4 cách để bảo vệ tài liệu Word

Cách thiết lập tài liệu chỉ đọc

Nhiều lần, nhiều tác giả khác nhau trong một nhóm dự án làm việc cùng nhau trên một tài liệu Word. Có nhiều tùy chọn khác nhau để bảo vệ tài liệu Word để chỉ những thay đổi và chỉnh sửa được thực hiện đã được đồng ý chung. Bạn cũng có thể ngăn chặn việc mất tệp Word do lỗi vận hành hoặc sự cố phần cứng bằng cách thực hiện các bước sao lưu cụ thể.

Lưu và bảo vệ tài liệu Word: Tại sao nó lại quan trọng như vậy

Làm việc với chương trình xử lý văn bản của Microsoft Word đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày cả chuyên nghiệp và riêng tư. Word là một trong những bộ chương trình có nguồn gốc từ các tác vụ văn phòng thông thường và được xuất bản lần đầu tiên dưới tên Microsoft Office.

Microsoft thường xuyên cập nhật các phiên bản của chương trình Office với các chức năng mới hữu ích. Với kiến thức nền tảng phù hợp về xử lý Word, Word có thể được cá nhân hóa một mặt và mở rộng với các phần bổ trợ Word. Bạn cũng có tùy chọn thiết lập cụ thể khả năng tương thích của các phiên bản Word và bảo vệ các tệp văn bản của bạn.

Tài liệu Word cần được bảo vệ, đặc biệt là trong những vấn đề quan trọng. Không chỉ xảy ra mất mát không lường trước được do quên lưu, mà việc xử lý bởi các bên thứ ba trái phép cũng gây ra những phiền phức không thể tránh khỏi. Ngoài ra, việc làm hỏng hoặc mất tài liệu Word do sự cố phần cứng cũng có thể tránh được với sự cẩn thận và tầm nhìn xa.

Dễ dàng lưu lại: Không bao giờ mất các tệp Word nữa với 4 thủ thuật

Trong khu vực tác vụ Word có - tùy thuộc vào phiên bản - các tùy chọn khác nhau nhưng đều hiệu quả để sao lưu tài liệu Word.

Ngoài quy trình lưu cổ điển bằng tổ hợp phím "CTRL + S" hoặc trong tab "Tệp" và "Lưu dưới dạng", Word cung cấp các tùy chọn thanh lịch khác để bảo vệ tài liệu.

1. Lưu tất cả các tài liệu một cách thuận tiện chỉ với một cú nhấp chuột

Tùy thuộc vào phiên bản Word được sử dụng, tất cả các tài liệu mở tại một thời điểm nhất định có thể được lưu cùng một lúc. Bạn không còn có nguy cơ vô tình quên tệp văn bản và mất các chỉnh sửa của mình.

Trong khi Word 2003 và các phiên bản cũ hơn thực hiện lệnh như vậy bằng phím tắt, việc lưu tất cả tài liệu trong các phiên bản mới hơn yêu cầu bổ sung cài đặt nút.

2. Sao lưu tự động bằng bản sao lưu cục bộ

Ngoài ra còn có tùy chọn làm việc với các bản sao lưu. Một lần nữa, nó phụ thuộc vào phiên bản Word được sử dụng. Tuy nhiên, luôn có tùy chọn để thiết lập "sao lưu tự động". Điều này hoạt động với bản sao lưu của tài liệu hoặc với tính năng khôi phục tự động.

Trong biến thể đầu tiên, một bản sao của tệp Word được lưu một lần với phần mở rộng WBK được tạo trên máy tính ngay khi tài liệu gốc đang được xử lý. Nếu tài liệu gốc bị hỏng hoặc bị mất trong quá trình xử lý, thì bản sao có thể được sử dụng.

Việc cài đặt tính năng này ở chế độ nền yêu cầu ít lần nhấp chuột hơn và hơi khác nhau giữa Word 2007 hoặc các phiên bản mới hơn và cũ hơn. Sau một vài cú nhấp chuột, Word sẽ tạo các bản sao lưu tự động vĩnh viễn và bảo vệ bạn khỏi bị mất dữ liệu.

3. Word sẽ đảm nhận việc sao lưu tệp với tính năng khôi phục tự động

Tự động khôi phục cũng là một chức năng của Word giúp bảo vệ các tệp văn bản của bạn. Trong khi các tệp sao lưu tương ứng cho năm 2007 trở lên được thiết lập theo cách thủ công bằng chức năng tự động khôi phục trong "Tiện ích bổ sung" hoặc "Tùy chọn Word", các phiên bản gần đây hơn có một nút cụ thể trên nút.

Sau khi kích hoạt chức năng một lần, các tệp sao lưu được tạo cho mỗi tài liệu Word được tạo như sau mà không cần thực hiện thêm hành động nào. Người dùng các phiên bản Word mới hơn sẽ tìm thấy điều khiển “lưu tự động” ngay bên dưới “Bắt đầu” ở khu vực phía trên bên trái của thanh tác vụ. Tính năng bảo vệ tự động được kích hoạt bằng cách di chuyển bộ điều khiển sang bên phải. Tuy nhiên, trong một vài bước, bạn vẫn có thể tùy chỉnh khoảng thời gian mà bản sao được tải lên:

1. Chọn “Tệp” và nhấp vào “Tùy chọn”.

   

2. Nhấp vào “Lưu” ở phía bên trái của cửa sổ.

   

3. Và đặt thời gian mong muốn trong "Tự động khôi phục thông tin mỗi XY phút".

   

4. Kiểm tra xem bạn đã đánh dấu vào hai dấu tích ở bên trái phía trước dòng văn bản hay chưa và xác nhận mục nhập của bạn bằng cách nhấp vào "OK".

Cho dù bạn chọn cách nào - Word hỗ trợ bạn một cách đáng tin cậy trong việc bảo vệ tất cả các tài liệu.

4. Tránh mất dữ liệu: Dễ dàng tìm lại các văn bản Word chưa được lưu

Cũng có thể xảy ra trường hợp bạn vô tình đóng một tài liệu Word sau khi bạn đã chỉnh sửa nó trong một thời gian dài mà không lưu nó trong thời gian chờ đợi. Bạn chưa lưu cụ thể bất kỳ thay đổi nào được thực hiện với chức năng "Lưu dưới dạng". Điều này phần lớn không có vấn đề, vì Word 2010 và các phiên bản mới hơn lưu trữ các tài liệu như vậy được cho là bị mất trong nền trong vài ngày.

Bạn sẽ tìm thấy tài liệu Word trong "Tệp", "Quản lý phiên bản" và "Khôi phục tài liệu chưa được lưu". Tại đây bạn sẽ tìm thấy thông tin về cách khôi phục các tài liệu chưa được lưu. Các văn bản được tạo ra thường không ở trạng thái cuối cùng, nhưng bạn thường được bỏ qua nhiều bước công việc của quá trình sản xuất mới hoàn chỉnh. Những thứ cơ bản như định dạng thường được giữ nguyên.

Viết bảo vệ cho các tài liệu và phần: Thiết lập mật khẩu trong Word

Đặc biệt khi làm việc trong các nhóm dự án, các tài liệu phức tạp và đôi khi có nhiều phần phát sinh. Mật khẩu có thể được đặt để bảo vệ các tài liệu Word này khỏi bị truy cập trái phép và các thay đổi trái phép. Chỉ những người sở hữu mật khẩu chính xác và hiện tại mới có quyền chỉnh sửa tài liệu văn bản. Cách lưu tài liệu ở chế độ chỉ đọc được giải thích dưới đây cho tất cả các phiên bản từ Word 2010 trở đi.

1. Đi tới "Thông tin" trong "Tệp".

   

2. Nhấp vào “Bảo vệ tài liệu” và chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” từ menu thả xuống.

   

3. Nhập mật khẩu mong muốn vào trường được cung cấp và xác nhận mục nhập của bạn.

   

Một mẹo quan trọng là ghi lại mật khẩu ở một nơi an toàn. Bởi vì nếu bạn không có mật khẩu, bạn cũng bị cấm chỉnh sửa tài liệu gốc. Sau đó, chỉ phiên bản được bảo vệ chống ghi mới mở ra.

Các khu vực tài liệu riêng lẻ cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu bạn chỉ thay đổi một số đoạn nhất định trong một nhóm làm việc, nhưng những đoạn khác đã ở trong phiên bản cuối cùng của họ, điều này có thể rất hữu ích.

Mẹo: Nhân tiện, bạn có thể xóa bảo vệ tài liệu bằng cách lặp lại các bước ở trên và chỉ để trống trường mật khẩu. Thay vì mã hóa tài liệu, bạn giải mã nó - nhưng quy trình vẫn như cũ. Sau đó, nó có thể được mở lại mà không cần ủy quyền truy cập đặc biệt.

Bảo vệ tài liệu Word: Hạn chế chỉnh sửa và truy cập trong Microsoft Word

Trong “Tệp” và “Thông tin”, bạn cũng sẽ tìm thấy các cách khác để bảo vệ tài liệu. Ví dụ: bạn có tùy chọn hạn chế chỉnh sửa hoặc truy cập.

Nếu bạn hạn chế việc chỉnh sửa, có thể xác định lựa chọn các thay đổi được phép và không được phép:

• Nhận xét có thể được viết, trả lời hoặc chăm sóc?
• Một số kiểu có thể được sử dụng và những kiểu khác thì không?
• Định dạng nào nên đưa ra các tiêu đề, nên đi với văn bản liên tục?

Bạn quyết định những yếu tố và khía cạnh nào trong tài liệu văn bản của bạn có thể được sửa đổi theo cách nào.

Tuy nhiên, nếu quyền truy cập bị rút khỏi các nhân viên của nhóm dự án, ngoại trừ một số ít, quyền truy cập cũng có thể được cá nhân hóa. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập chi nhánh của tổ chức hoặc tên của những người được ủy quyền có liên quan trong khu vực "Bảo vệ tài liệu". Các đồng nghiệp còn lại được loại trừ khỏi việc chỉnh sửa tài liệu Word kể từ thời điểm này. Điều này đặc biệt hữu ích cho các khía cạnh liên quan đến bảo vệ dữ liệu.

Kết luận: Bảo vệ tài liệu Word - rất dễ dàng nhờ các thủ thuật thích hợp

Các tài liệu Word có thể được bảo vệ ở nhiều cấp độ khác nhau - trước, trong và sau khi hoàn thành. Có các tùy chọn để khôi phục các tài liệu được cho là bị mất và tự động tạo các bản sao lưu.

Ngoài ra, tài liệu chỉ đọc có thể được tạo và các khía cạnh như loại xử lý được phép hoặc ủy quyền truy cập có thể được xác định. Với các thủ thuật thích hợp, bạn sẽ không còn mất tài liệu Word - dù là trong ngữ cảnh riêng tư hoặc chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Có những tùy chọn nào để bảo vệ tài liệu Word?

Một mặt, bạn có tùy chọn lưu tất cả tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột, tạo các bản sao lưu tự động và tự động khôi phục các phiên bản trước đó và các tệp Word được cho là đã bị mất. Mặt khác, các tài liệu chỉ đọc có thể được tạo ngay từ đầu và việc chỉnh sửa và truy cập cũng có thể bị hạn chế.

Bạn bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu như thế nào?

Để gán mật khẩu cho tài liệu, hãy tiến hành như sau:

1. Trên nút bắt đầu, nhấp vào "Tệp" và sau đó nhấp vào "Thông tin".
2. Đi tới “Bảo vệ tài liệu” và chọn “Mã hóa bằng mật khẩu” từ menu thả xuống.
3. Nhập mật khẩu và xác nhận nó.