Nhiều mẹo để sử dụng Word tối ưu
Bên cạnh Excel, Microsoft Word là chương trình được sử dụng thường xuyên nhất từ bộ Office. Nhiều người dùng đánh giá cao tính dễ sử dụng và rõ ràng của chương trình xử lý văn bản. Nhưng có nhiều mẹo và thủ thuật khác giúp Word dễ sử dụng hơn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu khi chỉnh sửa tài liệu và cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn.
Các chức năng bổ sung để sử dụng Word hiệu quả hơn
Với sự trợ giúp của Word - chương trình xử lý văn bản từ bộ Microsoft Office - bạn có thể tạo văn bản, bảng và chèn hình minh họa và đồ họa vào tài liệu của mình. Để làm cho việc viết dễ dàng hơn, chương trình được cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ tiếp cận. Đối với nhiều chức năng, thậm chí còn có các phím tắt giúp bạn có thể thực hiện một lệnh mà không cần một cú nhấp chuột. Ví dụ: tổ hợp phím [CTRL] + [Z] giúp bạn hoàn tác một số hành động.
Các tính năng trợ năng khả dụng sau khi bạn mở tài liệu Word để chỉnh sửa. Cần làm việc với nhiều hơn một tệp? Sau đó, Word cũng cung cấp cho bạn chức năng mở nhiều tài liệu cùng một lúc. Để tránh phải thiết lập các cài đặt cơ bản như phông chữ, khoảng cách dòng và số trang, bạn nên sử dụng các mẫu định dạng. Nó cũng có thể hữu ích để kích hoạt các lệnh chỉnh sửa biểu mẫu.
Đơn giản hóa việc sử dụng Word thông qua các mẫu định dạng
Một kiểu chứa các cài đặt tiêu chuẩn cho một tài liệu. Microsoft Word cung cấp cho bạn nhiều mẫu Word mà bạn có thể sử dụng khi tạo văn bản của mình. Bạn có thể tìm thấy điều này trong ruy-băng trình đơn bên dưới mục "Bắt đầu". Sẽ rất hợp lý khi sử dụng các trang định kiểu, đặc biệt là cho các tiêu đề. Vì khi đó bạn hoàn toàn có thể tạo mục lục tự động trong Word chỉ với vài cú nhấp chuột.
Cài đặt mặc định không phù hợp với mong đợi của bạn? Sau đó, chỉ cần cá nhân hóa mẫu định dạng để thiết kế hoạt động của Word theo ý muốn của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột phải vào mẫu tương ứng trong ruy-băng trình đơn. Một danh sách hiện xuất hiện trong đó bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "Thay đổi".
Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra, trong đó bạn có thể điều chỉnh mẫu định dạng theo yêu cầu của mình. Bạn không chỉ xác định phông chữ, kích thước và màu sắc, mà còn xem văn bản nên được in nghiêng hay in đậm. Trước khi bạn xác nhận bằng "OK", hãy quyết định xem định dạng chỉ áp dụng cho tài liệu hiện tại hay nó cũng nên được áp dụng cho các tệp mới.
Mẹo cho các tìm kiếm được nhắm mục tiêu trong tài liệu Word
Nhiều tệp Word chứa nhiều hơn một trang văn bản. Bạn có thể nhanh chóng mất dấu mọi thứ ở đây. Việc tìm kiếm thông tin được nhắm mục tiêu sau đó không phải là dễ dàng. Nhưng với thủ thuật Word này, bạn có thể nhanh chóng chuyển đến trang mà bạn muốn. Sử dụng chức năng "Tìm kiếm và thay thế" để đến thẳng công việc bạn đang tìm kiếm. Nếu bạn không chắc chắn thông tin có thể được tìm thấy ở trang nào, bạn có thể cuộn qua các trang một cách thuận tiện với chức năng cuộn tự động.
Tổ hợp phím [CTRL] + [F] cũng giúp bạn sử dụng Word dễ dàng hơn. Thao tác này sẽ mở điều hướng mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm các từ cụ thể. Chỉ cần nhập cụm từ bạn đang tìm kiếm và xác nhận bằng phím Enter. Word sẽ tự động đánh dấu tất cả các lần truy cập cho bạn. Sử dụng các mũi tên bên dưới thanh tìm kiếm để chuyển đến trận đấu tiếp theo.
tiền boa: Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Word này để tìm nhanh khoảng trắng. Chỉ cần gõ hai dấu cách liên tiếp vào thanh tìm kiếm để tìm các lỗi ẩn trong văn bản.
Lưu ý rằng bạn chỉ có thể sử dụng phím tắt trong Word để tìm kiếm trong văn bản và trong các bảng mà nó chứa. Bạn có muốn tìm kiếm đầu trang và chân trang của tài liệu cho một thuật ngữ cụ thể không? Sau đó, trước tiên hãy nhấp vào đầu trang và chân trang. Điều tương tự cũng áp dụng cho các bình luận.
Sao chép và sắp xếp lại văn bản
Hầu hết các tài liệu văn bản đều được sửa đổi nhiều lần trước khi chúng có được hình thức cuối cùng. Có thể xảy ra trường hợp toàn bộ đoạn văn phải tìm một vị trí mới. Nhưng tin tốt là: bạn không phải gõ lại văn bản. Sử dụng chức năng "Sao chép và Dán" để giúp Word dễ sử dụng hơn. Cách duy nhất để làm điều đó nhanh hơn là sử dụng "kéo và thả". Bằng cách này, một văn bản có thể được di chuyển trong tài liệu một cách thuận tiện.
Để tiếp quản nội dung từ một tệp khác, bạn phải sao chép nó theo cách cổ điển. Điều này có nghĩa là: Bạn đánh dấu phần cần sao chép và nhấp vào nó bằng nút chuột phải. Sau đó chọn "sao chép". Bây giờ hãy chọn vị trí trong tài liệu của bạn nơi bạn muốn chèn nội dung. Tại đây, hãy nhấp chuột phải và chọn "chèn". Nó nhanh hơn với các phím tắt [Ctrl] + [C] và [Ctrl] + [V].
Nhưng hãy cẩn thận: Văn bản từ nguồn khác thường có định dạng khác. Khi bạn sao chép, Word cũng áp dụng định dạng đoạn văn. Tuy nhiên, bạn có tùy chọn để ngăn điều này trong các tùy chọn chỉnh sửa. Vì vậy, chỉ cần sao chép văn bản không có định dạng. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng đầu trang và chân trang cũng như dấu gạch nối trong Word nhất quán khi sao chép và dán.
Các mẹo khác để sử dụng Microsoft Word
Kể từ phiên bản Office từ năm 2016 có một chức năng thực tế giúp giải quyết hầu hết các câu hỏi. Trường tìm kiếm có nghĩa là “Tìm kiếm” hoặc “Bạn muốn làm gì?”, Mà bạn có thể đã quen thuộc với các ứng dụng Office khác như PowerPoint hoặc Excel.
Ở đây, bạn không tìm kiếm các từ trong tài liệu của mình mà tìm kiếm bất kỳ chức năng nào của Word. Ví dụ: nếu bạn không biết cách thiết lập dấu gạch nối cho văn bản, chỉ cần nhập “Dấu gạch nối” vào trường này. Giờ đây, chương trình xử lý văn bản sẽ hiển thị cho bạn kết quả thích hợp trong mục “Tác vụ”. Điều tương tự cũng áp dụng cho bảng, chân trang và tất cả các vấn đề có thể hình dung trong Word.
Một công cụ hữu ích khác là trình dịch nội bộ của Word. Để làm điều này, hãy đánh dấu phần câu mà bạn muốn dịch sang ngôn ngữ khác. Nhấp chuột phải vào điểm đánh dấu. Chức năng dịch bây giờ xuất hiện ở bên phải. Đơn giản chỉ cần chọn ngôn ngữ thích hợp và nhấp vào "chèn" để dịch đoạn văn bản trực tiếp trong tài liệu.
Microsoft Office thậm chí còn dễ dàng hơn: Thủ thuật giúp Word dễ sử dụng hơn
Word - giống như Excel, PowerPoint và Co. - chứa nhiều chức năng giúp phần mềm dễ sử dụng hơn. Những thứ này không phải lúc nào cũng dễ dàng tìm thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên. Bất kể bạn muốn định dạng bảng hoặc dòng, chỉnh sửa đầu trang hoặc chân trang hay chỉ đơn giản là tìm kiếm các ký tự đặc biệt: Thanh tìm kiếm các chức năng hữu ích thường cung cấp một giải pháp khắc phục ở đây.
Nếu bạn cũng biết các mẹo để định dạng, tìm kiếm và chèn, bạn sẽ sớm có thể sử dụng xử lý văn bản như thể chính nó. Thường thì bạn thậm chí tiết kiệm cho mình một cú nhấp chuột nhờ các phím tắt. Điều này cho phép bạn tập trung vào nội dung tài liệu của mình mà không cần lo lắng quá nhiều về định dạng.
Câu hỏi thường gặp
Word có các tính năng trợ năng cho người khiếm thị không?
Có, Office coi trọng khả năng truy cập. Do đó, Word cung cấp một trình đọc màn hình cho những người bị khiếm thị. Hơn hết, rất nhiều phím tắt giúp sử dụng đầy đủ các chức năng của chương trình viết. Đọc chính tả văn phòng cũng cho phép chuyển nội dung nói thành lời viết.
Tôi có thể tìm thêm trợ giúp về cách sử dụng Word ở đâu?
Microsoft đã tích hợp một chức năng trợ giúp trong thanh menu của tất cả các ứng dụng Office. Trong sổ tay kỹ thuật số này, bạn sẽ tìm thấy các khóa đào tạo và tin tức cũng như trợ giúp chung để sử dụng Word for Word. Bạn có thể điều hướng qua các danh mục riêng lẻ hoặc tìm kiếm một từ khóa cụ thể.
Làm cách nào để đặt phông chữ yêu thích của tôi làm mặc định?
Nhấp vào “Bắt đầu” trên thanh menu. Ở góc dưới bên phải của danh mục "Phông chữ", bạn sẽ thấy một mũi tên chỉ xuống dưới. Nhấp vào đây để mở một cửa sổ mới, trong đó bạn có thể chỉ định phông chữ. Ở dưới cùng bên trái, bây giờ bạn sẽ tìm thấy chức năng "Đặt làm mặc định". Sau đó, bạn quyết định xem cài đặt chỉ nên áp dụng cho tài liệu hiện tại hay cho tất cả các tệp khác. Sau khi xác nhận bằng "OK", Word sẽ áp dụng phông chữ tiêu chuẩn mới của bạn.