Với sự trợ giúp của Tìm kiếm nâng cao của Outlook, bạn có thể thu hẹp kết quả tìm kiếm nào được hiển thị. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
Trong Outlook lên đến phiên bản 2003, bạn gọi lệnh "Công cụ, Tìm kiếm, Tìm kiếm nâng cao", trong Outlook 2007 lệnh "Công cụ, Tìm kiếm tức thì, Tìm kiếm nâng cao".
Trong Outlook 2010, chức năng tìm kiếm nâng cao được ẩn (không cần thiết). Cách nhanh nhất để gọi nó lên vẫn là nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + F đã được sử dụng trong các phiên bản trước đó.
Thủ tục rườm rà hơn nhiều thông qua ribbon menu:
-
Nhấp vào trường tìm kiếm ("Tìm kiếm tất cả … phần tử").
-
Giờ đây, bạn cũng có thể thấy tab “Công cụ tìm kiếm” trong ruy-băng trình đơn. Nhấp vào đây trong nhóm “Tùy chọn” trên nút “Công cụ tìm kiếm” và sau đó nhấp vào lệnh “Tìm kiếm nâng cao”.
Trong hai trường phía trên tab, hãy chọn phần tử Outlook sẽ được tìm kiếm (ví dụ: thư) và trong thư mục nào (bạn có thể xác định điều này sau khi nhấp vào "Tìm kiếm").
Trên tab "Tin nhắn", chỉ định các thuật ngữ được tìm kiếm trong chủ đề và / hoặc trong nội dung tin nhắn. Bạn cũng có thể lọc ở đây theo người gửi, người nhận và khoảng thời gian. Các trường riêng lẻ có ý nghĩa sau:
-
"Tìm kiếm" (trên tab "Tin tức"): Nhập cụm từ tìm kiếm hoặc một số cụm từ được phân tách bằng dấu phẩy; nếu bạn nhập nhiều cụm từ, Outlook sẽ hiển thị tất cả các thư có chứa một trong các cụm từ này (đó là tìm kiếm bằng toán tử OR).
-
"Trong": Khi tìm kiếm e-mail, ở đây bạn xác định xem chỉ nên tìm kiếm trường chủ đề, chủ đề và nội dung thư hoặc các phần tử e-mail khác.
-
“Từ”: Điều này cho phép bạn giới hạn tìm kiếm đối với các e-mail từ một người gửi cụ thể; để làm điều này, hãy chọn liên hệ có liên quan.
-
"Đã gửi đến": Ngược lại, bạn cũng có thể giới hạn tìm kiếm cho một người nhận cụ thể.
-
"Trong đó tôi": Tại đây bạn có thể chỉ định xem bạn muốn chỉ tìm kiếm trong các e-mail mà bạn là người nhận duy nhất trong trường "Tới" hay bạn đã nhận cùng với những người khác (tên của bạn có trong "Tới" ) - hoặc trong trường "Cc")
-
"Thời gian": Ở đây bạn có thể chỉ định rằng bạn chỉ muốn tìm kiếm các e-mail mà bạn đã nhận hoặc gửi trong một khoảng thời gian nhất định hoặc trước một thời điểm nhất định.
Trên tab "Tùy chọn bổ sung", bạn có thể, trong số những thứ khác, Lọc các email có hoặc không có tệp đính kèm hoặc cả kích thước của email:
-
"Danh mục": Bạn chỉ có thể sử dụng quyền này để tìm kiếm cụ thể các email mà bạn đã chỉ định các danh mục nhất định.
-
"Chỉ các yếu tố như vậy": Tại đây bạn xác định xem nên tính đến các e-mail đã đọc hay chỉ chưa đọc.
-
"Chỉ các phần tử có": Tại đây bạn lọc các e-mail có tệp đính kèm hoặc không có tệp đính kèm.
-
"Với mức độ quan trọng": Điều này có nghĩa là bạn chỉ có thể hiển thị các e-mail mà bạn đã ấn định mức độ khẩn cấp nhất định.
-
“Chỉ các phần tử như vậy”: Tại đây bạn lọc các e-mail mà bạn đã đánh dấu bằng một màu nhất định hoặc được đánh dấu là “Xong”.
-
"Phân biệt chữ hoa chữ thường": Tại đây, bạn chỉ định xem cụm từ tìm kiếm có nên được tìm kiếm bằng chính xác chữ hoa và chữ thường mà bạn đã nhập hay không.
-
"Kích thước": Với điều này, bạn xác định xem có nên tính đến kích thước của email hay không. Bằng cách này, bạn có thể tìm kiếm các e-mail đặc biệt rộng rãi.
Trên tab "Nâng cao", bạn có thể xác định tiêu chí tìm kiếm theo ý muốn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Trường", chọn các trường mà điều kiện sẽ tham chiếu và nhập tiêu chí.
Ngay sau khi bạn đã nhập tất cả các tiêu chí, hãy nhấp vào “Bắt đầu tìm kiếm”.
Tìm kiếm tức thì mở rộng trong Outlook 2007
Một trong những đổi mới trong Outlook 2007 là hộp thoại tìm kiếm trước đó đã được tách ra: Thông thường, chỉ có một trường tìm kiếm được hiển thị trong đó bạn nhập cụm từ tìm kiếm (hoặc một số cụm từ được phân tách bằng dấu phẩy). Bạn cũng có thể hiển thị những gì được gọi là trình tạo truy vấn để kiểm soát việc tìm kiếm bằng một số tùy chọn. Để hiển thị trình tạo truy vấn, hãy nhấp vào mũi tên kép ở bên phải của trường tìm kiếm hoặc gọi lệnh "Công cụ, Tìm kiếm tức thì, Mở rộng Trình tạo truy vấn".
Trong hộp thoại màu cam, bạn có thể tìm kiếm người nhận email, người gửi, chủ đề hoặc một thuật ngữ (hoặc cụm từ) trong văn bản thư trong hộp thư đến, chẳng hạn. Để thực hiện việc này, hãy nhập văn bản tìm kiếm mong muốn vào trường tương ứng - Outlook sẽ lọc ra các phần tử (ví dụ: trong hộp thư đến) có chứa cụm từ. Khi bạn mở một trong số chúng, cụm từ tìm kiếm sẽ được tô màu.
Nếu bạn muốn tìm kiếm các tiêu chí khác, hãy nhấp vào "Thêm tiêu chí" ở cuối hộp thoại và chọn một trong các trường khác - trong ví dụ "Danh mục".
Ngay khi bạn muốn xem lại tất cả các phần tử trong mô-đun Outlook này, chẳng hạn như tất cả các e-mail, hãy nhấp vào "X" ở bên trái của mũi tên kép mà bạn đã mở tìm kiếm nhanh.
