Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 trở lên, rất dễ dàng lưu bảng dưới dạng tệp PDF. Ngoài nhiều định dạng tệp khác, PDF được cung cấp ở đó dưới dạng định dạng lưu trữ. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
Gọi menu “Tệp” (Excel 2010) hoặc lệnh “Lưu dưới dạng” bằng nút Office (Excel 2007). Trong hộp thoại sau, mở hộp danh sách "Loại tệp". Chọn định dạng "PDF (* .pdf)" từ danh sách các định dạng tệp có sẵn bằng một cú nhấp chuột. Hình sau cho thấy hộp thoại trông như thế nào:
Nhập tên tệp cho tài liệu PDF trong hộp thoại này. Tên của bảng Excel được cung cấp, nhưng bạn cũng có thể chọn một tên khác.
Excel cung cấp cho bạn hai tùy chọn tối ưu hóa để lưu dưới dạng tệp PDF. Các tùy chọn cho phép bạn tối ưu hóa tệp thành “Tiêu chuẩn (ấn phẩm trực tuyến và in ấn)” hoặc “Kích thước tối thiểu (ấn phẩm trực tuyến)”. Chọn tùy chọn bạn muốn.
Nếu bạn chỉ muốn lưu một phần của sổ làm việc dưới dạng tệp PDF khi lưu, hãy bấm vào "Tùy chọn". Sau đó, bạn có thể sử dụng khối “Xuất bản nội dung” để chọn “(phạm vi ô đã chọn)”, “(Các) trang tính hiện hoạt”, “Toàn bộ sổ làm việc” hoặc “Bảng” (chỉ áp dụng nếu bạn đang sử dụng con trỏ trong một khu vực được định dạng dưới dạng bảng) có thể được lưu dưới dạng PDF.
Nếu bạn chọn hộp kiểm “Bỏ qua vùng in”, bất kỳ vùng in nào bạn đã tạo trong Excel sẽ bị bỏ qua khi tệp PDF được tạo.
Thông tin nội bộ từ tệp Excel như tác giả, ngày lưu và nhận xét sẽ không được lưu trong tệp PDF nếu tệp này cũng được sử dụng bên ngoài công ty. Do đó, hãy hủy kích hoạt hộp kiểm "Thuộc tính tài liệu" trong khu vực "Bao gồm thông tin không in được" của hộp thoại "Tùy chọn".
Khi bạn đã thực hiện tất cả các cài đặt, hãy nhấp vào "OK" trong hộp thoại. Sau đó, Excel tạo tệp PDF và lưu trữ ở vị trí lưu trữ đã chọn.
