Bạn nên biết điều đó!
Nhờ chức năng “Tìm kiếm” trong Excel, việc tìm các chuỗi ký tự cụ thể trong bảng trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Tổ hợp phím Ctrl + F sẽ mở ra một cửa sổ nhập liệu mới mà người dùng có thể điền vào. Tuy nhiên, việc tìm kiếm ban đầu chỉ tính đến trang tính hiện đang được chọn. Điều này có nghĩa là các giá trị không được tính đến nếu chúng nằm trên các trang tính khác.
Tìm kiếm nhiều trang tính trong Excel cùng một lúc
Để khắc phục sự cố này, cùng một cửa sổ tìm kiếm có một nút, khi được nhấn, sẽ hiển thị các tùy chọn bổ sung. Dưới đây, bạn cũng có thể mở rộng tìm kiếm từ trang tính hiện tại sang toàn bộ sổ làm việc. Bằng cách này, chức năng tìm kiếm của Excel cũng sẽ tính đến các giá trị từ các hàng và cột hiện không hiển thị trên màn hình.
Ngoài ra, hướng tìm kiếm cũng có thể được đảo ngược theo cách này. Khi đó, Excel không còn hoạt động từ trên xuống dưới nữa mà từ dưới lên trên.
Tìm nội dung bạn đang tìm kiếm trực tiếp bằng công thức
Nếu một giá trị được kiểm tra nhiều lần, thủ tục này đôi khi có thể rất tốn thời gian với cơ sở dữ liệu lớn. Cần có một công thức ngắn để kiểm tra sự xuất hiện lặp lại của một giá trị được tìm kiếm ngay lập tức.
Tìm kiếm công ty trong bảng tính Excel
Tuy nhiên, một số nhiệm vụ quá cụ thể nên việc tìm kiếm chuẩn hóa là không đủ. Đây là trường hợp, ví dụ, với các công ty đã có tên của người sáng lập trong công ty. Trong những trường hợp này, dữ liệu có thể bị đẩy ra hai lần, làm cho việc tìm kiếm lâu hơn một cách không cần thiết. Với sự trợ giúp của công thức, chỉ các chuỗi ký tự được hiển thị có chứa, ví dụ, các phần bổ sung “GmbH”, “AG” hoặc “GbR”.
Tìm giá trị nhỏ nhất không có giá trị rỗng
Ngoài ra, hàm tìm kiếm trong Excel có thể sắp xếp các giá trị một cách độc lập nếu giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất được tìm kiếm. Tuy nhiên, việc tìm kiếm giá trị thấp nhất trong một hàng hoặc cột có thể phức tạp nếu giá trị 0 có mặt nhưng không nên tính đến. Bởi vì không có giới hạn nào khác, Excel sẽ luôn tham chiếu đến giá trị này. Thực tế này có thể được khắc phục nhanh chóng trong cài đặt.
Tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường
Việc tìm kiếm trong Excel cũng có thể phức tạp nếu văn bản được nhập phân biệt chữ hoa chữ thường. Như một quy luật, Excel không phân biệt. Tùy chọn này có thể nhanh chóng được kích hoạt hoặc hủy kích hoạt bằng cách nhấp vào hộp kiểm.
Tuy nhiên, để tính đến chữ hoa và chữ thường của các văn bản được ghép nối với các chữ số và các ký hiệu khác, cần nhiều hơn một chút. Một công thức đặc biệt có thể được tạo ra để giải quyết vấn đề này.
Tự động thay thế các ký tự và chữ số trong Excel
Chức năng tìm kiếm trong Excel cũng đi kèm với một tùy chọn để nhanh chóng thay thế nội dung. Điều này được mở bằng tổ hợp phím Ctrl + H và được đặt ở bên phải của nút “Tìm kiếm”. Ở đó bạn có tùy chọn thay thế một ký tự cụ thể bằng một ký tự mới, tự chọn. Bằng cách này, lỗi chính tả có thể được sửa tự động.
Tìm và thay thế các ký tự đặc biệt dấu hoa thị * trong danh sách Excel
Khi tìm kiếm và thay thế các giá trị trong Excel, các phức tạp có thể phát sinh nếu các ký tự được nhập cũng phục vụ một hàm riêng biệt. Đây là trường hợp của dấu hoa thị, vì nó thường được sử dụng làm trình giữ chỗ. Việc tìm kiếm không chuẩn bị cho ký tự này kết thúc trong thực tế là mọi nội dung văn bản hiện có trong trang tính đều vô tình bị thay thế.
Dấu ngã ~ được sử dụng để thông báo cho hộp thoại rằng điều này không có nghĩa là chức năng của dấu hoa thị. Biểu tượng này được tạo ra khi nhấn phím + trong khi phím AltGR được nhấn. Giá trị đã nhập ~ * tìm kiếm các dấu hoa thị hiện có và bỏ qua chức năng đặc biệt của nó.
Thay thế các ký tự trong ô Excel bằng công thức
Tuy nhiên, một bảng có toàn bộ văn bản có thể quá phức tạp để được thay đổi chỉ với các chi tiết của nút. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chức năng REPLACE.
Xóa các số 0 ở đầu khỏi danh sách SAP
Khả năng thay thế cũng hữu ích trong các lĩnh vực công việc khác. Có thể xảy ra trường hợp chuyển dữ liệu từ hệ thống SAP dẫn đến các số không trong ô không chính xác. Vấn đề này có thể dễ dàng được giải quyết bằng một thủ thuật trong cửa sổ hộp thoại Excel.
Xóa dấu ngoặc kép khỏi danh sách và bảng Excel
Ngoài các số không không mong muốn, dấu ngoặc kép không chính xác cũng có thể xuất hiện khi nhập dữ liệu, điều này làm sai lệch nội dung của ô. Do đó, Excel không còn nhận ra các giá trị này dưới dạng số và không thể tính toán với chúng. Vấn đề này cũng có thể được giải quyết nhanh chóng trong cửa sổ hộp thoại Excel.
Tự động thay thế màu trong bảng tính Excel
Khả năng tìm kiếm và thay thế không bị cạn kiệt với nội dung của các ô. Sự xuất hiện của chúng cũng có thể được hưởng lợi từ các chức năng này. Cũng có thể tự động thay thế các màu đã chọn trong bảng. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
-
Mở giao diện yêu cầu bằng tổ hợp phím Ctrl + H.
-
Nhấp vào nút "Tùy chọn".
-
Bây giờ hai nút có tên “Định dạng” xuất hiện. Chọn cái phía trên, có thể tìm thấy trong dòng “Tìm kiếm”.
-
Chuyển sang tab “Phông chữ” và chỉ định màu trong danh sách “Màu” mà bạn muốn thay thế.
-
Xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào “Ok”.
-
Bây giờ chọn nút dưới có tên là “Định dạng”.
-
Chuyển sang tab “Phông chữ” và chỉ định màu nào sẽ được sử dụng để thay thế.
-
Đóng cửa sổ này bằng cách nhấp vào “Ok”.
-
Nhấp vào nút THAY THẾ TẤT CẢ để thay thế các màu trong bảng tính của bạn.
Sau khi được xác nhận, bất kỳ ô nào trong Excel sẽ được thay thế bằng màu bạn đã chọn đầu tiên bằng màu bạn đã chọn thứ hai.
Các hàm Excel nhỏ nhưng có tác động lớn
Với các phím tắt Ctrl + F và Ctrl + H, Excel cung cấp cho người dùng hai hàm Excel thoạt nhìn có vẻ thiết thực. Khi xem xét kỹ hơn, rõ ràng là tiềm năng thực sự lớn hơn nhiều. Giá trị gia tăng thể hiện rõ ràng ở đây đối với cả người dùng không thường xuyên muốn sử dụng Excel thực tế hơn, cũng như đối với người dùng có kinh nghiệm quản lý các tập dữ liệu lớn từ các hệ thống khác nhau. Do đó, việc sử dụng “Tìm và Thay thế” có thể được điều chỉnh cho phù hợp với kiểu người dùng tương ứng như mong muốn.
