục trặc trong trình quét vi rút có thể đảm bảo rằng danh sách các e-mail đã gửi không được cập nhật.
Ngược lại, có thể xảy ra trường hợp e-mail đã được gửi đi nhưng không được đánh dấu là "đã gửi" trong hộp thư đi do sự cố.
Ngay cả khi Outlook của bạn đã hoạt động bình thường trong nhiều năm với trình quét vi rút tích hợp, sự cố như vậy có thể là do bản cập nhật.
Do đó, bạn nên luôn hủy kích hoạt phần bổ trợ quét vi-rút trong Outlook. Phần bổ trợ này không cung cấp thêm bất kỳ bảo mật nào: vi-rút hoặc phần mềm độc hại kỹ thuật số khác mà bạn đã nhận được trong phần đính kèm tệp chỉ hoạt động ngay sau khi bạn mở phần đính kèm tệp. Tuy nhiên, tất cả các trình quét vi-rút có sẵn trên thị trường đều tự động kiểm tra mọi tệp mới mở - và do đó cũng sẽ phát hiện vi-rút trong tệp đính kèm ngay khi bạn mở tệp đính kèm. Vì trình quét được tích hợp dưới dạng phần bổ trợ trong Outlook sử dụng các định nghĩa và phương pháp vi-rút giống nhau để phát hiện phần mềm độc hại kỹ thuật số khi máy quét chạy trong nền, nên phần bổ trợ không cung cấp bất kỳ biện pháp bảo vệ bổ sung nào.
Do đó, bạn nên tắt phần bổ trợ trong gói bảo vệ chống vi-rút và Internet hoặc trực tiếp trong Outlook. Mặt khác, bạn nên giữ một bổ trợ bảo vệ chống thư rác, vì kinh nghiệm cho thấy rằng nó giúp loại bỏ thư rác.
Trong Outlook lên đến phiên bản 2003, bạn tắt phần bổ trợ quét vi-rút như sau:
- Gọi lệnh TOOLS >> OPTIONS.
- Trên tab BỔ SUNG, nhấp vào TÙY CHỌN NÂNG CAO, sau đó nhấp vào TRÌNH QUẢN LÝ THÊM. Bạn có thể tìm thấy các phần bổ trợ đến từ trình quét vi rút tại đây.
- Nếu bạn không thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, hãy nhấp vào tab TÙY CHỌN NÂNG CAO trên phần bổ trợ COM.
- Tắt phần bổ trợ bằng cách bỏ dấu tích phía trước tên.
- Đóng tất cả các hộp thoại.
Trong Outlook 2007, hãy làm như sau:
- Gọi lệnh TOOLS >> TRUST CENTER.
- Mở tab THÊM VÀO.
- Tìm kiếm phần bổ trợ quét virus bằng cách chọn lần lượt các danh mục khác nhau trong mục QUẢN LÝ và nhấp vào ĐI ĐẾN.
- Bỏ dấu kiểm ở phía trước tên của phần bổ trợ.
- Đóng tất cả các hộp thoại.
Nguồn lỗi 3: Outlook ngừng phản hồi khi chèn tệp
Điều đó đã xảy ra với bạn? Nếu bạn nhấp vào biểu tượng dấu ngoặc để chèn tệp vào email mới, Outlook sẽ đóng băng và ngừng phản hồi. Mặt khác, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các tập tin vào cửa sổ tin nhắn.
Lỗi xảy ra nếu bạn đã liên kết ổ đĩa mạng với ký tự ổ đĩa và ổ đĩa mạng không khả dụng khi bạn nhấp vào biểu tượng CHÈN TẬP TIN. Điều này có thể xảy ra nếu máy tính chứa ổ đĩa bị tắt hoặc nếu bạn hiện không đăng nhập vào cùng một mạng với máy chủ có ổ đĩa mạng.
Khi bạn bấm vào biểu tượng dấu ngoặc, Outlook sẽ mở hộp thoại CHÈN TỆP. Và nếu ổ đĩa mạng không khả dụng, trước tiên, Outlook sẽ đợi cho đến khi thời gian chờ đã đặt cho nó hết hạn.
Để tránh tình trạng tạm dừng gây phiền nhiễu này, hãy ngắt kết nối máy tính của bạn khỏi ổ đĩa mạng (không khả dụng):
- Đi tới BẮT ĐẦU >> KHÔNG GIAN LÀM VIỆC.
- Gọi lệnh TOOLS >> DISCONNECT NETWORK DRIVE.
Nếu bạn không thể thấy menu CÔNG CỤ trong Windows Vista / 7, hãy nhấn phím ALT để hiển thị menu. Nếu ngắt kết nối ổ đĩa mạng không làm tăng tốc độ mở hộp thoại INSERT FILE, hãy xóa lịch sử trình duyệt trong Internet Explorer. FTP và địa chỉ mạng bạn đã nhập cũng được ghi lại ở đây.
- Để thực hiện việc này, hãy khởi động INTERNET EXPLORER.
- Gọi lệnh TOOLS >> INTERNET OPTIONS.
- Trong LỊCH SỬ TRÌNH DUYỆT, bấm XÓA.
- Sau đó bấm vào XÓA LỊCH SỬ và xác nhận với CÓ.
- Đóng hộp thoại trong Internet Explorer.
