Các hàm điền tự động trong Excel: Hướng dẫn

Tự lưu các mục nhập thủ công trong Excel với các chức năng điền tự động

Excel cung cấp nhiều chức năng khác nhau. Bạn không cần phải tự mình điền vào nhiều trường, Excel sẽ làm điều đó cho bạn. Các tùy chọn điền tự động khác nhau giúp bạn tiết kiệm rất nhiều mục nhập thủ công mà chúng tôi sẽ trình bày cho bạn dưới đây.

Mẹo 1: Điền vào các ô trống trong bảng tính Excel với nội dung chính xác

Trong một số bảng tính Excel, dữ liệu không được ghi lại hoàn toàn mà chỉ được điền vào sau đó. Hãy nghĩ đến danh sách đơn hàng trong đó chỉ nhập ngày mới cho đơn hàng nếu có ngày giao hàng mới.

Trong cột ngày bạn chỉ nhập mỗi ngày một lần, các dòng còn lại vẫn để trống. Hình sau (xem ảnh chụp màn hình) cho thấy danh sách như vậy có thể trông như thế nào. Để hoàn thành bảng Excel, bạn muốn nhập nội dung từ ô ở trên vào tất cả các ô trống. Bạn không phải làm điều này theo cách thủ công. Trong tất cả các phiên bản Excel, hãy làm như sau:

1. Chọn phạm vi ô có các ô trống sẽ được điền vào, ví dụ: phạm vi B2: B15 từ hình minh họa.

   

2. Gọi lệnh ĐI ĐẾN. Bạn có thể thực hiện việc này trong tất cả các phiên bản Excel bằng tổ hợp phím CTRL G.

3. Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào nút NỘI DUNG.

4. Bật tùy chọn BLANK.

5. Xác nhận lựa chọn của bạn bằng nút OK.

6. Sau đó, Excel sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi mong muốn. Để lựa chọn này hoạt động mà không cần nhấp vào bất kỳ ô nào khác. Nhập dấu bằng và nhấn phím MŨI TÊN LÊN. Sau đó, bạn sẽ thấy tham chiếu đến ô ở trên trong ô trống đầu tiên của phạm vi.

7. Hoàn thành mục nhập bằng tổ hợp phím CTRL ENTER. Sau đó, Excel sẽ điền vào các ô đã chọn với công thức hiện tại. Điều này khiến Excel lấp đầy tất cả các ô trống với nội dung ô nằm ngay phía trên chúng.

Hình sau (xem ảnh chụp màn hình) cho thấy kết quả trông như thế nào. Excel sẽ tự động thay đổi nội dung của các ô được điền theo cách này nếu một giá trị khác được nhập vào ô tham chiếu.

Video hướng dẫn: tự động điền ô trong Excel

Mẹo 2: Để Excel tính toán các giá trị tương lai tuyến tính và theo cấp số nhân

Bạn có thể sử dụng một hàm bổ sung để tính toán các giá trị trong tương lai trên cơ sở các giá trị hiện có. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:

Để làm điều này, hãy tạo một chuỗi số có giá trị lịch sử. Bạn nhập càng nhiều giá trị lịch sử thì kết quả càng chính xác.

Sau đó đánh dấu tất cả các số đã nhập với các giá trị trong quá khứ và kéo tay cầm máy photocopy bằng nút chuột phải đến ô mong muốn. Một menu ngữ cảnh hiện được hiển thị.

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các lệnh Excel Xu hướng tuyến tính và Xu hướng hàm mũ. Với một cú nhấp chuột vào xu hướng mong muốn, tất cả các ô đều được điền vào các con số được tính toán.

Hãy tự mình thử xem xu hướng tuyến tính hay theo cấp số nhân phù hợp hơn với các ước tính của bạn.

Mẹo 3: Tự động điền năm, quý và tháng, ngày và thời gian

Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn điền của Excel để làm cho lịch trở nên tuyệt vời. Điều này cũng hoạt động nhanh chóng và dễ dàng mà không cần gõ nhiều.

1. Để thêm năm, hãy nhập năm bắt đầu.

2. Sử dụng tay cầm sao chép để kéo năm vào ô mong muốn, nhấp vào thẻ thông minh xuất hiện và chọn tùy chọn Điền vào chuỗi dữ liệu.

3. Để tạo phần tư, hãy nhập Q 1 hoặc Phần tư 1 vào một ô. Sử dụng tay cầm sao chép để kéo mục nhập vào ô mong muốn. Excel nhận ra rằng đây là các quý và chỉ lấp đầy cho đến quý 4, sau đó nó tiếp tục trở lại với quý 1.

4. Nếu bạn nhập tên tháng vào một ô (ví dụ: tháng 2) và kéo tên tháng đó bằng tay cầm máy photocopy vào ô mong muốn, tên tháng sẽ tự động được điền cho đến thời điểm đó.