- Khái niệm cơ bản về định dạng Microsoft Word - Cách thực hiện
- Sự khác biệt là ở các chi tiết: định dạng ký tự
- Định dạng văn bản trong Word: Đây là cách nó hoạt động
- Thực hiện những thay đổi lớn nhất cho đến nay: định dạng đoạn văn
- Kiểu và Kiểu đoạn: Cấu trúc chỉ với một cú nhấp chuột
- Kết luận: đó là cách dễ dàng để thêm đánh bóng vào văn bản của bạn
- Hỏi & Đáp: Những câu hỏi quan trọng nhất về định dạng trong Word
Hướng dẫn hữu ích để định dạng trong Word
Cho dù các phông chữ khác nhau, gạch dưới nhiều màu sắc hay đoạn văn nhiều dòng - Word, chương trình chỉnh sửa văn bản của Microsoft, cung cấp nhiều tùy chọn để cấu trúc và thiết kế một tài liệu văn bản. Với các mẹo và thủ thuật phù hợp, việc định dạng ký tự và đoạn văn có thể được thực hiện nhanh chóng. Được định dạng theo cách này, các tài liệu văn bản được tạo ra rõ ràng hơn bao giờ hết!
Khái niệm cơ bản về định dạng Microsoft Word - Cách thực hiện
Việc thiết kế đúng tài liệu có tầm quan trọng lớn - không chỉ cho mục đích chuyên môn mà còn giúp người khác đọc dễ dàng hơn. Các tài liệu chưa được định dạng không truyền tải thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng như các văn bản có cấu trúc tốt. Việc sắp xếp các tiêu đề, phông chữ, đoạn văn và các hiệu ứng văn bản đặc trưng cho tài liệu.
Mối quan hệ giữa khoảng trống còn lại và văn bản cũng rất quan trọng để định dạng chính xác tài liệu. Khoảng trắng mang đến sự rõ ràng. Các từ và câu chỉ có thể hoạt động tốt nếu chúng tương xứng với không gian trống.
Với Word, Microsoft Office cung cấp nhiều tùy chọn để thiết kế tài liệu - cả với ứng dụng trên điện thoại thông minh và trên PC. Với các định dạng khác nhau, rất dễ dàng tạo ra các văn bản dễ đọc và hấp dẫn về mặt hình ảnh. Trái ngược với bố cục, mô tả sự sắp xếp của toàn bộ văn bản trong một tài liệu, định dạng đề cập đến thiết kế của các chữ cái và từ.
Sự khác biệt là ở các chi tiết: định dạng ký tự
Định dạng văn bản thường được chia thành định dạng ký tự và định dạng đoạn văn. Định dạng ký tự chịu trách nhiệm về sự xuất hiện của các chữ cái và từ, cũng như số và dấu câu. Khi định dạng các từ và ký tự đặc biệt, có thể thực hiện nhiều thay đổi khác nhau, chẳng hạn như:
- nét chữ
- cỡ chữ
- Các kiểu phông chữ như đậm và nghiêng
- Đánh dấu văn bản
- Gạch chân
- Màu phông chữ
Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn định dạng cho thiết kế phông chữ trong ruy-băng trình đơn bên dưới tab "Trang chủ". Hoặc bạn có thể nhấn phím tắt [CTRL + D] trên bàn phím.
Định dạng văn bản trong Word: Đây là cách nó hoạt động
Nếu bạn muốn định dạng một số văn bản, trước tiên bạn phải chọn phần hoặc từ. Để thực hiện việc này, hãy giữ nút chuột và di chuyển qua khu vực mong muốn. Bây giờ bạn có thể chọn một tùy chọn để thay đổi phông chữ, kích thước hoặc màu sắc hoặc đánh dấu văn bản bằng chữ in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Ví dụ: để thay đổi phông chữ và kích thước phông chữ, hãy làm như sau:
-
Đầu tiên hãy đánh dấu phần có liên quan.
-
Ở đầu tab, nhấp vào Trang chủ, sau đó nhấp vào Phông chữ hoặc Kích thước phông chữ.
-
Một hộp thoại bây giờ sẽ mở ra và bạn có thể thực hiện các thay đổi của mình.
Nếu bạn muốn sao chép định dạng này sang một phần khác, trước tiên hãy chọn văn bản, sau đó nhấp vào "Chuyển định dạng" và chọn văn bản mà bạn muốn chuyển định dạng.
tiền boa: Ngẫu nhiên, bạn cũng có thể chuyển định dạng sang Excel và PowerPoint theo cách tương tự!
Định dạng ký tự chi tiết: tên viết tắt, gạch dưới và hơn thế nữa
Nói chung, không nên chuyển đổi giữa các phông chữ và cỡ chữ trong nội dung văn bản, vì những sai lệch như vậy thường làm gián đoạn quá trình đọc. Mặt khác, các tiêu đề phải lớn hơn phần còn lại của văn bản và cũng có thể được cung cấp gạch chân, đánh dấu văn bản hoặc kiểu phông chữ.
Nhấn mạnh cũng có thể được áp dụng cho các từ hoặc câu trong văn bản nếu chúng cần nhấn mạnh thêm. Hiệu quả của văn bản không chỉ dựa vào nội dung bản thân mà còn dựa trên thiết kế của kiểu chữ.
Các chủ đề thú vị khác liên quan đến định dạng ký tự:
- Thiết kế tên viết tắt của riêng bạn
- Gạch chân như mong muốn
- Các mục nhập trong các trường dạng văn bản có phông chữ màu đỏ
- Lỗi sử dụng hiệu ứng văn bản
- Chỉ số siêu và chỉ số phụ của số và chữ cái
Thực hiện những thay đổi lớn nhất cho đến nay: định dạng đoạn văn
Để cấu trúc tài liệu Word rõ ràng hơn, bạn có thể chèn các dấu thụt lề hoặc ngắt dòng. Đoạn văn là đơn vị cơ bản của văn bản và do đó là một yếu tố cấu trúc quan trọng. Trong trường hợp tốt nhất, tác giả của văn bản xử lý một ý nghĩ khép kín cho mỗi đoạn văn. Những phần ý nghĩa này giúp người đọc dần dần nắm bắt được nội dung của tài liệu.
Nhập một đoạn mới - và sau đó?
Chèn một đoạn văn rất dễ dàng trong Microsoft Word bằng cách nhấn phím Enter. Trong quá trình này, bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi khác đối với văn bản. Bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn định dạng cho thiết kế đoạn văn trong ruy-băng bên dưới tab “Trang chủ”. Các cài đặt có thể có mà bạn có thể thực hiện khi định dạng đoạn văn là:
- Chiều rộng của đoạn văn
- Giãn cách dòng
- Thụt lề của một dòng
- Thụt lề
- Bảng kê
- Khoảng cách đoạn văn
- Tiêu đề và cấp độ dàn bài
Dòng đầu tiên của đoạn văn thường được thụt vào để người đọc có thể nhìn thấy ngay lập tức khi một đoạn nghĩa mới bắt đầu. Để có thêm khoảng trắng và giúp người đọc nắm bắt văn bản dễ dàng hơn, khoảng cách giữa các đoạn văn cũng có thể được mở rộng.
tiền boa: Giãn cách dòng cũng có thể được định dạng bằng tổ hợp phím [CTRL + 5], bạn có thể đặt khoảng cách dòng là 1,5 dòng.
Căn đều so với văn bản căn trái hoặc phải: bạn cần biết rằng
Định dạng đoạn văn hợp lý cung cấp định dạng đoạn văn rõ ràng. Điều này có nghĩa là các dòng riêng lẻ trong tài liệu Word bắt đầu và kết thúc bằng phẳng. Bạn có thể đặt lý do cho tài liệu của mình trong "Bắt đầu" và sau đó là "Đoạn văn". Ngoài ra, bạn có thể mở tab Bố cục Trang trong ruy-băng và thực hiện một số điều chỉnh đối với văn bản.
Nhưng hãy cẩn thận: Với sự biện minh hợp lý, những "lỗ hổng" khó coi có thể nhanh chóng xuất hiện giữa các từ riêng lẻ. Do đó, điều quan trọng là phải đặt dấu gạch nối tự động trong Word ngoài phần giải thích. Bạn cũng có thể áp dụng những điều này cho tài liệu dưới bố cục trang. Các âm tiết sau đó sẽ tự động được tách ra để định dạng trông đồng nhất và rõ ràng.
Các chủ đề định dạng đoạn văn khác:
- tiêu đề một cột trong văn bản nhiều cột
- Căn chỉnh các số đánh số một cách tối ưu
- Thay đổi thụt đầu dòng của đánh số
- Xóa nhanh định dạng ký tự và đoạn văn
- Giữ các đoạn văn lại với nhau ở một bên
- ngăn chặn ngắt dòng không mong muốn
- Trình lập bảng thay vì thụt lề dòng đầu tiên
tiền boa: Ngay sau khi bạn chọn một hoặc nhiều ký tự và nhấp vào chúng bằng nút chuột phải, thanh công cụ nhỏ sẽ xuất hiện trong Microsoft Word. Điều này hiển thị cho bạn các tùy chọn định dạng phổ biến nhất, chẳng hạn như phông chữ hoặc mẫu.
Kiểu và Kiểu đoạn: Cấu trúc chỉ với một cú nhấp chuột
Bạn có thể sử dụng biểu định kiểu để áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau một cách nhất quán trong toàn bộ tài liệu.
Nhờ các mẫu trong Word, bạn có thể làm việc nhanh chóng và hiệu quả
Bạn có thể tìm thấy các mẫu đã được tích hợp trong Word trong ruy-băng trình đơn bên dưới tab “Bắt đầu”. Nếu bạn muốn sử dụng một kiểu, chỉ cần chọn văn bản bạn muốn định dạng và sau đó nhấp vào kiểu bạn muốn.
Bạn cũng có thể thay đổi các mẫu định dạng hiện có và điều chỉnh chúng theo yêu cầu của bạn. Chỉ cần chọn văn bản và thay đổi thông tin hoặc thực hiện các thay đổi định dạng mong muốn trực tiếp trong danh mục kiểu. Giờ đây, bạn có thể quyết định liệu các thay đổi chỉ nên áp dụng cho tài liệu hiện tại hay liệu chúng cũng sẽ có sẵn cho tất cả các tài liệu trong tương lai.
tiền boa: Bạn cũng có thể tạo một kiểu mới hoặc xóa các mẫu trong thanh công cụ nhỏ của các kiểu.
Các mẫu tạo thuận lợi cho việc định dạng các tài liệu riêng lẻ, đặc biệt là về tính nhất quán và độ chính xác. Điều này đặc biệt thuận lợi nếu bạn muốn tạo mục lục để có thể cấu trúc tài liệu của mình nhanh hơn.
Định dạng dễ dàng: các chủ đề khác
Các mẹo và thủ thuật khác để giúp bạn giải quyết các vấn đề với định dạng văn bản hoặc mục lục:
- loại bỏ định dạng không chính xác
- Khung đường chỉ bằng một nút nhấn
- ngăn chặn định dạng không mong muốn
- Tiêu đề không có mục nhập trong mục lục
- Giá trị đánh số của tiêu đề chương không được bắt đầu bằng 1
- Nhập văn bản được mô tả trên
- Xoay văn bản như mong muốn
- Căn giữa văn bản theo chiều dọc trên trang
Kết luận: đó là cách dễ dàng để thêm đánh bóng vào văn bản của bạn
Với Word, Microsoft Office cung cấp nhiều tùy chọn để cá nhân hóa tài liệu: Cho dù chữ ký, tài liệu tham khảo, danh sách hay các phông chữ khác nhau - chương trình xử lý văn bản để lại rất nhiều không gian cho các ý tưởng riêng lẻ. Đây cũng là trường hợp của định dạng: bạn có thể sử dụng cả định dạng ký tự và định dạng đoạn và trang để cấu trúc văn bản của bạn và giúp dễ đọc. Ngoài ra, các tiêu đề, gạch dưới và đoạn văn khác nhau không chỉ làm cho văn bản trông gọn gàng hơn. Chúng cũng cho thấy rằng bạn đã làm việc trên thiết kế của tài liệu.
Ngoài nội dung, định dạng và bố cục cũng góp phần vào việc một tài liệu có thể được hiểu nhanh như thế nào và người đọc có thể tiếp thu được bao nhiêu thông tin. Tỷ lệ văn bản và khoảng trắng phù hợp đóng một vai trò quan trọng ở đây và luôn phải được cân bằng. Bạn thường nên thử các cài đặt và tùy chọn định dạng khác nhau để có thể sử dụng các yếu tố thiết kế một cách chính xác.
Hỏi & Đáp: Những câu hỏi quan trọng nhất về định dạng trong Word
Văn bản định dạng có nghĩa là gì?
Định dạng văn bản là biểu diễn đồ họa của các thành phần riêng lẻ của văn bản. Nó bao gồm cả ký tự (phông chữ, văn bản được đánh dấu, gạch dưới) cũng như đoạn văn (đoạn văn, danh sách, tiêu đề) và định dạng trang (lề, định dạng giấy). Định dạng giúp đọc văn bản dễ dàng hơn và người đọc có thể ghi nhớ các phần ý nghĩa riêng lẻ tốt hơn.
Làm cách nào để định dạng văn bản?
Để định dạng văn bản, trước tiên bạn phải đánh dấu vị trí mà bạn muốn thay đổi. Sau đó, chọn một cài đặt từ thanh công cụ bằng một cú nhấp chuột hoặc nhấn, ví dụ: [CTRL + Shift + F] để định dạng văn bản đã chọn ở dạng in đậm hoặc [CTRL + Shift + K] để làm cho văn bản đã chọn xuất hiện ở dạng nghiêng.
Làm cách nào để tạo một biểu định kiểu mới?
Bạn có thể tạo một kiểu mới bằng cách bấm chuột phải vào phần văn bản có kiểu mà bạn muốn làm cơ sở cho mẫu. Sau đó đi tới kiểu và nhấp vào "lưu dưới dạng kiểu nhanh mới". Bây giờ bạn có thể nhập tên cho mẫu mới và xác nhận nó bằng cách nhấp vào "OK".
