Bạn có biết rằng bạn có thể tiếp tục sử dụng các mẫu tự Word của mình trong OpenOffice.org không? Trong bài viết này, chúng tôi sử dụng một mẫu thư Word để cho thấy việc sử dụng nó trong OpenOffice.org dễ dàng như thế nào mà không cần phải nhập lại các trường phối thư trong I
Biểu đồ và các mẫu tự từ Word sang Writer
Biểu đồ là một loại đặc biệt của Đối tượng OLE. Theo mặc định, biểu đồ trong tài liệu Word được tạo bằng lệnh menu Word "Chèn / sơ đồ đồ họa" tạo. Chương trình "Bột ngọt" làm sẵn. Bột ngọt là một phần của Từ và PowerPoint.
Sau khi chuyển tài liệu Word sang Writer, việc chỉnh sửa sơ đồ trên máy tính có cài đặt Word hoặc PowerPoint ban đầu không gặp sự cố. Sau khi nhấp đúp vào sơ đồ, nó sẽ vẫn được mở trong MSGraph.
Tình hình khác trên máy tính không cài đặt Word hoặc PowerPoint. Nếu bạn mở tài liệu Word tại đây bằng OpenOffice.org Writer, một tài liệu trống và được bảo vệ chống ghi sẽ hiển thị thay vì MSGraph
Bảng tính calc đang mở. Do đó không thể thay đổi đối tượng sơ đồ được nữa.
Nhập sơ đồ - có thể theo hai cách
Tuy nhiên, trong trường hợp như vậy, chúng tôi đề xuất hai giải pháp khả thi. Sau đó giải pháp đề xuất đầu tiên bao gồm một chuyển động đơn giản. Bạn chỉ cần sao chép đối tượng sơ đồ qua sao chép dán từ tài liệu Word sang Writer. Sơ đồ được chuyển đổi thành một Đồ họa GDI chuyển đổi. Quy trình này không thể xử lý thêm dữ liệu bằng Writer nữa.
Sau đó giải pháp đề xuất thứ hai dài hơn một chút, nhưng bạn cũng có thể chỉnh sửa sơ đồ trong Writer trên máy tính mà không cần cài đặt Word hoặc PowerPoint.
Đầu tiên, một sơ đồ Excel được tạo trong tài liệu Word gốc thay vì một sơ đồ MSGraph. Do đó, sơ đồ được chèn trong Word đề cập đến một bảng Excel làm nguồn dữ liệu. Điều này được thực hiện trong Word dưới mục menu "Chèn / Đối tượng" đã chọn một biểu đồ Excel.
Khi tài liệu Word được mở trên hệ thống gốc, Excel sẽ được khởi động theo mặc định để chỉnh sửa. Nếu bạn muốn ngăn điều này hoặc nếu Excel không khả dụng trên hệ thống của bên thứ ba, bạn có thể
Hướng dẫn OpenOffice.org chuyển đổi các đối tượng nhúng khi tải.
Trong trường hợp này, biểu đồ Excel được chuyển đổi thành biểu đồ Calc trong OpenOffice. Dữ liệu biểu đồ sau đó được hiển thị bằng bảng tính Calc Đã được chấp nhận. Cài đặt cần thiết cho việc này có thể được tìm thấy trong "Thêm / Tùy chọn" trong khu vực "Tải / Lưu". Vui lòng kích hoạt tùy chọn dưới tiêu đề MS Office "Chuyển đổi từ Excel sang Calc" để nạp "L" của các tài liệu.
Word Mail Merge và Writer Mail Merge
Một tính năng đặc trưng của các chữ cái biểu mẫu là sự kết hợp của các phần tử văn bản có thể thay đổi và cố định. Các phần tử văn bản cố định, giống nhau cho mỗi mẫu tự, được cung cấp trong tài liệu chính
và được lưu. Ngoài văn bản chuẩn, tài liệu còn chứa các trường phối thư tương ứng (chỗ dành sẵn) được sử dụng để chèn các phần tử văn bản biến đổi. Các phần tử văn bản biến là
ví dụ tên và địa chỉ. Các phần tử văn bản biến được ghi lại và lưu trữ trong nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu thường được chuẩn bị trong một bảng - điều này có nghĩa là mỗi người nhận riêng lẻ được chỉ định một bản ghi dữ liệu riêng lẻ. Chức năng trộn thư cuối cùng đảm bảo rằng hai loại tài liệu này - tài liệu chính và nguồn dữ liệu - được liên kết với nhau. Các trường phối thư trong tài liệu chính được thay thế bằng dữ liệu dành riêng cho người nhận từ nguồn dữ liệu. Kết quả là các thư riêng lẻ có cùng nội dung nhưng, ví dụ, tên và địa chỉ người nhận khác nhau. Những đặc điểm này áp dụng cho cả kết hợp thư Word và kết hợp thư Writer. Tuy nhiên, có một vài trở ngại cần được lưu ý khi chuyển đổi các mẫu thư từ biểu mẫu từ Word sang Writer.
Ví dụ: bạn có một mẫu thư biểu mẫu "xác nhận đơn hàng" trong Word, mẫu này dựa trên nguồn dữ liệu cho người nhận. Để đơn giản, giả định rằng nguồn dữ liệu địa chỉ ở dạng tệp CSV. Sau khi nhập mẫu vào Writer, nguồn dữ liệu này bị thiếu và phải được gán lại cho tài liệu.
Nhưng hãy cẩn thận: Sau khi nhập, tài liệu không được lưu trong bất kỳ trường hợp nào, nếu không các trường phối thư sẽ bị mất! Một quy trình khả thi cho việc này hoạt động như được mô tả dưới đây.
Kết nối với cơ sở dữ liệu
Trước hết, kết nối đến cơ sở dữ liệu hiện có phải được thiết lập trong OpenOffice.org. Bạn có thể làm điều này với Base hoặc trực tiếp với Writer.
- Gọi qua lệnh menu "Tệp / Trợ lý / Nguồn dữ liệu địa chỉ" trình hướng dẫn nguồn dữ liệu địa chỉ.
- Chọn nguồn dữ liệu trong hộp thoại đầu tiên. Để làm điều này, hãy chọn tùy chọn trong ví dụ "Nguồn dữ liệu bên ngoài khác"vì đây là tệp CSV.
- Nhấp vào hộp thoại tiếp theo "Cài đặt thêm" trên nút "Cài đặt" và chọn từ menu kéo xuống "Loại cơ sở dữ liệu" mục nhập "Chữ".
- Sau đó, chọn đường dẫn đến tệp CSV của bạn trong cửa sổ hộp thoại sau.
- Trong bước tiếp theo, bạn có thể đi đến "Cài đặt thêm" sự lựa chọn"Tệp CSV"và các cài đặt tùy chọn khác như dấu phân cách trường„;“và dấu tách văn bản"{Không có}"Lựa chọn. Để kết thúc quá trình, hãy nhấp vào "Hoàn thành"nhấp chuột.
Kết nối cơ sở dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu hiện có trong OpenOffice.org. Với sự giúp đỡ của Phím [F4] bạn có thể mở dạng xem cơ sở dữ liệu.
Mẹo: Nếu muốn, bạn có thể mở kết nối cơ sở dữ liệu dưới Bổ sung / tùy chọn trong khu vực StarOffice Base / cơ sở dữ liệu chỉnh sửa và gỡ bỏ lại rất nhanh chóng và tiện lợi.
Làm việc với cơ sở dữ liệu
Bây giờ nhập tài liệu mẫu thư biểu mẫu Word của bạn và trao đổi nguồn dữ liệu có liên quan trước khi lưu tài liệu.
- Bạn có thể làm điều này thông qua mục menu "Chỉnh sửa / trao đổi cơ sở dữ liệu" hộp thoại "Cơ sở dữ liệu trao đổi" mờ dần trong.
- Chọn trong hộp thoại bên dưới"Cơ sở dữ liệu có sẵn"Kết nối cơ sở dữ liệu của bạn được tạo từ tệp CSV.
Các thuật ngữ so sánh (Word so với Writer)
Nhiều chức năng đã biết từ Microsoft Office cũng có thể được tìm thấy trong OpenOffice.org hoặc StarOffice. Tuy nhiên, tên của các hàm đã được chọn khác nhau trong một số trường hợp. Giúp một chút, danh sách sau đây cho thấy sự so sánh tên của các chức năng khác nhau trong Microsoft Office và OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP «-» OpenOffice.org/StarOffice
- Theo dõi các thay đổi «-» Ghi lại các thay đổi
- Hiển thị / ẩn các ký tự «-» xem / điều khiển, các đoạn văn bị ẩn
- Thay thế khi nhập «-» AutoCorrect
- Cập nhật dữ liệu «-» khu vực cập nhật
- Hướng dẫn ngữ âm «-» Ruby (Tiện ích mở rộng / Tùy chọn Cài đặt Ngôn ngữ / Ngôn ngữ)
- Đánh dấu «-» Chỉnh sửa / Hiển thị các thay đổi
- Kết hợp thư «-» thư biểu mẫu
- Ngắt dòng và ngắt trang «-» Luồng văn bản
- Cấu trúc tài liệu «-» Bộ điều hướng
- So sánh / hợp nhất tài liệu «-» Chỉnh sửa / Hợp nhất các thay đổi Tài liệu
- Ghi chú Nhận xét (Chèn / Ghi chú)
