Xuất danh sách phân phối từ Outlook sang Excel - Đây là cách thực hiện

Hướng dẫn từng bước để xuất

Sao chép danh sách liên hệ và danh sách phân phối sang Excel

Một giá trị gia tăng đáng kể của Microsoft Office là khả năng liên kết dữ liệu, số và văn bản trong Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. và chỉnh sửa chúng trên các chương trình. Điều này áp dụng, trong số những thứ khác, nếu bạn sao chép danh sách liên hệ hoặc danh sách phân phối sang Excel và muốn xử lý chúng ở đó. Ví dụ: xuất sổ địa chỉ từ Outlook sang Excel có thể hữu ích nếu bạn muốn tạo danh sách chuyên nghiệp từ dữ liệu liên hệ và sắp xếp hoặc lọc chúng trong Excel.

Nếu bạn muốn chuyển các phần trong sổ địa chỉ của mình cho đồng nghiệp hoặc bạn bè, thì việc chỉnh sửa chúng trước trong Excel cũng rất quan trọng. Trong trường hợp này, bạn có tùy chọn kiểm tra thông tin cá nhân và xóa các mục nhạy cảm. Để xuất sổ địa chỉ, hãy sử dụng cái gọi là phương pháp kéo và thả, trong đó bạn kéo dữ liệu từ chương trình này sang chương trình khác bằng chuột và xử lý ở đó.

Xuất sổ địa chỉ - được giải thích từng bước:

Bắt đầu một sổ làm việc trống trong Excel.
Điều hướng đến danh bạ của bạn trong Outlook.
Để xuất sang Excel, hãy chọn tất cả các liên hệ sẽ được xử lý thêm.
Sắp xếp cửa sổ Outlook và Excel cạnh nhau trên màn hình. Bạn có thể làm điều này bằng cách điều chỉnh kích thước của cả hai chương trình bằng cách sử dụng nút "Giảm".
Kéo và thả các liên hệ đã chọn vào sổ làm việc Excel.

Mẹo: Nếu không thể nhìn thấy cửa sổ Excel bên cạnh cửa sổ Outlook, hãy kéo các liên hệ xuống thanh bắt đầu bằng nút Excel. Chờ một chút để cửa sổ Excel mở ở phía trước.

Với việc áp dụng 5 điểm này, bạn có thể chuyển danh bạ từ Outlook sang Excel thành công. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trong Excel, chẳng hạn như xóa, sắp xếp lại, sắp xếp và giải quyết lỗi chính tả.

Sao chép danh sách phân phối sang Excel bằng một thủ thuật

Nếu bạn liên tục gửi thư đến một nhóm người đã xác định, thì việc làm việc với danh sách phân phối trong Outlook sẽ rất hợp lý. Bạn có thể tạo danh sách phân phối mới trong Outlook trong sổ địa chỉ dưới mục phụ: "Nhóm liên hệ mới.“

Xuất danh sách phân phối sang Excel

Outlook không cung cấp cách trực tiếp để xuất danh sách phân phối sang Excel để xử lý thêm ở đó. Với việc sử dụng một thủ thuật đã thử và đã thử nghiệm, bạn có thể sao chép danh sách phân phối sang Excel và chỉnh sửa chúng thêm, mặc dù thiếu tùy chọn xuất:

Mở sổ địa chỉ trong Microsoft Outlook.
Kéo danh sách phân phối từ sổ địa chỉ của bạn vào hộp thư đến bằng cách nhấn nút chuột phải và thả nút chuột.
Sau đó, một menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Chọn lệnh "Sao chép vào đây dưới dạng tin nhắn có văn bản".
Outlook tạo một e-mail mới chứa tất cả dữ liệu cá nhân, có liên quan từ danh sách phân phối. Chọn các giá trị và sao chép chúng trực tiếp vào danh sách Excel của bạn qua khay nhớ tạm.