Microsoft Word: Mẹo và Thủ thuật

Viết văn bản tốt với nhiều chức năng khác nhau

Microsoft Word là một trong những chương trình soạn thảo văn bản và xử lý văn bản phổ biến nhất. Phần mềm thuyết phục với nhiều chức năng và giao diện người dùng thân thiện. Chương trình viết cũng phù hợp lý tưởng cho người mới bắt đầu và thậm chí còn cung cấp hướng dẫn riêng cho người mới bắt đầu. Văn bản có thể được thiết kế dễ dàng và rõ ràng với Word. Phần mềm của Microsoft cũng làm cho nó có thể làm việc với các bảng, các chữ cái và hình minh họa và đồ họa.

Microsoft 365: Word như một phần của gói Office mở rộng

Gói Office, được gọi là Office 365 trong phiên bản trước, giờ đây được gọi là Microsoft 365. Nó không chỉ cung cấp cho bạn tất cả các ứng dụng Office của Microsoft mà còn cung cấp thêm dung lượng lưu trữ đám mây và bảo mật nâng cao. Chương trình Word là một phần của gói Microsoft. Ngoài chương trình xử lý văn bản, các ứng dụng sau cũng là một phần của phạm vi chức năng của Microsoft 365:

• Excel
• PowerPoint
• Quan điểm
• Một lưu ý
• Một ổ đĩa
• Đội MS

Với Excel, bạn có một chương trình bảng tính chuyên nghiệp trong tay, trong khi với PowerPoint, bạn có thể dễ dàng tạo các bài thuyết trình hấp dẫn. Dịch vụ e-mail Outlook giúp bạn làm việc với bạn bè và đồng nghiệp dễ dàng hơn - trên nhiều thiết bị.

Tương tự đối với OneNote. Sử dụng ứng dụng này để ghi chú kỹ thuật số và chia sẻ chúng với những người được chọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ các tệp mà bạn đã lưu trữ trong bộ lưu trữ đám mây OneDrive với những người khác. Chỉ có công cụ hội nghị truyền hình Microsoft Teams mới cung cấp nhiều không gian hơn cho làm việc nhóm. Ngay khi có Microsoft 365, bạn có thể tạo tài khoản miễn phí với Teams.

30 năm kinh nghiệm viết: Chương trình xử lý văn bản trong nháy mắt

Word đã tồn tại trên hệ điều hành Windows từ năm 1989. Kể từ đó đã có các bản cập nhật thường xuyên - vì vậy phần mềm luôn được điều chỉnh theo tiêu chuẩn kỹ thuật mới nhất. Microsoft Word hiện không chỉ có sẵn dưới dạng phần mềm cho PC mà còn là một ứng dụng cho các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng. Để đảm bảo tính tương thích của các phiên bản Word, chương trình viết cung cấp kiểm tra tính tương thích của riêng nó. Điều này cảnh báo bạn nếu phiên bản Word mới không còn hỗ trợ nội dung lỗi thời.

Ví dụ, các phiên bản hiện tại cũng cung cấp cho bạn tùy chọn bảo vệ tài liệu của bạn. Việc bảo vệ viết như vậy đặc biệt hữu ích nếu các bên thứ ba không nên thay đổi văn bản của bạn trong bất kỳ trường hợp nào. Định dạng văn bản và các siêu liên kết đã được thiết lập vẫn được giữ lại.

Với các biến thể hiện tại của chương trình viết, bạn cũng có vô số tùy chọn để tùy chỉnh Word. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể điều chỉnh các mẫu theo yêu cầu của mình hoặc tạo macro của riêng bạn. Bạn có muốn nhiều chức năng hơn nữa không? Sau đó, cái gọi là phần bổ trợ Word có thể được sử dụng để thêm các lệnh và chức năng bổ sung.

Thiết kế văn bản bằng Word - viết dễ dàng

Bất kể bạn viết văn bản riêng tư hay viết tài liệu vì lý do chuyên môn: Word giúp bạn xử lý văn bản dễ dàng hơn trên mọi thiết bị. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể xác định không chỉ phông chữ và kiểu chữ, mà còn cả khoảng cách dòng, kích thước phông chữ và định dạng đoạn văn. Nhưng Word còn có thể làm được nhiều hơn thế.

Bạn có muốn thêm các ký tự đặc biệt vào tài liệu của mình không? Sau đó, bạn có thể sử dụng phím tắt hoặc chức năng tương ứng trong cái gọi là ruy-băng menu để chèn một ký tự đặc biệt. Các tài liệu Business Word cũng thường yêu cầu chữ ký cá nhân. Ở đây, phần mềm cũng sẽ giúp bạn và có thể thêm chữ ký vào văn bản. Tài liệu tham khảo và danh sách cũng có thể được thêm vào mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Khi tài liệu đã sẵn sàng, bạn nên sửa lại trước khi gửi đi. Chức năng "Tìm kiếm & Thay thế" hỗ trợ bạn trong số những thứ khác. Nếu bạn nhận thấy cùng một lỗi đánh máy lặp đi lặp lại trong một từ, công cụ này sẽ giúp bạn sửa lỗi trong toàn bộ văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng gạch nối tự động để tránh lỗi gạch nối. Đối với các tài liệu dài hơn, bạn cũng nên tạo mục lục. Nếu bạn đã sử dụng các mẫu định dạng thích hợp khi viết, Word thậm chí sẽ đảm nhận nhiệm vụ này cho bạn. Bạn có thể tìm thấy chức năng này trong ruy-băng trình đơn bên dưới tab "Tham khảo".

tiền boa: Một văn bản đã hoàn thành có thể dễ dàng in bằng Word. Ngoài ra, bạn cũng có tùy chọn lưu tệp dưới dạng PDF. Tự quyết định xem bạn cần tài liệu của mình ở định dạng nào.

Các chức năng hữu ích trong Word để viết hàng ngày hiệu quả hơn

Với một vài mẹo nhỏ, việc viết văn bản thậm chí còn nhanh hơn. Ví dụ, các hàm trường thực tế giúp thiết kế một tài liệu dễ dàng hơn. Word nhận dạng các mô-đun văn bản nhất định và tự động điều chỉnh chúng theo yêu cầu và định dạng của bạn. Bằng cách này, bạn không chỉ giữ ngày mà còn cập nhật số trang.

Nó cũng hữu ích để thiết lập trang trước khi bạn bắt đầu viết. Ví dụ: bạn có thể xác định lề, chèn ngắt trang hoặc thay đổi hướng trang của tài liệu. Bằng cách này, định dạng phù hợp với loại văn bản bạn đã chọn ngay từ đầu. Đã xảy ra sự cố khi viết và bạn bị mất định dạng? Sau đó, phần mềm của Microsoft cung cấp cho bạn cơ hội sửa chữa các tài liệu Word bị hỏng.

Bạn cũng có thể điều chỉnh đầu trang và chân trang ngay ở phần đầu hoặc sửa đổi nó trong khi bạn đang viết. Sử dụng những dòng này để hiển thị số trang hoặc để hiển thị liên tục tên tài liệu của bạn. Các nguồn trích dẫn cũng có thể được lưu trữ ở chân trang. Nếu bạn làm việc với chức năng tương ứng ở đây, phần mềm thậm chí sẽ tạo danh sách nguồn tự động cho bạn.

tiền boa: Bạn có cần một từ hoặc cả một câu bằng tiếng nước ngoài cho tài liệu Word của mình không? Sau đó, bạn không phải mở một công cụ dịch riêng biệt. Bởi vì Word cung cấp chức năng dịch thuật riêng. Bạn có thể dễ dàng thay đổi ngôn ngữ khi đang viết.

Hơn cả xử lý văn bản: bảng, đồ họa và Co trong Word

Đặc biệt, các tài liệu dài có thể nhanh chóng trở nên khó hiểu đối với người đọc. Sử dụng bảng và đồ họa khi tạo văn bản để làm cho tài liệu của bạn hấp dẫn. Chẳng hạn, bạn có biết rằng bạn có thể chuyển các bảng Excel sang Word và thậm chí liên kết chúng với Word không? Ngoài ra, bạn có thể tạo các bảng trực tiếp trong chương trình xử lý văn bản. Bạn quyết định số hàng và cột mà phần tử phải có. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể chuẩn bị thông tin theo cách trực quan hấp dẫn.

Hình minh họa và đồ họa đạt được hiệu quả tương tự. Chúng không chỉ giúp nới lỏng mọi tài liệu mà còn giúp làm rõ nội dung. Ví dụ: bạn có thể chèn một hình ảnh giải thích hoặc hiển thị các mối quan hệ bằng cách sử dụng sơ đồ và hình ảnh nghệ thuật thông minh. Ngay cả ảnh chụp màn hình cũng có thể được tích hợp vào tệp Word. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa ảnh chụp màn hình bằng Microsoft Word. Đây là cách bạn có thể cung cấp đồ họa của mình với các bộ lọc nghệ thuật và sự tương phản hấp dẫn. Có nhiều hiệu ứng hình ảnh hơn trong Word 2010 và 2007 so với các phiên bản trước.

Ngoài Word: Các chương trình xử lý văn bản thay thế

Vì bộ Office của Microsoft không hề rẻ nên nhiều người dùng đang tìm kiếm một giải pháp thay thế miễn phí. Lý tưởng nhất, điều này sẽ có thể theo kịp với hoạt động của Word.

Viết chương trình miễn phí OpenOffice và LibreOffice

Ví dụ, một chương trình xử lý văn bản cho PC mà bạn có thể tải xuống miễn phí từ Internet là OpenOffice. Open Office Writer có các chức năng tương tự như Word. Tuy nhiên, phần mềm cung cấp ít mẫu hơn đáng kể so với đối thủ cạnh tranh từ Microsoft.

Tuy nhiên, giải pháp thay thế miễn phí rất phù hợp cho các công việc viết đơn giản. Năm 2010, phần mềm LibreOffice được tách ra khỏi OpenOffice và hiện là một phần mềm thay thế cho Word. LibreOffice cũng được cung cấp miễn phí và có thể so sánh phạm vi chức năng của nó với OpenOffice.

Công việc giấy tờ tập trung với WriteMonkey

Đối với tất cả những người muốn ít bị phân tâm trên màn hình khi viết, phần mềm WriteMonkey đáng để tham khảo. Mặc dù nó cung cấp ít cài đặt hơn Word, nhưng nó cho phép xử lý văn bản tập trung. Bởi vì việc viết diễn ra ở chế độ toàn màn hình trên nền đen - đây là cách chương trình viết miễn phí này tạo ra bầu không khí cho việc viết tập trung.

Trang: Chương trình xử lý văn bản của Apple

Ngay sau khi sở hữu một sản phẩm của Apple, bạn cũng sẽ tìm thấy phần mềm xử lý văn bản trên đó - phần mềm này được gọi là Pages. Chương trình viết được cài đặt sẵn miễn phí trên máy tính Mac, iPad và iPhone.

Tương tự như Word, Pages cũng cho phép đồng nghiệp và bạn bè tham gia vào quá trình tạo tài liệu. Cả hai chương trình làm việc cùng nhau một cách dễ dàng. Để giúp việc chia sẻ dễ dàng hơn, các tài liệu của Pages thậm chí có thể được lưu dưới dạng tệp Word - quá trình này được gọi là chuyển đổi.

Trình soạn thảo văn bản thay thế cho Word

Ngoài những hệ thống xử lý văn bản này, còn có những cái gọi là trình soạn thảo văn bản. Chúng thường được cung cấp với ít chức năng định dạng và bố cục hơn. Hầu hết mọi người sử dụng trình soạn thảo văn bản để ghi chú hoặc chỉnh sửa văn bản nguồn trong khi lập trình.

Kết luận: xử lý văn bản dễ dàng nhờ Word

Word là một phần của bộ Office mở rộng. Với phần mềm, người dùng nhận được một công cụ đáng tin cậy và thiết thực cho công việc văn bản. Mẫu giúp thiết kế định dạng và bố cục một cách hấp dẫn. Nhưng Word cũng cho bạn cơ hội để tự mình sáng tạo. Sử dụng nhiều tùy chọn và cài đặt tùy chỉnh để thiết kế tệp của bạn theo ý tưởng của riêng bạn.

Từ phông chữ đến hướng trang, bạn xác định giao diện tài liệu của mình. Bạn thậm chí có thể tích hợp bảng và đồ họa vào tệp của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Do đó, Word không chỉ là một chương trình viết thuần túy. Nhiều tùy chọn bố cục và chèn cũng giúp bạn có thể tạo các định dạng thay thế như tờ rơi, sơ yếu lý lịch hoặc thiệp mời hấp dẫn.