Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu về các sự cố phát sinh khi bạn mở tệp ở định dạng PowerPoint mới, PPTX, trong phiên bản PowerPoint cũ hơn, chẳng hạn như 2002 hoặc 2003.
Kiểm tra tính tương thích của bản trình bày của bạn
Bạn có muốn đảm bảo rằng bản trình bày bạn đã tạo trong PowerPoint 2010 hoặc 2007 cũng được hiển thị chính xác trong PowerPoint 2003 không? Sử dụng kiểm tra tính tương thích tích hợp cho việc này. Nó xác định các vấn đề tiềm ẩn giữa PowerPoint 2010 hoặc 2007 và các phiên bản PowerPoint trước đó và liệt kê rõ ràng chúng. Để kiểm tra tính tương thích của bản trình bày của bạn:
- Mở bản trình bày của bạn.
- Trong PowerPoint 2010: Nhấp vào tab tập tin trên thông tin. Nhấn vào nút Kiểm tra các vấn đề. Lựa chọn Kiểm tra tính tương thích kết thúc.
- Trong PowerPoint 2007: Bấm vào Nút Office, sau đó bấm Chuẩn bị - chạy kiểm tra tính tương thích.
Những tính năng nào của bản trình bày PPTX có thể gây ra khó khăn?
Khi kiểm tra tính tương thích của một bản trình bày lớn hơn, bạn có thể nhận được một danh sách dài các tính năng và chức năng sẽ không còn hoạt động vào năm 2003. Dưới đây là một ví dụ về các thông báo tương thích phổ biến nhất:
Ở bên trái, bạn sẽ thấy thông báo PowerPoint thông báo cho bạn về sự cố tiềm ẩn trên một trang chiếu cụ thể. Ở bên phải được cho biết thông báo này liên quan đến tính năng hoặc đối tượng nào.
Đây là cách bạn loại bỏ các vấn đề tương thích phổ biến
Trong số trước, bạn đã học cách khắc phục các sự cố có thể phát sinh liên quan đến SmartArts. Hầu hết các vấn đề tương thích khác cũng có thể tránh được nếu bạn định dạng trước và làm theo một số mẹo:
- Tránh các hiệu ứng như phản chiếu, hiệu ứng 3D, ánh sáng, các cạnh mềm và góc xiên trên hình dạng, bảng và cả văn bản.
- Chỉ sử dụng các hiệu ứng chuyển tiếp trong PowerPoint 2010 đã có sẵn trong PowerPoint 2003. Bạn có thể tìm thấy điều này trên tab Chuyển tiếp trong nhóm Chuyển sang trang trình bày này trong danh mục Tinh tế.
- Khi chèn các đoạn media trong PowerPoint 2010, hãy chọn Liên kết đến tệp thay vì Nhúng. Đây là cách nó hoạt động: Nhấp vào tab Chèn trên Video - video từ tệp. Chọn tệp video của bạn và nhấp vào mũi tên ở cạnh bên phải của nút Chèn. Lựa chọn Liên kết đến tệp.
Sơ đồ trường hợp đặc biệt
Nếu bạn đang làm việc với PowerPoint 2007 hoặc 2010, bạn có thể nhận thấy rằng các phiên bản PowerPoint mới hơn không còn sử dụng mô-đun bổ trợ Microsoft Graph nữa mà sử dụng Excel để nhập và lưu dữ liệu sơ đồ.
Điều gì xảy ra với các biểu đồ được tạo trong PowerPoint 2010 hoặc 2007 được mở trong phiên bản cũ hơn?
Các sơ đồ được chuyển đổi thành các đối tượng có thể chỉnh sửa. Nếu bạn nhấp vào biểu đồ, MS Graph sẽ không mở ra, nhưng màn hình hiển thị giống trang tính Excel hơn.
Bạn có thể chỉnh sửa sơ đồ trong PowerPoint 2003. Nhưng hãy cẩn thận, việc chỉnh sửa sẽ thay đổi các thuộc tính mà bạn thực sự không muốn ảnh hưởng. Một ví dụ:
- Bản gốc được hiển thị bên dưới (Sơ đồ 1) được tạo trong PowerPoint 2010.
- Sơ đồ 2 cho thấy những thay đổi do mở bản trình bày trong PowerPoint 2003 (với gói tương thích). Trong trường hợp này, màu đường của trục thay đổi một chút.
- Sơ đồ 3 đã được nhấp và mở thêm trong PowerPoint 2003, nhưng không được chỉnh sửa. Nhìn bề ngoài, sơ đồ hầu như không thay đổi, nhưng nó nhỏ hơn một chút so với trước đây.
- Một thay đổi đối với dữ liệu đã được thực hiện trong Sơ đồ 4. Kết quả: Các màu được chỉ định trong bản gốc thay đổi.
KẾT LUẬN: Nếu bạn chỉ có một vài sơ đồ trong bản trình bày của mình, bạn có thể chấp nhận các thay đổi do mở chúng trong PowerPoint 2003 và định dạng lại các sơ đồ đã được thay đổi một chút. Tuy nhiên, đối với các tệp có nhiều sơ đồ, tốt hơn nên để việc chỉnh sửa cho các đồng nghiệp đang làm việc với PowerPoint 2007 hoặc 2010.
