Cho dù bạn muốn sao lưu dữ liệu liên hệ từ Outlook của mình thường xuyên hoặc bạn muốn chuyển chúng từ Outlook trong văn phòng sang Outlook riêng tư của bạn hoặc cung cấp chúng cho đồng nghiệp: Cách dễ nhất để thực hiện việc này là xuất sổ địa chỉ
Nếu bạn muốn tạo bản sao lưu hoặc chuyển dữ liệu đã xuất sang Outlook khác, bạn nên lưu dữ liệu trong tệp PST. Sau đó, bạn có thể chỉ cần đọc trong tệp PST bằng một Outlook khác.
Nếu bạn muốn chuyển dữ liệu cho đồng nghiệp không có Outlook, họ không thể làm gì với tệp PST. Sau đó, bạn nên xuất các địa chỉ ở định dạng Excel hoặc định dạng CSV (trong Outlook, điều này được gọi là "các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy").
Xuất hoàn toàn sổ địa chỉ
Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh Tệp → Nhập / Xuất trên. Trong Outlook 2010, bạn gọi Tệp → Mở → Nhập trên.
- Lựa chọn Xuất sang tệp và nhấp vào Hơn nữa.
- Lựa chọn Tệp thư mục cá nhân (.pst) (hoặc trong Outlook 2010 Tệp dữ liệu Outlook (.pst)) và nhấp vào Hơn nữa.
- Lựa chọn liên lạc và chuyển đổi tùy chọn Bao gồm các thư mục con Một. Sau đó bấm vào Hơn nữa.
- Chọn hơn Tìm kiếm chọn thư mục mà tệp PST sẽ được lưu và nhập tên tệp mô tả, chẳng hạn như danh bạ-backup.pst.
- Giữ tùy chọn Thay thế các bản sao bằng các mục đã xuất tại và nhấp vào Hoàn thành.
- Nếu dữ liệu không có độ nhạy cao, hãy chọn Không có mã hóa và nhấp vào VÂNG. Trong Outlook 2010, chỉ cần để trống các trường mật khẩu và nhấp vào VÂNG. Nếu bạn cần bảo vệ bản sao lưu, hãy chọn Mã hóa mạnh mẽ và nhập mật khẩu hai lần. Các tùy chọn Lưu mật khẩu này trong danh sách mật khẩu Tất nhiên, hãy tắt nó đi, nếu không, bất kỳ ai có quyền truy cập vào PC của bạn đều có thể mở tệp mà không cần nhập mật khẩu. Đóng hộp thoại với VÂNG.
Trong quy trình được mô tả, trong thư mục Các sự liên hệ được đề xuất các mục nhập chưa được lưu. Chúng nằm ở cuối danh sách lựa chọn ở bước 4. Không thể chọn chúng cùng với các số liên lạc trong khi giữ phím CTRL. Nếu bạn muốn lưu chúng, bạn phải lặp lại các bước từ 1 đến 7 bên dưới.
Nhập lại bản sao lưu
Nếu bạn muốn (lại) đọc các địa chỉ trên cùng một PC hoặc một PC khác, hãy tiến hành như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh Tệp → Nhập / Xuất trên. Trong Outlook 2010, hãy chọn Tệp → Mở → Nhập.
- Lựa chọn Nhập từ các chương trình hoặc tệp khác và nhấp vào Hơn nữa.
- Lựa chọn Tệp thư mục cá nhân (.pst) và bấm vào Hơn nữa.
- Chọn tệp PST đã sao lưu.
- Nếu bạn đã thay đổi một số liên hệ trong Outlook của mình kể từ khi sao lưu, hãy chọn trong hộp thoại nhập Không nhập các bản sao nếu không những thay đổi đối với danh bạ sẽ bị dữ liệu cũ ghi đè. Nếu bạn muốn tự mình quyết định phiên bản nào sẽ giữ trong sổ địa chỉ trong trường hợp trùng lặp, hãy chọn Cho phép các bản sao được tạo kết thúc. Sau đó, bạn phải xem qua sổ địa chỉ sau khi nhập và xóa các bản sao không cần thiết.
- bấm vào Hơn nữa.
- Chuyển đổi tùy chọn Bao gồm các thư mục con và chọn tùy chọn Nhập các mục vào cùng một thư mục trong: Thư mục Cá nhân (nếu bạn có nhiều thư mục cá nhân trong Outlook 2010, hãy lấy cái bạn muốn).
- bấm vào Hoàn thành.
