Giảm kích thước của sổ làm việc Excel

Cách giảm kích thước tệp của tệp Excel và xóa nội dung không cần thiết

Trong thời đại phương tiện lưu trữ ngày càng lớn và kết nối nhanh hơn, kích thước tệp không còn đóng vai trò như cách đây vài năm. Tuy nhiên, bạn nên giữ các tệp Excel của mình càng nhỏ càng tốt. Sau đó, chúng không chỉ được lưu và gửi nhanh hơn mà còn hoạt động nhanh hơn.

Nếu bạn chỉnh sửa bảng Excel trong một khoảng thời gian dài và thêm đi thêm lại chúng, chúng sẽ nhanh chóng phát triển đến kích thước có thể hạn chế việc làm việc với chúng rất nhiều.

Có một số cách để giảm kích thước tệp của một phép tính. Chúng tôi trình bày những điều quan trọng nhất ở đây. Trước khi làm bất cứ điều gì, hãy sao lưu sổ làm việc của bạn để bạn không bị mất bất kỳ dữ liệu nào nếu có sự cố.

Mẹo 1: Loại bỏ các ô thừa

Về cơ bản, chỉ những ô thực sự được sử dụng mới được bao gồm trong kích thước tệp. Ví dụ: nếu bạn đã sử dụng phạm vi ô để tính toán tạm thời, chúng vẫn được coi là được sử dụng. Điều này cũng áp dụng nếu bạn đã xóa nội dung.

Để kiểm tra khu vực nào mà Excel cho là sẽ được sử dụng, hãy sử dụng tổ hợp phím CTRL END. Sau đó, Excel sẽ chuyển đến góc dưới bên phải của khu vực được sử dụng.

Nếu góc dưới bên phải thấp hơn xa và / hoặc bên phải các ô thực sự được sử dụng, bạn phải xóa các hàng hoặc cột thừa. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu các dòng và xóa chúng bằng tổ hợp phím CTRL MINUS. Sau đó, lặp lại điều này cho các cột.

Lặp lại các bước được mô tả cho tất cả các trang tính trong sổ làm việc liên quan. Sau khi xóa, hãy đóng thư mục, lưu các thay đổi và mở lại. Sử dụng CTRL END để kiểm tra xem việc xóa có thành công hay không.

Mẹo 2: xóa các định dạng không cần thiết

Một số danh sách chứa một số lượng lớn các dòng trống - một lý do khác cho kích thước tệp quá lớn. Điều này có thể xảy ra đặc biệt sau khi nhập danh sách từ các chương trình khác. Điều này không chỉ gây khó chịu mà còn có thể dẫn đến kết quả không chính xác trong một số đánh giá nhất định. Có một số phương pháp xóa các dòng trống như vậy khỏi danh sách của bạn.

Tùy chọn 1: Xóa các dòng trống bằng hộp thoại "Nội dung"

Trong tất cả các phiên bản Excel, sử dụng CTRL G để mở hộp thoại ĐI ĐẾN.

Bấm vào NỘI DUNG.

Một hộp thoại khác sau đó xuất hiện. Đánh dấu tùy chọn BLANK.

Xác nhận định nghĩa của bạn với OK.

Xóa hoàn toàn các ô trống

Tất cả các ô trống hiện đã được đánh dấu. Bây giờ bạn có thể xóa hoàn toàn các ô này mà không gặp bất kỳ sự cố nào để loại bỏ các định dạng không cần thiết hoặc những thứ khác. Làm theo các bước sau:

Trong Excel 2007 trở lên, hãy kích hoạt tab BẮT ĐẦU và nhấp vào nhóm CHỈNH SỬA trên XÓA và sau đó XÓA TẤT CẢ.

Nếu bạn đang sử dụng các phiên bản lên đến và bao gồm phiên bản Excel 2003, hãy gọi lệnh XÓA trong menu CHỈNH SỬA và lệnh TẤT CẢ trong menu phân nhánh.

Sau khi xóa, hãy đóng thư mục, lưu các thay đổi và mở lại.

Video hướng dẫn: Xóa định dạng không cần thiết trong Excel

Tùy chọn 2: Xóa các ô trống bằng bộ lọc Excel

1. Đầu tiên, hãy chọn toàn bộ vùng dữ liệu trong danh sách của bạn, bao gồm cả các tiêu đề cột.

2. Gọi lệnh DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel phiên bản 2003) hoặc DATA - FILTER (Excel từ phiên bản 2007).

3. Dòng đầu tiên của danh sách của bạn sau đó sẽ được cung cấp các mũi tên danh sách nhỏ cho các tùy chọn bộ lọc.

   

4. Vì vậy, Excel lọc danh sách. Bấm bằng chuột vào mũi tên danh sách của cột mà bạn muốn tìm kiếm các ô trống.

5. Bây giờ bạn có thể chọn mục nhập (EMPTY) bằng cách sử dụng tiêu chí bộ lọc. Trong Excel 2003, bạn sẽ thấy đây là một điểm lọc riêng biệt. Đối với Excel 2007 và 2010, bạn sẽ tìm thấy mục nhập (EMPTY) trong CHỌN TẤT CẢ.

6. Bấm OK.

Nếu cần, hãy lặp lại điều này trong các cột khác cho đến khi chỉ có thể nhìn thấy các bản ghi dữ liệu trống (và các số tương ứng trong cột bổ trợ).

Bây giờ đánh dấu các bản ghi này và nhấn phím DELETE để xóa chúng. Tự đánh dấu trong các ô và không đánh dấu bằng cách sử dụng số dòng trong cột tọa độ.

Sau đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn (TẤT CẢ) trong danh sách Bộ lọc Tự động để hiển thị danh sách đầy đủ với các dòng trống đã bị loại bỏ. Sau khi xóa, khôi phục lại thứ tự ban đầu của các bản ghi bằng cách sắp xếp lại danh sách theo các số trong cột phụ.

Nếu bạn can thiệp vào các bộ lọc đang bật, bạn có thể tắt chúng lại bằng cách sử dụng DỮ LIỆU - BỘ LỌC - TỰ ĐỘNG.

Mẹo 3: nhập và xuất macro

Lý do thứ ba cho các bảng lớn có thể là các macro mà chúng chứa. Bạn nên loại bỏ những cái không cần thiết, xuất tất cả những cái khác rồi nhập lại. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:

Gọi Trình soạn thảo Visual Basic bằng tổ hợp phím ALT F11. Ở đó bạn sẽ tìm thấy Project Explorer, bạn có thể thấy trên hình.

Nhấp lần lượt vào các mô-đun macro bằng nút phải chuột và chọn lệnh XÓA. Xác nhận truy vấn xuất bằng OK.

Khi tất cả các macro được xóa và xuất, hãy quay lại Excel, đóng tệp, lưu các thay đổi của bạn và mở lại.

Sau đó gọi lại Visual Basic Editor qua ALT F11. Chọn dự án của thư mục hiện tại trong Project Explorer. Trong menu FILE, gọi lệnh IMPORT FILE và nhập lần lượt tất cả các macro được yêu cầu.

Mẹo 4: giảm kích thước tệp của bảng tổng hợp

Bảng tổng hợp có thể tăng kích thước tệp đáng kể. Điều này là do dữ liệu nguồn mà bảng tổng hợp dựa trên đó cũng được sao chép vào một bộ nhớ ẩn riêng biệt, cái gọi là "bộ nhớ đệm tổng hợp". Cuối cùng, bảng tổng hợp sau đó truy cập vào bộ đệm tổng hợp này chứ không phải dữ liệu nguồn thực tế.

Do đó, bạn luôn phải nhấp vào nút "Làm mới" để làm mới bảng tổng hợp nếu có điều gì đó đã thay đổi trong dữ liệu nguồn. Bởi vì đây là cách duy nhất để cập nhật bộ đệm pivot. Trong thực tế, bạn có thể sử dụng điều này để giảm kích thước tệp của bảng tổng hợp.

Giảm kích thước tệp của bảng tổng hợp

Có một cài đặt trong bảng tổng hợp xóa bộ nhớ đệm tổng hợp khi tệp được lưu. Bản thân bảng tổng hợp được giữ lại.

Nhấp chuột phải vào bảng tổng hợp và chọn mục nhập "Tùy chọn bảng tổng hợp" từ trình đơn ngữ cảnh.

Mở tab "Dữ liệu" và bỏ chọn "Lưu dữ liệu nguồn với tệp". Để thực hiện việc này, hãy chọn hộp bên cạnh “Cập nhật khi mở tệp.

Bây giờ bộ đệm trục xoay sẽ bị xóa khi tệp được lưu - bảng dữ liệu thực tế tất nhiên vẫn được giữ lại.

Kích thước tệp giảm đáng kể và gần như đạt lại kích thước tệp mà không cần bảng tổng hợp.

Mẹo 5: giảm hoặc xóa đồ họa và hình ảnh

Hình nền, logo hoặc hình ảnh được chèn vào thường không cần thiết và chiếm nhiều dung lượng lưu trữ. Do đó, không bao gồm ảnh nền trong bảng. Chỉ bao gồm logo của công ty ở một mặt. Không chèn hình ảnh ở kích thước ban đầu của chúng, nhưng nên giảm chúng. Excel cung cấp một chức năng như vậy: Bấm vào hình. Trong mục menu “Định dạng” trong nhóm “Điều chỉnh” có chức năng “Nén hình ảnh”. Về cơ bản, khi bạn giảm và xóa đồ họa, bạn nên cẩn thận không xóa bất kỳ đồ họa nào cần thiết.

Mẹo 6: Loại bỏ các công thức không cần thiết

Nhiều công thức phức tạp cũng ảnh hưởng đến kích thước của tệp Excel. Vì vậy, hãy cố gắng xóa các công thức không mong muốn khỏi sổ làm việc Excel. Đôi khi bạn có một tập dữ liệu và bạn không cần các công thức trong nó, tốt hơn là thay thế các công thức này bằng các giá trị. Để thực hiện việc này, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới:

1. Mở tệp Excel và nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính / tập dữ liệu. Sau đó nhấn phím F5.

2. Mở tùy chọn Đi tới và nhấp vào “Đặc biệt”.

3. Chọn công thức và nhấp vào OK, bây giờ bạn đã chọn tất cả các ô có công thức.

4. Sau đó chuyển các công thức đã chọn thành giá trị: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép các ô đã chọn.

5. Sau đó nhấp vào tab Trang đầu và trong nhóm Bảng tạm, hãy nhấp vào Dán.

6. Sau đó nhấp vào biểu tượng Chèn giá trị. Tất cả các ô có công thức hiện được chuyển đổi thành các giá trị.

Mẹo 7: chuyển đổi loại tệp sang định dạng nhị phân (XLSB)

Bạn nên lưu ở định dạng .xlsb cho các tính toán mở rộng. Thao tác này sẽ lưu tệp dưới dạng nhị phân. Nó sẽ nhỏ hơn hàng loạt và truy cập sẽ nhanh hơn. Thông thường điều này sẽ không gây bất lợi cho bạn. Nên kiểm tra chi tiết cho lập trình nội bộ và các ứng dụng đặc biệt.

Câu hỏi thường gặp: Giảm kích thước tệp của sổ làm việc Excel

1. Tại sao tệp Excel của tôi quá lớn?

Về cơ bản, một trang tính có hơn 100.000 hàng và nhiều cột đòi hỏi rất nhiều bộ nhớ. Bạn càng chèn nhiều dữ liệu và đồ họa vào bảng tính Excel của mình, tệp sẽ càng lớn và chậm hơn theo thời gian. Do đó, hãy kiểm tra xem bạn không thể giảm một chút số lượng pixel của các hình ảnh được chèn vào hoặc liệu bạn có thực sự cần chúng hay không. Bảng tổng hợp và định dạng không chính xác cũng có thể làm tăng kích thước tệp.

2. Làm cách nào để giảm kích thước đồ thị của tôi trong Excel?

Đánh dấu đồ họa đã chèn trong bảng bằng cách nhấp chuột để trong Excel 2010 và Excel 2007, tab "Công cụ hình ảnh" được hiển thị trong dải menu. Với Excel 2003, thanh công cụ "Đồ họa" sẽ xuất hiện thay thế. Bây giờ hãy nhấp vào biểu tượng “Nén hình ảnh”.

3. Làm cách nào để nén tệp Excel của tôi?

Bạn có thể dễ dàng nén tệp Excel bằng tùy chọn “Tệp Zip”. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tệp Excel mà bạn muốn nén. Bây giờ hãy nhấp vào tùy chọn Gửi Đến và sau đó chọn tùy chọn “Thư mục nén”.