Hãy để Word kiểm tra chính tả của bạn một cách riêng lẻ
Chương trình xử lý văn bản Word đã trở nên không thể thiếu trong chuyên nghiệp cũng như trong môi trường học thuật hoặc tư nhân. Văn bản và hình ảnh có thể được thiết kế rõ ràng và dễ dàng. Có thể là một lời mời cho sinh nhật quan trọng sắp tới, danh sách đóng gói cho kỳ nghỉ dự kiến hoặc một thông báo cho đồng nghiệp và nhân viên. Với nhiều chức năng của ứng dụng Office, người ta nhanh chóng bỏ qua vô số thủ thuật và trình hướng dẫn hữu ích giúp làm việc với Word dễ dàng hơn. Có nhiều khả năng để điều chỉnh chương trình xử lý văn bản theo nhu cầu cá nhân của bạn và để cá nhân hóa Word.
1. Cách theo dõi các tài liệu Word được sử dụng gần đây
Thao tác trên màn hình có thể nhanh chóng trở nên khó hiểu, đặc biệt nếu công việc của bạn yêu cầu sử dụng nhiều tài liệu Word khác nhau. May mắn thay, Word cung cấp nhiều chức năng giúp bạn phối hợp với các tài liệu khác nhau và tìm các tệp bạn đang tìm kiếm dễ dàng hơn. Với Microsoft Word, bạn luôn có cái nhìn tổng quan về tất cả các tài liệu hiện tại và đã được chỉnh sửa gần đây.
Tùy chỉnh thanh tác vụ Windows: đó là cách nó hoạt động
Ví dụ, chương trình xử lý văn bản cung cấp tùy chọn hiển thị một hoặc nhiều cửa sổ Word trên mỗi tài liệu trong thanh tác vụ Windows ở dưới cùng. Bằng cách ẩn tất cả các tài liệu văn bản đang mở chỉ sau một biểu tượng, bạn đảm bảo thanh tác vụ rõ ràng hơn. Mặt khác, với một số ký hiệu riêng lẻ trên mỗi tệp, bạn sẽ dễ dàng theo dõi số lượng lớn tài liệu và chuyển đổi giữa các văn bản thuận tiện hơn.
Tìm và ẩn tệp trong "tài liệu được sử dụng gần đây"
Word cũng cung cấp nhiều thủ thuật khác nhau để tìm các tài liệu được sử dụng gần đây và tài liệu tạm thời bị đóng. Với kiến thức nền tảng phù hợp, bạn có thể xác định mức độ dễ dàng tìm thấy tài liệu trên thanh tìm kiếm trong bộ nhớ cục bộ của mình.
Bằng cách xác định cụ thể các thuộc tính tài liệu như tiêu đề, tác giả và từ khóa, bạn và những người dùng PC khác tiết kiệm được những tìm kiếm tẻ nhạt. Trong khi ở các phiên bản Word cũ hơn, một hộp thoại bật lên khi tài liệu Word mới được tạo và yêu cầu bạn cung cấp dữ liệu đã nói, kể từ Word 2007, bạn thường nhập chúng sau đó trong “Tệp” và “Thông tin”. Vì bạn có thể quên các bước này nếu chương trình không chỉ ra chúng một cách cụ thể, nên việc tùy chỉnh cài đặt là rất hợp lý. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể hiển thị các thuộc tính của tài liệu khi bạn lưu chúng lần đầu tiên và luôn xác định chúng trước khi bạn thiết kế nội dung của văn bản mới.
Tài liệu được sử dụng gần đây: Chức năng này giúp bạn thêm trong Word
Một cách khác để gọi các tài liệu đã chỉnh sửa gần đây mà không gặp rắc rối khi tìm kiếm hoặc giải nén các thư mục tệp khác nhau là truy cập chúng thông qua “tài liệu được sử dụng gần đây”. Bạn có thể tìm thấy điều này bằng cách nhấp một lần vào "Tệp". Một số tài liệu văn bản được sử dụng gần đây được hiển thị ở đó - thường là mười tài liệu cuối cùng.
Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm đến các tài liệu mà bạn đã sử dụng trước đây, danh sách các tài liệu được sử dụng gần đây có thể được mở rộng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một lựa chọn tài liệu văn bản.
Mặt khác, bạn có thể thường xuyên truy cập các tài liệu bí mật mà bạn muốn tránh truy xuất trong chế độ xem này. Để ẩn tệp cá nhân hoặc tệp nhạy cảm với bảo vệ dữ liệu, do đó, tài liệu có thể dễ dàng bị xóa khỏi tệp được sử dụng lần cuối.
2. Cá nhân hóa dải băng và menu ngữ cảnh chỉ với một vài cú nhấp chuột
Ruy-băng menu - còn được gọi là thanh công cụ - có thể được tìm thấy trên mọi trang tab trong Word trong vùng tiêu đề của trang. Tùy thuộc vào tab, nó có các chức năng (tính năng) khác nhau. Trong Bắt đầu, bạn có thể quản lý tất cả các cài đặt thông thường và cơ bản như kiểu văn bản, kích thước và màu sắc.
Ngoài tab “Trang chủ”, bạn cũng sẽ tìm thấy “Chèn”, “Bản nháp”, “Bố cục”, “Tham khảo” hoặc “Đánh giá” trong ruy-băng. Một số bạn cần thường xuyên hơn, các cài đặt khác vẫn chưa được sử dụng. Để có thể truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào mọi thứ liên quan, các đối tượng địa lý có thể được thêm vào hoặc loại bỏ trên mỗi bản đồ. Ví dụ: bạn luôn có thể theo dõi đường dẫn tệp bằng cách thêm nó vào thanh công cụ chỉ trong vài bước. Điều này đơn giản hóa, ví dụ, việc xử lý các tệp có tiêu đề tương tự nhưng vị trí lưu trữ khác nhau, như xảy ra ở các công ty lớn hơn với các vòng điều khiển trên các trường hợp khác nhau.
Bên ngoài ruy-băng menu, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với văn bản, chẳng hạn như chèn nội dung, sử dụng menu ngữ cảnh. Bạn có thể tìm thấy điều này bằng cách nhấp chuột phải vào giữa trang. Tại đây, bạn cũng có thể thêm các chức năng mà bạn sử dụng thường xuyên và thích thú. Tại đây, bạn có thể đọc cách thêm lệnh của riêng mình vào menu ngữ cảnh.
3. Tùy chỉnh ngôn ngữ, ngữ pháp và kiểm tra chính tả trong Word
Không chỉ các menu có thể được điều chỉnh cho phù hợp với sở thích cá nhân của bạn. Các khía cạnh trong văn bản, cụ thể là kiểm tra ngôn ngữ, ngữ pháp và chính tả, cũng có thể được cá nhân hóa.
Đặt một ngôn ngữ chuẩn mới: Word nói được nhiều thứ tiếng nước ngoài
Những người đam mê ngoại ngữ có lẽ đã quen thuộc với vấn đề: Bạn đang viết một văn bản bằng tiếng nước ngoài và bị làm phiền bởi tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động, bao gồm các đoạn văn bản được gạch chân màu đỏ và xanh.
Các cơ chế sửa lỗi này, giúp nhận ra và sửa lỗi một cách đáng tin cậy trong các văn bản tiếng Đức, thường không tự động nhận dạng tiếng nước ngoài. Điều này là do tiếng Đức được đặt làm ngôn ngữ mặc định. Để đặt bất kỳ ngôn ngữ nào khác làm mặc định:
-
Nhấp vào thanh màu xám phía dưới trong trường "Tiếng Đức (Germany)".
-
Chọn ngôn ngữ thích hợp - Word hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ từ A cho tiếng Afrikaans đến F cho tiếng Pháp và P cho tiếng Bồ Đào Nha đến Z cho tiếng Trung Kurd.
-
Nhấp vào “Đặt làm mặc định” và xác nhận các mục nhập của bạn.
Bạn có thể hoàn tác quá trình này bất kỳ lúc nào bằng cách làm theo các bước tương tự, chỉ đặt lại tiếng Đức làm mặc định.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp có mục tiêu: Đây là cách nó hoạt động trong Word
Nhân tiện, bạn cũng có thể kiểm tra chính tả các đoạn văn bản đã chọn:
-
Đặt con trỏ vào khu vực mà bạn sẽ tạo văn bản bằng tiếng nước ngoài hoặc đánh dấu đoạn văn không phải tiếng Đức.
-
Chọn tab “Xem lại” và nhấp vào “Ngôn ngữ”.
-
Chọn “Đặt ngôn ngữ cho công cụ hỗ trợ soát lỗi” từ menu thả xuống và tìm kiếm ngôn ngữ thích hợp.
-
Xác nhận lựa chọn của bạn và do đó thực hiện kiểm tra chính tả bằng ngoại ngữ đã chọn.
Quy trình này đặc biệt hữu ích nếu bạn chuyển đổi giữa tiếng Đức và một hoặc nhiều ngôn ngữ khác trong tài liệu. Cài đặt mặc định vẫn là tiếng Đức.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ quan tâm đến việc tích hợp các từ riêng lẻ được viết dưới dạng - ví dụ như tên riêng hoặc các từ bằng tiếng nước ngoài - trong văn bản không có lỗi, bạn có thể tắt các đường gợn sóng màu đỏ. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp chỉ không hoạt động ở điểm có liên quan. Bằng cách này, bạn không chỉ cá nhân hóa các tính năng mà còn xác định một cách độc lập những khía cạnh nào Word sẽ kiểm tra bạn và nơi bạn thực hiện mà không cần sự hỗ trợ của chương trình xử lý văn bản. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các đơn vị đo lường: Nếu bạn không quen làm việc với các đơn vị hệ mét, các đơn vị đo lường có thể được thiết kế theo ý muốn của bạn.
Kết luận: nhiều khả năng sử dụng Word được cá nhân hóa
Word có nhiều chức năng. Với kiến thức nền tảng phù hợp, bạn sẽ không chỉ cài đặt được phần bổ trợ Word, bảo vệ tài liệu Word hoặc thiết lập khả năng tương thích giữa các phiên bản Word. Ngoài ra còn có nhiều cách để tùy chỉnh giao diện người dùng, cài đặt và quy trình.
Bằng cách thay đổi các cài đặt một cách độc lập, bạn luôn có cái nhìn tổng quan nhưng cũng có thể kiểm soát các đặc điểm của văn bản đã tạo của bạn. Bạn không chỉ tùy chỉnh menu hoặc các mẫu mà còn điều chỉnh cài đặt ngôn ngữ và chỉnh sửa theo nhu cầu của bạn. Một lá thư sê-ri cung cấp nhiều tùy chọn để cá nhân hóa và in hàng loạt. Ngoài ra, đầu trang và chân trang, số trang và trường văn bản có thể được tạo - nhưng đây chỉ là lựa chọn trong số nhiều khả năng trong Microsoft Word.
Câu hỏi thường gặp
Những thủ thuật nào tồn tại để tùy chỉnh Word?
Bạn cá nhân hóa Word bằng cách tùy chỉnh thanh tác vụ, menu, ngôn ngữ và định dạng, trong số những thứ khác. Miễn là bạn đã tạo các cài đặt trước theo cách bạn muốn, tất cả những gì bạn phải làm là tập trung vào việc viết và để phần còn lại cho chương trình Microsoft.
