Sử dụng Microsoft PowerPoint - Mẹo & Thủ thuật để Bạn Thành công

Mọi điều bạn nên biết về việc sử dụng PowerPoint!

Microsoft PowerPoint được đánh giá cao bởi hàng triệu người dùng trên toàn thế giới như một phần của bộ Office. Trong môi trường chuyên nghiệp, tiêu chuẩn hiện nay là kết hợp một bài giảng với một bài trình chiếu PowerPoint. Riêng tư, PowerPoint cũng có thể được sử dụng riêng lẻ để chuẩn bị thông tin cụ thể một cách hữu ích và thú vị.

Microsoft PowerPoint thân thiện với người dùng và tự giải thích về chức năng và điều hướng menu của nó. Mặc dù vậy, điều quan trọng là người dùng phải biết chi tiết các khu vực chức năng khác nhau của phần mềm. Hơn nữa, các mẹo và thủ thuật rất hữu ích để có thể sử dụng toàn bộ tiềm năng của PowerPoint. Nếu sự chú ý của khán giả được tăng lên thông qua các thiết bị tạo kiểu trực quan và cấu trúc dễ hiểu, các mục tiêu của bài thuyết trình có thể đạt được hiệu quả hơn.

Chuyên nghiệp hóa bản trình bày PowerPoint thông qua hình ảnh hóa

Không nghi ngờ gì khi hình dung ngày càng trở nên quan trọng trong xã hội của chúng ta. Nhờ sự phát triển hơn nữa của điện thoại thông minh và sự sẵn có liên tục của Internet, video, hình ảnh động hoặc độ phân giải cao cũng như âm thanh và âm nhạc chỉ là một cú nhấp chuột.

Do thực tế là mọi người nhận thức và lưu giữ thông tin trực quan một cách sâu sắc hơn, việc sử dụng trực quan trong Microsoft PowerPoint là điều cần thiết. Về cơ bản, mục đích của một bài thuyết trình trong PowerPoint là đưa các dữ kiện và thông tin đến gần hơn với khán giả theo cách có mục tiêu bằng cách sử dụng các trang trình bày. Các phông chữ khác nhau, điểm nhấn và màu sắc cũng như kích thước phông chữ khác nhau cho khán giả thấy mức độ liên quan của các vấn đề được thảo luận.

Đồng thời, có thể hiểu rằng một bài thuyết trình mà chỉ có văn bản được trình bày thì không thuyết phục được người nghe. Càng có nhiều văn bản trong một bài thuyết trình, bài thuyết trình càng trở nên mệt mỏi. Vì lý do này, PowerPoint có nhiều chức năng và thiết bị kiểu cách để:

• để thúc đẩy sự quan tâm của những người tham gia,
• để tăng sự chú ý và
• liên quan đến khán giả.

Hình ảnh trực quan trong PowerPoint - tại đây bạn sẽ tìm thấy các chức năng quan trọng nhất

Bạn luôn chèn văn bản trong PowerPoint qua tab “Bắt đầu”. Trong khu vực menu “Phông chữ” và “Đoạn văn”, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn quan trọng nhất để cá nhân hóa văn bản một cách hiệu quả.

Vùng menu “Phông chữ và Đoạn văn” cung cấp cho bạn các công cụ chuyên nghiệp để tùy chỉnh văn bản thông thường trong PowerPoint.

Kết hợp đồ họa và SmartArt - đây là những tùy chọn của bạn

Ngoài các phần nội dung văn bản thông thường trong bản trình bày, việc sử dụng hình ảnh và đồ họa nghệ thuật thông minh phổ biến trong Microsoft cho các trang trình bày là rất hợp lý. Hình ảnh giải thích gạch chân các đoạn văn không có từ ngữ và tăng tính biểu cảm của chúng. Nếu bạn đang thuyết trình về các chi tiết kỹ thuật hoặc nội dung cụ thể, điều quan trọng hơn hết là hỗ trợ thông tin bằng đồ họa phù hợp và SmartArts.

Graphics và SmartArts có thể được tìm thấy trong Microsoft PowerPoint trong tab "Chèn" bên dưới các mục menu "Hình ảnh" và "Hình ảnh minh họa".

Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn:

• Tích hợp ảnh từ album ảnh cá nhân vào các trang trình bày hoặc
• để sử dụng ảnh chụp màn hình.

Ngoài đồ họa Smart Art, trong đó danh sách, chu trình hoặc quy trình có thể được trực quan hóa, bạn cũng sẽ tìm thấy tùy chọn tích hợp sơ đồ hoặc mô hình 3-D vào bản trình bày của mình trong menu lựa chọn "Hình minh họa".

Hình ảnh được chèn cũng có thể được chỉnh sửa chuyên nghiệp trong PowerPoint. Bạn có thể làm điều này bằng cách đánh dấu một hình ảnh được nhúng trong phần mềm. Bạn sẽ tự động đến khu vực menu "Định dạng hình ảnh." Trong menu lựa chọn này, bạn có tùy chọn:

• Để loại trừ các phần của hình ảnh hoặc
• Điều chỉnh cơ bản màu sắc và bố cục của hình ảnh.

Các mẫu định dạng hình ảnh được tích hợp trong phần mềm rất hữu ích cho việc chấp nhận và thực hiện các đề xuất để thích ứng.

Tóm lại, có nhiều chức năng có sẵn trong Microsoft PowerPoint mà bạn có thể sử dụng hình ảnh, đồ họa nghệ thuật thông minh hoặc các chức năng trực quan khác. Ngoài khả năng thay đổi hình ảnh, bạn cũng được hưởng lợi từ tùy chọn điều chỉnh thiết kế màu sắc của lá, ví dụ như nền lá. Nó là thích hợp và hứa hẹn sẽ sử dụng một phần lớn thời gian chuẩn bị cho một bài thuyết trình về việc điều chỉnh các hình ảnh trực quan. Trong trường hợp này, cùng với cách trình bày và kỹ năng hùng biện của người nói, một bức tranh tổng thể mạch lạc sẽ tạo ra một bức tranh tổng thể.

Mẹo:

Trong phiên bản hiện tại của Microsoft 365, bạn sẽ tìm thấy một chức năng thú vị và đột phá để hiển thị các slide. Đây là công cụ trên bo mạch “Ý tưởng thiết kế”, được hiển thị tự động ở phía bên phải trong cài đặt cơ bản của PowerPoint. Với chức năng “Ý tưởng thiết kế”, bạn có thể chuyển đổi các trang trình bày văn bản đơn giản thành các trang trình bày đồ họa rõ ràng, sinh động chỉ với một vài cú nhấp chuột. Tình hình cũng tương tự với các trang chiếu có chứa đồ họa hoặc bảng.

Tự xây dựng đồ họa - đó là cách nó hoạt động

Đồ họa hoặc hình ảnh không có sẵn cho mọi sản phẩm hoặc mọi chủ đề của bài thuyết trình hoặc có thể được sử dụng mà không cần thông báo thêm do luật bản quyền.

Trong trường hợp như vậy, PowerPoint cung cấp khả năng tự tạo đồ họa. Nhiều công cụ khác nhau mà đồ họa có thể được tạo và chỉnh sửa độc lập có sẵn trong PowerPoint và có thể được chọn trong tab "Chèn".

Các công cụ để thiết kế đồ họa của riêng bạn

Các công cụ quan trọng nhất để thiết kế đồ họa của riêng bạn có sẵn với "Hình dạng" và "Biểu đồ tượng hình".

Với chức năng "Shapes", chẳng hạn, bạn có thể tạo các mũi tên khối của riêng mình hoặc sử dụng các hình dạng tiêu chuẩn. Các ký tự tượng hình trong PowerPoint cũng cung cấp cho bạn các biểu tượng làm sẵn hoặc người thật để bạn có thể nhúng vào bản trình bày. Bằng cách này, bạn có cơ hội thiết kế đồ họa của riêng mình. Chúng phù hợp theo chủ đề với bài thuyết trình của bạn và giải thích những điểm chính cần thiết. Trường văn bản hoặc đồ họa của chức năng "WordArt" có thể được tích hợp vào bản trình bày của bạn theo cách tương tự.

Hiệu ứng và hoạt ảnh thổi sức sống vào bản trình bày của bạn

Hình ảnh hóa chuyên nghiệp hóa mọi bài thuyết trình. Hình ảnh, biểu tượng, bảng hoặc đồ họa nghệ thuật thông minh khơi dậy hứng thú và làm cho bài giảng trở nên hữu hình đối với khán giả. Điều này đặc biệt đúng khi bạn thêm hiệu ứng hoặc hoạt ảnh vào đồ họa hoặc trang trình bày. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn tích hợp hiệu ứng và hoạt ảnh vào bản trình bày của mình trong tab “Hoạt ảnh” và “Chuyển tiếp”. Hoạt ảnh thường có thể được kết hợp vào các phần văn bản riêng lẻ hoặc một hình ảnh. Ngược lại, quá trình chuyển đổi thường có sẵn giữa hai lá.

Cách tạo hình ảnh động bằng hiệu ứng

Chọn đồ họa trong bản trình bày của bạn bằng một cú nhấp chuột.

Sau đó, bạn có thể chọn một hiệu ứng phù hợp trong vùng menu "Hoạt ảnh".

PowerPoint cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn về hiệu ứng và hoạt ảnh.

Bạn tạo chuyển tiếp giữa hai trang trình bày khác nhau trong tab "Chuyển tiếp".

Ví dụ, bạn có thể chọn làm mờ một trang chiếu hoặc đẩy nó lên và đi. Ngoài thời lượng hiển thị, bạn cũng có thể kết hợp các hiệu ứng âm thanh cụ thể và xác định xem quá trình chuyển đổi có nên được bắt đầu bằng một cú nhấp chuột hay bằng một số cách khác.

Hiệu ứng và hình ảnh động cũng như sự chuyển tiếp giữa hai trang trình bày là những yếu tố phong cách quan trọng trong một bài thuyết trình. Nếu những hình thức trực quan này không được sử dụng quá mức, chúng sẽ thu hút sự chú ý của khán giả và tăng sự quan tâm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các bài thuyết trình dài hơn với nhiều văn bản và thông tin phức tạp.

Sử dụng các mẫu và bố cục để làm việc hiệu quả hơn với PowerPoint

Về cơ bản, bạn cần một mẫu để tạo bản trình bày trong PowerPoint. Bạn chọn tùy chọn này trong bước đầu tiên khi khởi động PowerPoint. Sau khi khởi động chương trình, hãy bắt đầu một bản trình bày mới qua tab “Tệp” trong mục menu “Mới”.

Ngoài một bản trình bày trống, các bản trình bày được tạo sẵn từ Microsoft cũng có sẵn để sử dụng. Một tùy chọn khác là tìm kiếm các mẫu và thiết kế trực tuyến có chủ đề liên quan đến bản trình bày của bạn.

Các mẫu làm sẵn hoặc bên ngoài là một lựa chọn quan trọng để thiết kế một bài thuyết trình. Một biến thể khác là tạm thời lưu bản trình bày được thiết kế cá nhân làm mẫu. Sau đó, điều này có thể được sử dụng làm cơ sở cho các bài thuyết trình PowerPoint tiếp theo.

Lưu bản trình bày dưới dạng mẫu hoặc mẫu

Nếu bạn muốn lưu bản trình bày hiện có dưới dạng mẫu, hãy điều hướng:

1. Trong tab "Tệp", chuyển đến mục menu "Lưu dưới dạng".

2. Chọn vị trí lưu trữ, ví dụ như ổ cứng của bạn hoặc ổ đĩa đám mây và lưu bản trình bày dưới dạng mẫu PowerPoint.

   

Mẫu mới được lưu trong đường dẫn lưu trữ đã chọn và ngay lập tức có sẵn cho bạn.

Điều chỉnh bố cục trang chiếu - không có vấn đề gì với trang chiếu cái

Các mẫu bản trình bày được tạo sẵn chỉ có thể được áp dụng 1: 1 trong một số trường hợp hiếm hoi nhất. Trong bước đầu tiên chuyển thể phim, màu sắc thường phải được điều chỉnh. Trang chiếu cái trong PowerPoint đóng một vai trò thiết yếu trong việc tùy chỉnh và xây dựng bố cục trang chiếu. Trong đó có thể:

• Hình dạng và màu sắc, phông chữ và cỡ chữ, nền và tiêu đề và
• Thiết kế cơ bản

thích ứng trên toàn cầu. Sử dụng foil master giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Đây là trường hợp bởi vì với một cú nhấp chuột, tất cả các sửa đổi về hình ảnh hoặc văn bản trên các trang trình bày có thể được áp dụng cho toàn bộ bản trình bày.

Trong môi trường kinh doanh, các mẫu trình bày trong hầu hết các trường hợp đều phải tuân theo thiết kế của công ty. Điều này bao gồm các thông số kỹ thuật cho thiết kế phim hoặc nói chung cho các sản phẩm in kỹ thuật số hoặc thông thường và xác định màu sắc, đồ họa và phông chữ.

Bằng cách nhúng các trình giữ chỗ vào bản trình bày của mình, bạn có thể đảm bảo rằng đồ họa, ví dụ như biểu trưng của công ty, được kết hợp vào mỗi trang chiếu ở một vị trí cụ thể. Trình giữ chỗ cũng hữu ích trên các trang chiếu tiêu đề hoặc trong chân trang để thể hiện các đối tượng hoặc đồ họa theo cách tương đương. Với một cú nhấp chuột trái, chỗ dành sẵn cho tiêu đề hoặc chỗ dành sẵn cho chân trang có thể được hiển thị hoặc ẩn.

Sử dụng PowerPoint đúng cách - điều quan trọng để có một bài thuyết trình thành công

Cấu trúc menu trong chương trình trình chiếu về cơ bản thân thiện với người dùng. Trên hết, người dùng làm việc với Microsoft Word, Excel hoặc Outlook ngoài PowerPoint sẽ tìm thấy nhiều điểm chung liên quan đến các tab, cài đặt trong menu tùy chọn và chức năng trợ giúp tích hợp. Để có thể sử dụng các chức năng và khả năng khác nhau của phần mềm trình chiếu một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu cấu trúc menu của PowerPoint. PowerPoint được cấu trúc theo hướng thực hành để những người dùng mới đã nắm được các chức năng và tùy chọn cần thiết cũng có thể sử dụng PowerPoint đúng cách.

Đặc biệt, bạn nên làm quen với ba vùng điều khiển sau của PowerPoint:

Màn hình chính	Khu vực làm việc quan trọng nhất với phân khu sau: Bên trái: Tổng quan về tất cả các slide bạn đã tạo. Ở giữa: Khu vực khái niệm để tùy chỉnh bản trình bày của bạn. Rẽ phải: Tích hợp các ý tưởng thiết kế chức năng
Tab "Trang chủ"	Trong tab "Bắt đầu" trong Microsoft PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy các công cụ, chức năng và tùy chọn cấu hình quan trọng nhất để thiết kế một trình chiếu chuyên nghiệp trong PowerPoint. Trong số những thứ khác, các chức năng sau có thể được chọn trong tab "Bắt đầu": Cài đặt phông chữ và kích thước phông chữ. Kết hợp các đoạn văn và nhúng các dấu đầu dòng vào danh sách định dạng. Các chức năng "Tìm, thay thế và đánh dấu" mà bạn có thể tìm kiếm và thay thế các thuật ngữ cụ thể trong văn bản.
Các thanh chức năng	Bạn có thể đặt các chức năng cần thiết theo yêu cầu trong thanh chức năng phía dưới và phía trên. Những điều sau đây là cài đặt trước, ví dụ: Chức năng lưu trữ tự động. Các phím mũi tên "Chuyển tiếp và Quay lại" mà bạn có thể hoàn tác các thay đổi. Sử dụng biểu tượng “Trình chiếu trên màn hình” để bắt đầu trình chiếu trên máy chiếu. Chức năng tìm kiếm trong PowerPoint. Chức năng sửa lỗi trong thanh công cụ phía dưới, trong đó các lỗi chính tả và ký tự được sửa một cách có hệ thống.

Ngoài ba vùng điều khiển cơ bản trong PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy nhiều vùng menu và tab khác mà bạn có thể thực hiện cài đặt riêng lẻ.

Cần đề cập đặc biệt trong ngữ cảnh này của tab “Trợ giúp”, trong đó bạn sẽ tìm thấy trợ giúp sâu rộng về các câu hỏi về PowerPoint cũng như các khóa đào tạo và tin tức. Khu vực trợ giúp được cấu trúc theo chủ đề và có thể được tìm kiếm theo các điểm chính.

Tích hợp văn bản, âm thanh, video và bảng và gây ấn tượng với khán giả của bạn

Một bản trình bày PowerPoint thành công thường bao gồm sự kết hợp của văn bản, đồ họa và video cũng như các bảng thông tin. Nhiều bài thuyết trình cũng chứa nhạc hoặc âm thanh. Sự kết hợp phù hợp của tất cả các thiết bị theo phong cách tạo ấn tượng cho người nghe và tạo cơ sở cho các thông điệp chính của bài thuyết trình.

Không giống như văn bản, các tệp âm thanh hoặc video được chèn vào trình chiếu bằng tab “Chèn”. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau trong mục menu "Phương tiện":

• Tải các tệp âm thanh từ máy tính cục bộ hoặc ổ đĩa đám mây được kết nối.
• Ghi lại các tệp âm thanh và lưu trữ chúng trong bản trình bày.
• Tải và kết hợp các tệp video từ máy tính của riêng bạn.
• Nhập video từ Internet, chẳng hạn như từ YouTube, với mã nhúng.

Sau khi một tệp âm thanh hoặc video đã được chèn vào bản trình bày, người dùng có nhiều tùy chọn để chỉnh sửa tệp phương tiện. Các bộ lọc màu khác nhau cho video hoặc các chuyển thể cho biểu tượng âm thanh và định dạng âm thanh rất hữu ích để nhúng các tệp phương tiện riêng lẻ vào bản trình bày.

Mẹo:

Ngoài các tập tin media, bạn có thể trang bị các slide với chức năng e-mail thông minh và tiết kiệm thời gian. Bằng cách này, bạn có thể nhận được phản hồi từ những người đang xem bản trình bày bên ngoài trên PC.

Kết hợp các ký hiệu và công thức - được thực hiện nhanh chóng trong PowerPoint

Ngoài đồ họa và hình ảnh cụ thể hỗ trợ hoặc củng cố khả năng diễn đạt bằng lời nói, các biểu tượng và ký tự đặc biệt cũng có thể giúp bài thuyết trình chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, các biểu tượng hoặc biểu tượng cảm xúc vượt qua các rào cản ngôn ngữ và văn hóa, đồng thời có tính phổ biến và dễ hiểu.

Bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn kết hợp các ký hiệu và ký tự đặc biệt vào bản trình bày trong tab “Chèn”. Ở cuối thanh menu trong mục nhập “Biểu tượng”, các ký tự và ký hiệu đặc biệt cũng như công thức có thể được tích hợp vào bản trình bày .

Các ký tự đặc biệt cụ thể

Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm một ký tự đặc biệt cụ thể cho bài thuyết trình với các đối tác kinh doanh quốc tế, bạn thường sẽ tìm thấy nó trong khu vực menu này.

Đối với các công thức khoa học cũng vậy.

Làm rõ sự thật trong PowerPoint bằng bảng - đó là cách nó hoạt động

Microsoft Office mang lại giá trị gia tăng là nhiều chức năng giống hệt nhau trong các ứng dụng riêng lẻ. Ngoài các công cụ khác, điều này cũng áp dụng cho chức năng bảng của phần mềm trình chiếu. Điều này rất giống với chức năng trong chương trình xử lý văn bản Word.

Trong số những thứ khác, bạn có thể sử dụng một nút để xác định số hàng và cột sẽ được chèn vào bảng. Ngoài việc thiết kế bảng trong PowerPoint, người dùng Excel cũng có thể chọn tùy chọn “Chèn bảng tính Excel” và nhúng bảng đã tạo trong Excel vào PowerPoint. Điều này hoạt động theo cách thân thiện với người dùng với các siêu liên kết và nhãn nhảy.

Cấu trúc, sửa đổi, gửi bản trình bày và bảo vệ nội dung

Một cấu trúc dễ hiểu và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ bài thuyết trình nào. Theo quan điểm của người thuyết trình, điều quan trọng là phải nhấn mạnh các thông điệp chính và giá trị gia tăng cho khán giả trong quá trình chuẩn bị. Ngoài ra, hình dung đảm bảo rằng các lập luận được củng cố.Ngoài một "chủ đề chung" và một cấu trúc logic, việc trình bày dòng tiêu đề theo một cách có ý nghĩa trên trang chiếu là điều cần thiết. Tiêu đề thường phải chứa thông điệp cốt lõi của trang trình bày sau. Từ ngữ thu hút sự chú ý của người nghe cũng rất quan trọng.

Cấu trúc của bài thuyết trình - đó là điều cần thiết

Bản trình bày PowerPoint phải luôn bắt đầu bằng trang chiếu tiêu đề. Tiêu đề slide mang đến cho người nghe ấn tượng về chủ đề và cấu trúc của bài giảng. Trang trình bày tiếp theo sẽ được hiển thị dưới dạng trang trình bày tổng quan. Một slide tổng quan thường bao gồm một danh sách có cấu trúc các chủ đề của bài giảng. Tương tự như mục lục của một cuốn sách, slide tổng quan nhằm tạo ra sự căng thẳng trong lòng khán giả.

Phần chính của bài thuyết trình nên được cấu trúc theo các thông điệp chính và chia thành các phần. Nhiều diễn giả đã có kinh nghiệm tốt trong việc nắm bắt một chủ đề chính và trình bày nó trên hai slide với các lập luận. Trên trang chiếu thứ ba, bản tóm tắt thông điệp cốt lõi có thể được liên kết với giá trị gia tăng của khán giả. Bạn có thể tìm thấy các trang trình bày tương ứng trong tab “Bắt đầu” bên dưới mục trình đơn “Trang trình bày mới”.

Mẹo:

Sử dụng các phím [Ctrl] và [M] để thêm một trang chiếu mới vào bản trình bày của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Như một ràng buộc và tóm tắt, nên cung cấp một hoặc nhiều trang trình bày cuối cùng cho bài thuyết trình. Ngoài việc tóm tắt nội dung và sự kiện, mục đích chính là giải quyết tình cảm của khán giả để đạt được mục tiêu của bài thuyết trình. Bằng cách này, các xung động mua hàng có thể được thiết lập hoặc có thể thuyết phục khán giả.

Gửi và bảo vệ bản trình bày

Nếu bạn muốn gửi bản trình bày của mình sau đó, bạn có nhiều lựa chọn khác nhau. Cách dễ nhất là chuyển tệp trình bày trực tiếp từ PowerPoint. Điều này hoạt động bằng cách chọn nút “Chia sẻ” hoặc “Xuất” trong tab “Tệp”.

Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn chuyển đổi bản trình bày thành tệp PDF hoặc XPS. Nó có thể được cung cấp cho người khác thông qua liên kết qua ổ đĩa đám mây, ví dụ như Microsoft OneDrive.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng không có thay đổi nào có thể được thực hiện đối với nội dung của bản trình bày, bạn nên cung cấp cho tệp tính năng bảo vệ chống ghi hoặc bảo vệ bằng mật khẩu.

Trong "Tệp> Thông tin> Bảo vệ Bản trình bày", bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau để bảo vệ ghi và mã hóa mật khẩu.

Nếu những người khác nhau đang làm việc trên một bản trình bày, bạn nên kết hợp các nhận xét và nhận xét bằng cách sử dụng tab "Đánh giá". Bằng cách này, bài thuyết trình của nhóm có thể được điều phối và cải thiện trực tuyến trước khi nó được trình bày cho khách hàng ở bước cuối cùng.

Sau khi tất cả các nhận xét đã được xử lý, bản trình bày có thể được đánh dấu là "cuối cùng". Điều này cho thấy rằng đây là phiên bản cuối cùng sẽ không còn được thay đổi.

Khả năng tương thích của PowerPoint - sử dụng tốt các phiên bản và định dạng tệp cũ hơn

Không phải lúc nào cũng cần hoặc có thể sử dụng phiên bản Microsoft PowerPoint mới nhất. Nhiều phiên bản PowerPoint đã được phát hành trong nhiều năm vẫn có thể chạy trên Windows 10. Ngay cả khi các phiên bản cũ hơn không có các chức năng và tính năng mới nhất, chúng có thể được sử dụng để tạo các bản trình bày chuyên nghiệp.

Ngoài ra, các bản trình bày được thiết kế ở định dạng PowerPoint * .ppt cũng có thể được đọc với phiên bản hiện tại. Ngược lại, các bản trình bày được tạo bằng PowerPoint 365 và phần mở rộng tệp * .pptx có thể được lưu với phần mở rộng tệp * .ppt. Bằng cách này, khả năng tương thích chuyển tiếp và ngược trong PowerPoint luôn được đảm bảo.

Chương trình trình chiếu có chế độ tương thích như một công cụ bổ sung. Nó có thể được chọn trong tab "Tệp" trong mục trình đơn "Thông tin". Với một cú nhấp chuột, bạn có thể chuyển đổi bản trình bày được tạo ở định dạng tệp * .ppt “cũ hơn thành định dạng tệp * .pptx hiện tại.

Ngoài ra, bản trình bày PowerPoint có thể được lưu ở các định dạng khác, ví dụ như bản trình bày chạy tự động ở định dạng wmv.

Thuyết trình - những gì người nói nên tìm để thuyết phục

Microsoft PowerPoint cung cấp cho người dùng một loạt các tùy chọn và chức năng để tạo các bài thuyết trình một cách hiệu quả, nhanh chóng và có năng lực cao. Để thiết kế bài thuyết trình gây ấn tượng với khán giả và tăng sự chú ý của khán giả, bạn cần có một kế hoạch thuyết trình bên cạnh kiến thức về chương trình. Điều này phải có một mục tiêu rõ ràng.

Ví dụ, trong trường hợp có nhiều bài thuyết trình PowerPoint trong một môi trường chuyên nghiệp, mục đích của bài thuyết trình là để thông báo cho khán giả về các đặc tính của một sản phẩm và sau đó khuyến khích họ mua. Các bài thuyết trình khác chỉ nhằm mục đích truyền đạt thông tin. Nếu không có một mục tiêu trình bày rõ ràng và dễ hiểu cũng như một cấu trúc chuyên nghiệp, bài giảng sẽ bị lạc vào những thứ tầm thường và liệt kê các sự kiện.

Ngay cả với mục tiêu trình bày đã đặt ra và cấu trúc có cấu trúc của các trang trình bày, bản trình bày có thể có tác động tiêu cực đến khán giả. Đây là trường hợp người nói và kỹ năng hùng biện của anh ta còn yếu. Trong trường hợp này, một bố cục chuyên nghiệp không thể lưu bài thuyết trình, vì hiệu suất của người thuyết trình cũng quan trọng như nội dung của bài thuyết trình.

Một bài giảng hoặc bản trình bày thành công với sự hỗ trợ của PowerPoint luôn bao gồm:

• Có đủ thời gian chuẩn bị
• Một thiết kế của các lá riêng lẻ được xây dựng dựa trên nhau.

Hình ảnh trực quan làm nền tảng cho những gì đã được nói hoặc văn bản trên các trang trình bày có hiệu quả. Bằng cách này, bài thuyết trình trở thành một trải nghiệm cho khán giả. Đối với người thuyết trình, cấu trúc logic của các trang trình bày cũng dẫn đến giá trị gia tăng. Anh ấy có thể trình bày một cách tự do và tự tin hơn. Thay vì tập trung vào nội dung của các slide, anh ấy tương tác với khán giả. Bằng cách này, anh ta có thể điều chỉnh bản trình bày của mình theo nhu cầu của khán giả.

Những điều người nói nên tự hỏi khi thiết kế bài thuyết trình

Trước mỗi bài thuyết trình, diễn giả nên đồng cảm với nhu cầu của khán giả. Những câu hỏi như:

• Người nghe của tôi có nhu cầu gì?
• Khán giả thực sự quan tâm đến điều gì?
• Làm thế nào để tôi đạt được mục tiêu trình bày và những dữ kiện nào thực sự cần thiết?

là những điểm neo cần thiết giúp tập trung bài thuyết trình vào khán giả. Nếu người thuyết trình ghi điểm với phong cách trình bày sinh động, giao tiếp bằng mắt tốt và nếu anh ta sử dụng cử chỉ, nét mặt cũng như giọng nói của mình một cách cẩn thận, anh ta sẽ thu phục được khán giả và đạt được mục tiêu thuyết trình.

Tóm tắt: Bất kỳ ai hiểu rõ về PowerPoint đều có thể tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp

Với Microsoft PowerPoint, người dùng có được phần mềm mới nhất để tạo các bài thuyết trình đầy thông tin và thú vị. Việc sử dụng đồ họa, video, hình ảnh động và các thiết bị tạo kiểu khác làm tăng sự chú ý của khán giả. Bất kỳ ai biết các mẹo và thủ thuật quan trọng nhất cũng như những điểm cần thiết để hình dung đều có thể sử dụng tất cả các chức năng tích hợp một cách hiệu quả. Cuối cùng, sự kết hợp phù hợp giữa các slide được tạo chuyên nghiệp và kỹ năng hùng biện của người nói sẽ quyết định liệu các mục tiêu của một bài thuyết trình có đạt được hay không.