Quét tài liệu: hướng dẫn và chương trình miễn phí

Đạt được mục tiêu của bạn một cách dễ dàng với các hướng dẫn từng bước này

Nếu bạn có tài liệu giấy ở nhà mà bạn muốn bảo mật kỹ thuật số, bạn có thể quét chúng. Thậm chí, tại nhiều văn phòng vẫn còn những tập tin, tài liệu cũ cần chuyển sang thế giới kỹ thuật số. Với một máy quét, thật dễ dàng để tạo ra các hình ảnh kỹ thuật số của các tài liệu tương tự. Ngay cả ảnh hoặc slide cũng có thể được quét và việc lưu trữ không chỉ được thực hiện trong các hộp và album ảnh ở tầng hầm. Quét tạo ra bản in 2D của tài liệu tương tự, sau đó có thể được chỉnh sửa trên máy tính theo yêu cầu.

Quét tài liệu: đây là lý do tại sao nó có ý nghĩa

Khi bạn quét một tài liệu, nó sẽ tạo ra một phiên bản kỹ thuật số của nó mà bạn có thể lưu trên máy tính của mình. Nhờ quét, bạn có thể:

• để sao lưu
• sắp xếp theo
• chỉnh sửa
• bản sao
• gửi

Tệp được tạo bởi tài liệu được quét của bạn ban đầu sao chép thông tin có trong tài liệu gốc. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tệp theo ý muốn bằng phần mềm quét thích hợp. Cho dù điều chỉnh màu sắc hay kết hợp các bản quét khác nhau - bạn quyết định xem bạn có muốn thay đổi bản quét của mình hay không và theo cách nào.

Máy quét: Bạn có thể chọn giữa 2 biến thể này

Để quét tài liệu, bạn cần một máy quét. Có hai biến thể bạn có thể chọn:

• Với máy quét bảng phẳng, bạn có một thiết bị nhỏ gọn mà bạn có thể quét các định dạng DIN A4 và các kích thước tài liệu nhỏ hơn.
• Với một thiết bị đa chức năng, bạn không chỉ có thể quét mà còn có thể in và sao chép. Trước đây, nhiều thiết bị đa chức năng cũng được tích hợp chức năng fax, ngày nay nó giống như WLAN hoặc Bluetooth được tích hợp sẵn trên thiết bị.

Các thiết bị đa chức năng lớn hơn đáng kể so với máy quét bảng phẳng và do đó được sử dụng thường xuyên hơn trong văn phòng hoặc môi trường làm việc. Nếu bạn có một thiết bị đa chức năng và nếu bạn quét và in thường xuyên, tốt nhất nên mua một thiết bị có khay nạp tài liệu để không phải nạp từng tờ giấy riêng lẻ.

Quét tài liệu: đây là cách nó hoạt động

Để quét tài liệu, bạn cần một máy tính và một máy quét.

Kết nối máy quét với máy tính.

Sau đó, đặt tài liệu của bạn với mặt cần quét úp xuống tấm kính của máy quét đã bật.

Sau đó nhấn nút "Scan" và bạn sẽ thấy hình ảnh của tài liệu được hiển thị trên màn hình máy tính của bạn sau một vài giây với một cú nhấp chuột.

Lưu tài liệu khi bạn hài lòng với nó.

Nếu bạn muốn thay đổi điều gì đó, bạn có thể lặp lại quá trình quét sau khi đã điều chỉnh cài đặt.

Sau khi quét, chỉnh sửa tài liệu theo ý muốn bằng phần mềm đã chọn. Ví dụ: nếu bạn quét nó ở một góc, bạn có thể làm thẳng nó bằng một chương trình như Scantailor.

Lưu nó ngay sau khi bạn chỉnh sửa xong.

Với phần mềm phù hợp, chẳng hạn như iCopy, bạn cũng có thể in bản quét của mình trực tiếp nếu bạn có máy in được kết nối với PC. Với các chương trình e-mail như Microsoft Outlook, Thunderbird hoặc Windows Mail, bạn có thể gửi bản quét trực tiếp dưới dạng e-mail. Bạn có thể số hóa và chia sẻ tài liệu giấy ngay lập tức. Ngẫu nhiên, phạm vi phân phối của Microsoft Outlook cũng bao gồm ScanPST - bạn có thể sử dụng chương trình này để sửa chữa thư mục cá nhân của mình trong Outlook.

tiền boa

Đảm bảo bạn đặt máy quét của mình ở độ phân giải chính xác trước khi quét. Nếu không, các thành phần văn bản có thể bị mờ. Chọn độ phân giải 300 dpi cho các tài liệu văn bản đen trắng. Nếu bạn đang xử lý văn bản trên giấy màu, bạn cũng có thể điều chỉnh độ sáng của bản quét lên trên - 10 phần trăm.

Bạn càng quét nhiều màu sắc và đồ họa, thì tệp cuối cùng sẽ càng lớn. Nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng lưu trữ và tăng tốc độ quét, bạn có thể đặt cài đặt màu để quét thành đen trắng nếu màu sắc không quá quan trọng đối với tài liệu kỹ thuật số của bạn.

Bạn không cần tải xuống bất kỳ phần mềm bổ sung nào từ Internet để quét. Bạn chỉ cần điều này nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu kỹ thuật số của mình sau này. Hầu hết các máy quét đều đi kèm với phần mềm liên quan mà bạn có thể sử dụng để quét và thực hiện các cài đặt cơ bản. Trong Windows 10, bạn không cần bất kỳ phần mềm nào để quét.

Quét trong Windows 10

1. Cài đặt máy quét trước khi bắt đầu.

2. Mở menu bắt đầu ở dưới cùng bên trái, sau đó nhập "Windows Fax and Scan" vào chức năng tìm kiếm.

3. Nhấp vào chương trình và sau đó đi đến "Quét mới".

4. Trong “Xem trước”, bạn có thể điều chỉnh khu vực bạn muốn quét theo ý muốn.

5. Bây giờ bạn có thể chọn định dạng mà bạn muốn lưu bản quét của mình. Cũng có thể lưu bản quét dưới dạng tệp PDF.

6. Sau khi quét, bạn sẽ tìm thấy tài liệu đã quét của mình trong thư mục "Tài liệu" -> "Tài liệu được quét"

7. Bạn cũng có tùy chọn chuyển tiếp tệp cho người khác dưới dạng thư hoặc fax trong quá trình quét.

   

Lưu bản quét của bạn ở định dạng này

Theo quy định, bản quét được lưu ở định dạng JPEG.webp hoặc JPG.webp (Nhóm chuyên gia nhiếp ảnh chung). Định dạng JPEG.webp là định dạng phổ biến nhất để lưu các tệp hình ảnh vì quá trình quét không khác gì một tệp hình ảnh. JPEG.webp hoạt động dựa trên pixel và cả khả năng tương thích và khả năng sử dụng đều cao. Hầu hết tất cả các chương trình phần mềm cũng có thể mở định dạng JPEG.webp hoặc chuyển đổi các định dạng tệp khác sang JPEG.webp. Tuy nhiên, khi quét, có thể có một chút giảm chất lượng nếu tài liệu sau đó được lưu dưới dạng JPEG.webp. Tuy nhiên, trong trường hợp có những bất thường nghiêm trọng, điều này thường có thể được bù đắp và làm lại bằng phần mềm.

Các định dạng khác là định dạng PNG và TIFF. PNG đặc biệt thích hợp khi các tệp hình ảnh được nén. TIFF cho phép các tệp được chuyển đổi mà không làm giảm chất lượng. Các tệp ở định dạng Tiff cũng có thể được xử lý hậu kỳ đặc biệt tốt với phần mềm đồ họa.

Lưu bản quét dưới dạng PDF với Adobe Acrobat

Để lưu bản quét dưới dạng PDF, cần có nhận dạng văn bản, còn được gọi là OCR (Nhận dạng ký tự quang học). Tính năng nhận dạng ký tự quang học này cũng cho phép hình ảnh hoặc đồ họa được tìm kiếm các phần tử văn bản để chúng được chuyển đổi và chuyển đổi thành các tệp có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Ví dụ: các tệp hình ảnh ở định dạng JPEG.webp không phải là trong Windows 10, bạn có thể chọn lưu bản quét của mình dưới dạng PDF trực tiếp khi tạo bản quét. Nếu bạn đang sử dụng chương trình Adobe Acrobat, bạn có thể lưu trực tiếp các tệp đã quét của mình dưới dạng tệp PDF. Sau đó, bạn có thể quét tài liệu giấy với tính năng nhận dạng màu tự động và lưu nó dưới dạng PDF hoặc bạn có thể đặt thông số kỹ thuật cá nhân của riêng mình trong "Quét do người dùng xác định".

Bạn có thể chọn từ các giá trị mặc định sau:

• Tự động phát hiện chế độ màu
• Tài liệu màu
• Tài liệu đen trắng
• Tài liệu thang độ xám
• Ảnh màu

Bạn cũng có thể chọn xem bạn có muốn quét nhiều tệp dưới dạng tệp PDF cùng một lúc hay không. Sau đó, bạn có thể tối ưu hóa các tệp PDF được quét. Thật không may, Adobe Acrobat không miễn phí nếu bạn muốn sử dụng lâu dài - phiên bản dùng thử được cung cấp miễn phí.

Top 5: Các chương trình in và quét miễn phí này được khuyến nghị

ABBYY Fine Reader

FineReader cho phép bạn quét, chỉnh sửa bản quét và chuyển đổi bản quét của bạn thành tài liệu PDF. Bạn có thể chú thích các tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác, đồng thời theo dõi những thay đổi đã được thực hiện đối với tệp của bạn. Bản quét của bạn cũng có thể được chuyển đổi sang tệp Excel hoặc Word.

Readiris Pro

Phần mềm Readiris Pro tương thích với Windows 7,8 và 10. Bạn có thể chuyển đổi các bản quét của mình dưới dạng PDF, định dạng sách điện tử ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF và hơn thế nữa. Bạn không cần phải giới hạn mình trong các tài liệu hoàn toàn dựa trên văn bản. Phần mềm cũng có thể đọc các thành phần văn bản từ hình ảnh và chỉ trích xuất chúng. Nếu bạn lưu bản quét của mình dưới dạng PDF với Readiris Pro, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để sau đó hợp nhất, nén và sắp xếp các tệp PDF của mình.

PaperScan

Với PaperScan, bạn có thể quét tài liệu, bản vẽ và ảnh. Bạn có thể xoay, di chuyển, phản chiếu hoặc loại bỏ các bản quét như bạn muốn. Việc sửa chữa tệp cũng có thể được thực hiện chỉ bằng một nút nhấn, chẳng hạn như điều chỉnh các vết nứt hoặc lỗ có trên mẫu tương tự. Bạn cũng có thể điều chỉnh màu sắc theo ý muốn và tài liệu của bạn cũng có thể được chuyển đổi sang thang độ xám hoặc đen trắng. Bạn cũng có thể chọn từ nhiều bộ lọc. Các định dạng sau có thể được chọn:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 là viết tắt của “Not Another PDF Scanner” và là một công cụ đơn giản để quét tài liệu và hình ảnh của bạn. Máy quét không phải được cài đặt riêng thông qua trình điều khiển mà được chương trình tự động nhận dạng. Bạn có thể chỉnh sửa bản quét của mình trước khi quét, chẳng hạn bằng cách chỉ định phần hình ảnh. Nhờ tính năng nhận dạng văn bản tự động, bạn có thể nhanh chóng sao chép văn bản ra khỏi tài liệu. Bạn có thể lưu bản quét của mình ở định dạng JPG.webp, PNG, TIFF và tất nhiên là PDF thông thường.

Phiên bản miễn phí VueScan

Hơn 1.850 máy quét được hỗ trợ bởi VueScan Free Edition. Với phần mềm miễn phí, bạn không chỉ có thể quét tài liệu mà còn cả ảnh và phim. Bạn có thể chọn giữa các mức chất lượng khác nhau để số hóa các mẫu của mình tốt nhất có thể. Bạn cũng có thể cắt ảnh quét của mình trước, điều chỉnh màu sắc và chọn các tùy chọn bộ lọc khác nhau.

Mẹo:

Tài liệu cũng có thể được quét bằng điện thoại thông minh. Với các ứng dụng như Adobe Scan hoặc CamScanner, bạn có thể dễ dàng chụp ảnh tài liệu bằng camera của điện thoại thông minh. Adobe Scan thậm chí còn cho phép nhận dạng văn bản với OCR. Sau quá trình quét, bạn có thể lưu hình ảnh trên điện thoại thông minh của mình, gửi hoặc tải nó vào đám mây.

Kết luận: quét tài liệu và chỉnh sửa chúng theo ý muốn

Nếu bạn muốn số hóa các tài liệu giấy, bạn không thể tránh việc quét chúng. Điều này có thể được thực hiện bằng điện thoại thông minh, nhưng máy quét tốt hơn và có nhiều tùy chọn hơn. Tùy thuộc vào số lượng bạn quét, in và sao chép, bạn có thể chỉ mua một máy quét phẳng hoặc một thiết bị đa chức năng. Với Windows 10, bạn không cần bất kỳ phần mềm bổ sung nào để quét tài liệu của mình nữa. Nếu bạn muốn chỉnh sửa, chuyển đổi, cắt hoặc hợp nhất các bản quét của mình, bạn cần một chương trình bổ sung như VueScan hoặc Readiris Pro. Tùy thuộc vào hệ điều hành, bạn cũng có thể cần phần mềm bổ sung để chuyển đổi bản quét của mình thành tệp PDF. Đảm bảo rằng điều này cũng bao gồm nhận dạng văn bản quang học (OCR) để các bản quét của bạn có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được.