Bảng Excel: sơ lược về cấu trúc

Hàng, Cột, Ô, Tiêu đề

Microsoft Excel được sử dụng trong các lĩnh vực tư nhân và kinh doanh. Nhờ chương trình, có thể thực hiện các phép tính toán học và thiết lập các tham số khác nhau trong các quan hệ khác nhau. Về cơ bản, thoạt nghe có vẻ trừu tượng. Tuy nhiên, về cơ bản, Excel là một chương trình thông minh giúp bạn thu thập dữ liệu, đánh giá và trình bày dữ liệu theo ý muốn. Để có thể sử dụng các chức năng này của Excel cho mục đích chuyên nghiệp hoặc cá nhân, bạn nên tạo một bảng Excel mà người dùng có thể định dạng tùy ý. Nhưng cấu trúc của bảng Excel như thế nào và điều gì có thể xảy ra?

Đây là cấu trúc của bảng Excel trông như thế nào

Chương trình cung cấp các lĩnh vực ứng dụng khác nhau và do đó rất linh hoạt. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu cách một bảng tính Excel được cấu trúc và cách nó được cung cấp dữ liệu có liên quan. Ngay sau khi người dùng mở chương trình, họ có một sổ làm việc trước mặt, bao gồm một trang tính trống. Tiêu đề hàng và cột phân tách các ô riêng lẻ. Dữ liệu ở dạng số và văn bản được nhập vào một trang tính trống ban đầu được gọi là danh sách Excel. Danh sách này hoặc các phạm vi ô riêng lẻ có thể được định dạng trong bảng Excel theo các bước đơn giản. Về cơ bản, cấu trúc của bảng Excel trông như sau:

• Dòng
• cột
• Tế bào
• Đăng ký

Các bảng được định dạng được biểu diễn bằng các hàng và cột. Các tiêu đề dòng nằm ngang và được đánh số liên tục. Các đầu cột chạy theo chiều dọc và được gán cho một chữ cái. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau được gọi là một ô. Ví dụ: ô B3 là điểm kết quả từ hàng 3 và cột B. Ngoài ra còn có các tab đăng ký. Bạn có thể tạo nó khi tệp của bạn lớn hơn. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các bảng khác nhau trong một trang tính bằng cách sử dụng tab đăng ký. Do cấu trúc nhẹ của các phần tử khác nhau, người dùng có thể nhập dữ liệu khác nhau dưới dạng bảng và do đó hiển thị rõ ràng.

Sử dụng bảng Excel: các lĩnh vực ứng dụng riêng và chuyên nghiệp

Cho dù để phân tích tài chính hay thống kê dữ liệu - Excel là chương trình bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất.

Ví dụ, với Excel, có khả năng ghi lại đầu vào và đầu ra (cho dù là tư nhân hay doanh nghiệp). Người dùng có thể tùy chỉnh công thức nào được sử dụng cho các giá trị được nhập. Với sự trợ giúp của cấu trúc bảng Excel, tổng quan về dữ liệu có thể được tạo nhanh chóng.

Ví dụ về bảng Excel từ khu vực tư nhân

Bạn giữ một sổ ngân sách trong bảng tính Excel của mình. Bạn có thể xác định mức thu nhập và chi phí của mình. Bạn có thể phân loại các khoản chi thành các nhóm khác nhau. Ví dụ: tiền thuê nhà, cửa hàng tạp hóa, bảo hiểm, v.v. Bằng cách sử dụng các công thức khác nhau và nhập các chi phí khác nhau, chẳng hạn, bạn có thể theo dõi tình hình tài chính trong một khoảng thời gian dài hơn. Bằng cách này, bạn có thể phân tích chi phí của mình đã thay đổi như thế nào trong tháng trước hoặc thậm chí trong năm năm qua.

Ví dụ về bảng tính Excel từ lĩnh vực kinh doanh

Các công ty có thể sử dụng bảng Excel để ghi lại và đánh giá dữ liệu từ các vị trí công ty khác nhau. Điều này có thể bao gồm việc xác định lợi nhuận toàn bộ hoặc chia thành các chi nhánh riêng lẻ. Ngoài ra, dữ liệu về nhân sự, chẳng hạn, có thể được chèn vào bảng Excel.

Bảng tổng hợp dưới dạng một dạng đặc biệt của bảng

Nếu dữ liệu ở dạng bảng và bạn muốn đánh giá nó, thì các chương trình bảng tính như Excel sẽ cung cấp tùy chọn tạo cái gọi là bảng tổng hợp. Đây là một bảng đặc biệt có thể giảm một lượng lớn dữ liệu đến một phạm vi dễ hiểu và được phân tích. Ví dụ: tiêu điểm có thể được đặt trên bản ghi dữ liệu cùng loại và được tóm tắt trong bảng tổng hợp. Kết quả từng phần có thể được tính theo cách tương tự. Cấu trúc của bảng pivot tương tự như cấu trúc của bảng Excel; nó chỉ đáp ứng một chức năng khác.

Ví dụ về bảng tổng hợp

Một công ty có dữ liệu về nhân viên của mình ở dạng danh sách. Ví dụ: có thể là phòng ban, giới tính, năm sinh, mức lương và số năm làm việc với công ty. Bảng Excel này hiện có thể được chuyển đổi thành bảng tổng hợp. Điều này có lợi thế là các dữ liệu khác nhau có thể được đánh giá khác nhau. Ví dụ, bảng tổng hợp có thể tính toán mức lương trung bình, tổng mức lương hoặc đếm số nhân viên trong các nhóm riêng lẻ. Cũng có thể đánh giá có bao nhiêu phụ nữ và nam giới trong công ty hoặc độ tuổi trung bình của nhân viên là bao nhiêu.

Cấu trúc của bảng Excel mang lại những lợi thế này so với danh sách

Ngay sau khi dữ liệu được nhập vào Excel, một danh sách sẽ được tạo trước tiên. Một danh sách có thể được chuyển đổi thành một bảng bằng cách sử dụng các nút hoặc tổ hợp phím. Bảng có một số lợi thế so với danh sách. Đặc biệt khi làm việc với các tập dữ liệu lớn, các lỗi có thể phát sinh trong quá trình dịch chuyển, đánh giá hoặc sắp xếp, điều này sẽ phá hủy toàn bộ tập dữ liệu. Mặt khác, trong trường hợp của các bảng, việc sắp xếp các bản ghi dữ liệu không phải là không chính xác. Các bảng đại diện cho các tập dữ liệu lớn theo cách có thể quản lý được và cung cấp khả năng mở rộng dữ liệu theo yêu cầu.

Định dạng bảng Excel hoạt động như thế nào?

Bảng dễ định dạng. Với một vài cú nhấp chuột, có nhiều tùy chọn định dạng khác nhau đảm bảo rằng thông tin được trình bày rõ ràng.

• Đầu trang và chân trang
• Các dòng kết quả
• Các hàng và cột được kết nối
• Dòng đầu tiên và dòng cuối cùng
• Bộ lọc tự động

Đầu trang và chân trang để có cái nhìn tổng quan hơn

Excel cung cấp cho bạn tùy chọn chèn đầu trang và chân trang. Điều này cho phép bạn làm cho các bảng trong sổ làm việc của mình rõ ràng hơn và cung cấp thông tin cần thiết. Trong đầu trang hoặc chân trang có không gian cho số trang, ngày tháng hoặc tên. Ngoài ra còn có các dòng tiêu đề hiển thị loại dữ liệu được nhập vào các ô tương ứng. Ví dụ, đây có thể là chỉ định, số lượng hoặc khoảng thời gian. Bạn có thể lọc những thứ này như bạn muốn. Ngược lại với danh sách, đầu trang và chân trang của bảng có thể bị ẩn và hiển thị.

Các dòng kết quả như một phần của bảng Excel

Các dòng kết quả ở đó để hiển thị tổng các ô hoặc phạm vi ô khác nhau như một kết quả tổng thể. Ngoài việc tạo tổng, các chức năng khác có thể được gán cho dòng kết quả. Chúng cũng có thể được hiển thị và ẩn trong bảng.

Các hàng được hợp nhất và các cột được hợp nhất để tóm tắt nhiều phạm vi ô

Các ô có thể được kết nối theo chiều dọc và chiều ngang. Điều này sau đó là cần thiết để cung cấp một cái nhìn tổng quan hơn trong một bảng. Ví dụ: bạn đã tạo một ô cho mỗi tháng. Để làm rõ hơn ý nghĩa của các số đã nhập, bạn có thể hợp nhất các ô phía trên dữ liệu và chèn một tiêu đề vào đó. Ví dụ, nó có thể nói là "doanh số hàng tháng". Bạn cũng có thể dễ dàng đánh dấu cột đầu tiên và cột cuối cùng trong bảng được định dạng. Cũng có thể đóng băng dòng đầu tiên hoặc dòng cuối cùng. Điều này cung cấp cái nhìn tổng quan cần thiết, đặc biệt là với các bảng dài. Nếu không, khi cuộn, bạn rất dễ bị mất đầu vào đó là gì.

AutoFilter hữu ích để sắp xếp dữ liệu

Một chức năng đáng chú ý khác trong Excel là cái gọi là AutoFilter. Ngoài các chức năng lọc, còn có các tùy chọn sắp xếp. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, sau đó phải thực hiện một cài đặt để không chỉ một cột được sắp xếp mà còn cả các hàng tương ứng. Bộ lọc tự động có ưu điểm là, ví dụ, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số từ nhỏ đến lớn và dữ liệu liên quan cũng được sắp xếp tự động. Ngoài ra, thông tin cá nhân có thể được lọc.

Ví dụ về AutoFilter

Trong bảng Excel với dữ liệu nhân viên, bạn muốn lọc số lượng đến từ vị trí xy. Để làm điều này, bộ lọc tự động thích hợp phải được đặt và chỉ những nhân viên thích hợp mới được hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể lọc theo một số tham số. Ví dụ, nơi xuất xứ và đội. Với các bộ lọc tự động tương ứng, người dùng có thể tìm ra bao nhiêu nhân viên từ một nhóm sống ở cùng một địa điểm.

Các kiểu bảng tùy chỉnh và được xác định trước

Excel cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn về các mẫu định dạng bảng được xác định trước khác nhau. Ưu điểm lớn của điều này là các phần tử bảng hữu ích có thể nhanh chóng được điều chỉnh và thay đổi. Cũng có thể tạo kiểu bảng tùy chỉnh. Các công ty nói riêng có thể tạo bảng trong thiết kế riêng của công ty họ. Do đó, các bảng có thể được hiển thị bằng phông chữ của riêng bạn hoặc màu sắc của riêng bạn.

Sử dụng cấu trúc bảng Excel một cách hiệu quả cho công việc của bạn

Nếu bạn muốn sử dụng bảng Excel được định dạng trong môi trường chuyên nghiệp hoặc riêng tư, bạn nên tìm hiểu những kiến thức cơ bản về chương trình. Đối với nhiều người, Excel là một chương trình khó khăn với vô số tính năng khó hiểu.

Nói chung, trước tiên nên tập trung vào những điều cơ bản của hoạt động. Chỉ vì các chức năng cơ bản như định dạng được thành thạo, chương trình đã có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Nó cũng hữu ích khi biết chương trình có thể đảm nhận những chức năng nào. Việc người dùng có biết công thức nào đang được sử dụng hay không là điều không quan trọng. Điều này vẫn có thể được nghiên cứu và xác nhận sau đó. Nếu bạn muốn sử dụng Excel cho một mục đích cụ thể, ban đầu bạn nên hạn chế điều này khi có được các kỹ năng và có thể làm quen với các hàm khác sau đó. Điều này đảm bảo rằng người dùng không bị bỏ qua bởi phạm vi của chương trình ngay từ đầu và mất đi cái nhìn tổng quan.

Kết luận: Cấu trúc bảng Excel được định dạng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng quan dữ liệu

Chương trình Excel là một phần của gói Microsoft Office và có sẵn cho người dùng Apple và Microsoft. Với chương trình bảng tính, người dùng có thể liệt kê dữ liệu trong một bảng trong sổ làm việc và được chương trình đánh giá dữ liệu đó. Cấu trúc dễ dàng của bảng Excel cung cấp cho người dùng cách hiển thị dữ liệu có cấu trúc thông qua các tiêu đề hàng và cột, tiêu đề và dòng kết quả. Ngoài ra, có thể sử dụng định dạng để đánh dấu các vùng ô quan trọng và các giá trị mà chúng chứa, hoặc để thay đổi phông chữ và kích thước. Ngoài ra, dữ liệu đã nhập có thể được chuyển đổi thành sơ đồ trong bảng Excel, chẳng hạn để hiển thị sự phân bố thông tin rõ ràng. So với danh sách dữ liệu, cấu trúc của bảng Excel có lợi thế là có sẵn các hàm mở rộng, giúp tiết kiệm thời gian và đánh giá các mục nhập hiệu quả hơn. Ngoài thiết kế bảng riêng lẻ, người dùng tất nhiên cũng được cung cấp các mẫu mà họ có thể sử dụng để đánh giá dữ liệu của họ trong trang tính.