Các bảng khác nhau trong Excel
Chương trình bảng tính Excel có sẵn trong các gói MS Office khác nhau và có thể được sử dụng trên máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Cho dù sử dụng cho mục đích cá nhân hay doanh nghiệp - nhiều tùy chọn không chỉ giúp thực hiện các phép tính phức tạp. Với Excel, bạn cũng có tùy chọn tạo bảng và sử dụng nó để sắp xếp dữ liệu của mình. Tuy nhiên, có một số điều cần xem xét để chỉnh sửa điều này.
Tạo bảng Excel: đó là cách nó hoạt động
Nếu bạn cần một bảng tính Excel, bạn có thể dễ dàng tạo một - hướng dẫn từng bước:
-
Đầu tiên, hãy nhập dữ liệu của bạn vào Excel.
-
Sau đó nhấp vào tab “Bắt đầu” và “Định dạng dưới dạng bảng”.
-
Bây giờ xác nhận lại giá trị hàng và cột.
-
Bước cuối cùng, nhấp vào "Ok".
Bảng Excel: những yếu tố này tồn tại
Ngay sau khi bạn mở tệp Excel hoặc tạo tệp mới, bạn sẽ thấy cấu trúc menu ở khu vực phía trên với "Tệp", "Bắt đầu", "Bố cục trang", "Công thức" và các mục khác. Bên dưới chúng, bạn sẽ tìm thấy các phần tử hoạt động khác nhau được đánh dấu bằng các ký hiệu hoặc văn bản. Ruy-băng này rất cần thiết để làm việc với Excel. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tất cả các hàm Excel mà bạn cần cho các dự án khác nhau. Ngoài ra còn có nhiều phần tử khác được chứa trong Excel.
Cấu trúc của bảng
Ở khu vực phía dưới, bạn có thể thấy trang tính đầu tiên, được đặt tên là "Table1" ở trạng thái ban đầu. Tại đây, bảng tính có thể được đặt tên theo ý muốn. Điều này được cấu trúc theo cột và hàng. Bạn có thể điền vào các ô riêng lẻ bằng các chữ cái và số hoặc nhập dữ liệu của mình. Ô ở trên cùng bên trái được gọi tương ứng là "A1". Thuận tiện, có thể thêm các trang tính bổ sung vào tệp bằng cách nhấp vào dấu cộng bên cạnh "Bảng 1". Điều này giúp duy trì một cái nhìn tổng quan khi nội dung phức tạp hơn một chút.
Các yếu tố khác đáng được đề cập khi thiết lập bảng Excel là, ví dụ:
- thanh cuộn ở dưới cùng và bên phải của trang tính
- menu ngữ cảnh, mở bằng nút chuột phải
- chân trang với cài đặt hiển thị, khả năng chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị khác nhau và chức năng thu phóng
Excel cung cấp những bảng nào?
Bảng tính Excel có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ngoài ra còn có các bảng đặc biệt hiển thị dữ liệu trong một số trường hợp nhất định.
Bàn cá nhân và doanh nghiệp
Bảng Excel mang lại cấu trúc cho các vấn đề riêng tư cũng như kinh doanh. Ví dụ như danh sách địa chỉ hoặc tính toán chi phí.
Bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp giúp bạn có thể hiển thị dữ liệu ở dạng tổng hợp mà không cần thay đổi chính cơ sở dữ liệu. Có thể lọc các cột và hàng theo tiêu chí xác định và tạo các phép tính riêng biệt cho các nhóm con, ví dụ: cho tổng hoặc trung bình.
Bạn cũng có thể định dạng bảng Excel theo cách này
Với định dạng trong Excel, bạn có thể nhấn mạnh những điều quan trọng bằng cách thêm gạch chân hoặc màu sắc. Những điều này có thể thực hiện được thông qua menu ở trên hoặc thông qua menu ngữ cảnh của nút chuột phải. Cũng có thể định dạng trong bảng theo các loại trường như ngày, giờ hoặc đơn vị tiền tệ. Điều này giúp làm cho bảng rõ ràng.
Tùy chọn khung
Bạn có thể thiết kế các đường giữa các ô theo các điểm này. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Dòng khung bên dưới” trong tab “Bắt đầu”. Trong số những thứ khác, những điểm này có thể được định dạng ở đây:
- độ dày
- màu sắc
- Kiểu đường kẻ
- Chức vụ
Định dạng ô
Trong Excel, bạn có thể dễ dàng định dạng các ô riêng lẻ: Bạn có thể thay đổi bố cục bằng cách chọn ô, toàn bộ cột và hàng hoặc sử dụng CTRL + A để chọn toàn bộ trang tính và sau đó chọn tùy chọn mong muốn bằng cách sử dụng menu ở trên hoặc sử dụng nút chuột phải.
Định dạng phông chữ
Khi nói đến kiểu chữ, bạn có thể chọn giữa
- Phông chữ và kích thước
- Màu phông chữ và màu nền
- đậm, nghiêng và gạch chân để thay thế cho màn hình tiêu chuẩn
- Hiệu ứng: gạch bỏ, ghi dưới và ghi trên
Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng
Bằng cách nhấp vào “Bắt đầu” và “Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng”, bạn có thể chọn từ một loạt các mẫu định dạng. Điều này hoạt động khi bạn đang tạo một bảng hoàn toàn mới, nhưng cũng khi chúng tôi đánh dấu một phạm vi ô hiện có.
Định dạng có điều kiện trong bảng Excel
Định dạng có điều kiện là một trường hợp đặc biệt. Họ làm cho nó có thể hiển thị kết quả tiêu cực trong tính toán kinh doanh như thể bằng phép thuật với các con số màu đỏ. Nếu kết quả dương tính, các chữ số sẽ tự động có màu xanh lục.
Có những công cụ bàn nào?
Ví dụ: bằng cách sử dụng các công cụ bảng, bạn có thể điều chỉnh kích thước bảng, hiển thị và ẩn các cột hoặc hàng hoặc loại bỏ các bản sao. "Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng" tạo một phần tử mới "Công cụ bảng" trong ruy-băng trình đơn, có thể được sử dụng để thực hiện định dạng tiếp theo một cách trực quan.
Sửa các hàng và cột: đó là cách nó hoạt động
Sửa các hàng và cột không khó: Để bỏ các dòng trên cùng và / hoặc các cột bên trái khi cuộn, hãy vào "Sửa cửa sổ" thông qua mục menu "Xem" và chọn mục mong muốn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng chức năng này để sửa các tiêu đề. Nếu bạn đã nhập một lượng lớn dữ liệu vào bảng Excel và cuộn xuống, tiêu đề thường biến mất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn xem dữ liệu được chia thành những gì, bạn có thể đóng băng những dòng đầu tiên.
Bảng tính Excel: sắp xếp và lọc dữ liệu
Giả sử bạn có một danh sách địa chỉ với các cột Tên, Họ, Đường phố, Mã Bưu điện và Thành phố. Bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu này theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần hoặc theo màu sắc tùy thích. Có lẽ bạn muốn tìm tất cả những người có tên "Max" hoặc có mã zip là 80333. Bạn có thể truy cập các chức năng này thông qua "Dữ liệu" và "Sắp xếp" hoặc "Bộ lọc".
Hàm nhận xét trong bảng Excel
Các nhận xét và ghi chú vẫn được giữ kín đáo trong nền để chúng không ảnh hưởng đến chức năng và bố cục của trang tính. Mỗi chúng có thể được tìm thấy và chèn vào chỉ bằng một cú nhấp chuột phải.
Mặc dù các ghi chú có xu hướng tự đứng, nhưng các nhận xét nhằm mục đích được trả lời bởi một biên tập viên khác để một cuộc thảo luận có thể phát triển từ chúng. Có thể chuyển đổi chúng thành nhận xét thông qua mục menu "Kiểm tra" và mục phụ "Ghi chú". Ngược lại với các phiên bản trước đó, không có cách nào để định dạng màu sắc và phông chữ trong Excel for Microsoft 365 hiện tại.
Cách tìm và thay thế dữ liệu trong bảng tính Excel
Nó cũng có thể tìm thấy một cái gì đó qua các cột, có một chức năng tìm kiếm trong "Bắt đầu" có thể dễ dàng được xác định bằng cách sử dụng kính lúp. Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm “Max Müller” theo tên và họ cùng một lúc. Bạn cũng có thể kết hợp các tìm kiếm đặc biệt bằng các hàm. Vì vậy, với = MIN (IF (A1: A100; A1: A10)) 'bạn có thể tìm thấy giá trị nhỏ nhất của các ô từ A1 đến A10 mà không có số 0.
Chức năng thay thế trong menu thả xuống bên dưới kính lúp cũng rất hữu ích. Với nó, bạn có thể đổi tên tất cả những người có tên đầu tiên "Max" thành bất kỳ tên nào khác trong một lần rơi.
Ngoài ra còn có một chức năng khác mà chức năng này cũng hoạt động ở cấp độ của từng ký tự. = CHANGE (A1; "."; ",") * 1 đổi điểm lấy dấu phẩy, điều này có thể hữu ích nếu, theo thông lệ ở Hoa Kỳ, điểm được sử dụng để phân tách các chữ số thập phân và dữ liệu được bao gồm trong hóa đơn với một dấu phẩy để phân cách các phần trăm nên được chuyển đổi.
Bảng Excel có thể được chỉnh sửa nhanh chóng và dễ dàng
Excel là phần mềm tiêu chuẩn cho bảng tính và cung cấp vô số chức năng cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp, vì vậy việc học chương trình là cực kỳ quan trọng đối với hầu hết mọi người. Với các bảng trong Excel, bạn có thể nhập dữ liệu của mình một cách có tổ chức và do đó có một cái nhìn tổng quan toàn diện.