Cách tạo danh sách phân phối
Hàng ngày, trong môi trường chuyên nghiệp hoặc riêng tư, có nhu cầu gửi e-mail đến nhiều loại người hoặc nhóm người khác nhau. Trong nhiều trường hợp, nội dung của một tin nhắn phải đến được những người nhận khác nhau. Người dùng Outlook chưa có kinh nghiệm có thể làm việc với "sao chép và dán" cho tác vụ như vậy và gửi nội dung thư đến các liên hệ khác nhau theo cách này.
Gửi tin nhắn cho nhiều người nhận bằng "sao chép và dán" là giải pháp tốt thứ hai. Ngoài việc việc sao chép, dán văn bản dễ bị sai sót thì yếu tố thời gian cũng phải được tính đến. Cách thay thế tốt hơn là tạo nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook. Danh sách phân phối điều khoản và nhóm liên hệ có ý nghĩa tương đương. Lên đến phiên bản Outlook 2007, thuật ngữ "danh sách phân phối" đã được sử dụng. Kể từ Microsoft Outlook 2010, danh sách phân phối đã được thay thế bằng thuật ngữ "nhóm liên hệ", cũng được sử dụng trong phiên bản Office Outlook 365 hiện tại. Sử dụng danh sách phân phối trong Microsoft Outlook, bạn có thể thêm một nhóm người nhận vào thư bằng một cú nhấp chuột. Tạo nhóm liên hệ và danh sách phân phối trong Outlook không khó và tiết kiệm nhiều thời gian trong giao tiếp e-mail chuyên nghiệp.
Tạo nhóm liên hệ trong Outlook - mẹo thực tế để làm lại
Để tạo một nhóm liên hệ mới trong Microsoft Outlook, trước tiên hãy chuyển sang tab “Bắt đầu”. Sau đó có thể tạo danh sách phân phối mới bằng cách sử dụng nút “Mục mới”. Trong phiên bản Outlook hiện tại, mục menu “Nhóm liên hệ” được kết hợp sâu hơn vào thanh menu so với các phiên bản Outlook cũ hơn. Bạn có thể tìm thấy nút trong: "Các yếu tố bổ sung> Nhóm liên hệ."
Sau khi nhấp vào nút “Nhóm liên hệ”, một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra, trong đó bạn có thể thực hiện cài đặt cá nhân của mình cho danh sách phân phối mới. Sử dụng bàn phím để chọn phím tắt Ctrl + Shift + L.
Bạn có các tùy chọn và tùy chọn sau:
|
cái nút |
Biểu hiện |
|
Lưu đóng |
Mục menu "Lưu và Đóng" là điều cần thiết khi kết thúc quá trình tạo nhóm liên hệ mới. Bạn có thể sử dụng nút để lưu tất cả thông tin về thành viên mới và người nhận. Do đó, nhóm liên hệ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khi gửi e-mail thông thường. Quan trọng: Trước khi bạn có thể gửi thư đến danh sách phân phối trong Outlook, nhóm liên hệ phải được lưu. Điều này được thực hiện bằng cách gán một tên duy nhất và xác nhận điều này bằng cách nhấp vào nút "Lưu và Đóng". |
|
Xóa nhóm |
Xóa danh sách phân phối. |
|
Nhóm chuyển tiếp |
Danh sách phân phối mà bạn đã tạo trong Microsoft Outlook có thể được chuyển tiếp đến những người khác. Có thể gửi danh sách phân phối ở định dạng Internet dưới dạng vCard trong tệp hoặc cách khác dưới dạng liên hệ Outlook. |
|
Thành viên và Ghi chú |
Bạn có thể chọn chế độ xem cửa sổ trong tab "Hiển thị". Với nút "Thành viên", bạn có thể xem thông tin về tất cả các thành viên của nhóm. Bạn có thể nhập nhận xét trên danh sách phân phối dưới Ghi chú. |
|
Thêm thành viên |
Nút “Thêm thành viên” có thể được hiểu là trung tâm của nhóm liên hệ trong Microsoft Outlook. Bạn có thể nhóm các thành viên từ:
thêm vào danh sách phân phối. |
|
Xóa thành viên |
Để xóa thành viên nhóm khỏi danh sách phân phối, hãy chọn mục nhập và nhấp vào nút "Xóa thành viên". Mục nhập sẽ bị xóa. |
|
Cập nhật bây giờ |
Nhấp vào nút “Cập nhật ngay bây giờ” để cập nhật chế độ xem trong cửa sổ. Tất cả các mục được cập nhật. |
|
Chuyển hướng "Giao tiếp" |
Trong tab "Giao tiếp", bạn có tùy chọn chọn một liên hệ từ danh sách phân phối và viết một email cá nhân cho người này. Cũng có thể tạo một yêu cầu họp cho một số liên lạc cụ thể. |
|
Chuyển hướng "Thể loại" |
Như với lịch Outlook, bạn cũng có tùy chọn gán phần tử vào một danh mục cho danh sách phân phối. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt theo dõi để được nhắc nhở về nhóm liên hệ sau này. Bạn cũng có thể đánh dấu danh sách phân phối là "riêng tư". |
Tóm lại, bạn có các tùy chọn và tùy chọn cài đặt khác nhau để thiết lập nhóm liên hệ riêng lẻ và điều chỉnh nhóm liên hệ theo nhu cầu của riêng bạn. Nếu bạn muốn điều chỉnh nhóm liên hệ đã tạo tại một thời điểm sau đó và, ví dụ: thêm thành viên mới từ sổ địa chỉ, điều này có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào bằng cách sử dụng nút "Bắt đầu> Sổ địa chỉ".
Sau khi chọn đúng sổ địa chỉ, bạn có thể nhận ra danh sách phân phối bằng biểu tượng hình hai đầu cách điệu. Bạn có thể thay đổi các thông số kỹ thuật của danh sách phân phối bằng cách nhấp vào nút "Thuộc tính". Tất cả các chuyển thể phải được xác nhận là "OK". Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy tất cả danh sách phân phối cá nhân trong thanh menu trong tab "Danh bạ" trong Microsoft Outlook.
Gửi email đến một nhóm liên hệ trong bốn bước
Sau khi bạn đã tạo một nhóm liên hệ mới, bạn có thể sử dụng nhóm phân phối đã tạo để viết thư cho nhiều người nhận trong một bước với Outlook. Với 4 bước đơn giản, bạn có thể gửi một thư mới đến nhóm phân phối:
-
Mở một email mới bằng cách nhấp vào "Bắt đầu> Email Mới".
-
Cửa sổ nhập e-mail quen thuộc sẽ mở ra, từ đó bạn có thể thiết kế và gửi e-mail mới.
-
Thay vì nhập địa chỉ e-mail của người nhận theo cách thủ công, hãy nhấp vào nút "Tới" và tìm kiếm nhóm liên hệ bạn muốn trong sổ địa chỉ. Nếu bạn đã gửi một thư mới cho nhóm phân phối một lần, bạn chỉ cần nhập các chữ cái đầu tiên của tên danh sách phân phối vào trường nhập của nút "Tới". Sau một vài lần nhấn phím, nhóm liên hệ được hiển thị dưới dạng gợi ý và có thể được chọn.
Như với các tin nhắn e-mail thông thường, khi gửi tin nhắn đến một nhóm liên hệ, bạn cũng có thể quyết định xem họ có:
- Trong trường "Tới", nó được gửi ở dạng văn bản thuần túy đến tất cả người nhận của nhóm liên hệ. Trong trường hợp này, địa chỉ email của tất cả các thành viên của nhóm phân phối đều hiển thị với mọi người.
- Một bản sao sẽ được gửi cho tất cả người nhận từ nhóm liên hệ trong trường "Cc".
- Nên được truyền ẩn trong trường "Bcc". Nếu tin nhắn được gửi đến danh sách phân phối qua "Bcc", sẽ không có địa chỉ e-mail nào được chuyển tiếp.
-
Gửi tin nhắn bằng cách nhấp vào nút "OK". Nó sẽ được gửi đến tất cả các thành viên của nhóm theo thông số kỹ thuật của bạn.
Gửi thư qua danh sách phân phối trong Outlook tương tự như việc gửi e-mail đã được thử nghiệm và thử nghiệm đến những người nhận khác nhau. Bằng cách kết hợp những người nhận trong một nhóm phân phối, một thư có thể đến được nhiều người nhận trong một bước. Thủ tục này đặc biệt hiệu quả khi các thư phải được gửi đến cùng một nhóm người trong những khoảng thời gian liên tục. Ví dụ: tất cả nhân viên trong một bộ phận hoặc tất cả nhân viên hiện trường trong một đơn vị kinh doanh có thể được nhóm lại với nhau trong một nhóm liên hệ. Các tin nhắn có cùng nội dung sau đó có thể được gửi đến danh sách phân phối.
Tóm tắt và Kết luận: Làm việc với danh sách phân phối trong Outlook hiệu quả và đơn giản
Bạn nên tạo nhóm liên hệ trong Microsoft Outlook nếu một nhóm người cố định liên tục nhận được e-mail có cùng nội dung. Trong môi trường chuyên nghiệp, việc thiết lập danh sách phân phối cho từng bộ phận hoặc nhóm phân phối cho tất cả nhân viên trong công ty là điều cần thiết. Điều tương tự cũng áp dụng cho các câu lạc bộ hoặc trong khu vực tư nhân. Danh sách phân phối được tạo trong Outlook trên tab "Bắt đầu" bằng cách sử dụng nút "Mục mới".
Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, tên của các nút và cấu trúc menu khác nhau. Cả hai địa chỉ đã biết và được lưu trong sổ địa chỉ cũng như các địa chỉ e-mail mới đều có thể được thêm vào nhóm phân phối.
Một nhóm liên hệ hiện có có thể được điều chỉnh, truyền cho những người nhận khác hoặc xóa chỉ với một vài cú nhấp chuột. Người dùng Microsoft Outlook chuyên nghiệp hóa giao tiếp của họ với các nhóm liên hệ hoặc trong các phiên bản cũ hơn với danh sách phân phối sẽ tiết kiệm thời gian quý báu và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi khi sao chép và dán email.
