Excel: Sao chép công thức mà không cần sử dụng chuột

Đây là cách sao chép một công thức xuống để điền vào tất cả các ô trong một phạm vi

Video hướng dẫn - Microsoft Excel: Sao chép công thức Excel xuống dưới một cách dễ dàng

Việc xây dựng một bảng tính lớn và điền vào nó với các công thức phức tạp có thể mất nhiều thời gian. Nếu có nhiều điều dư thừa, việc thiết kế một chiếc bàn như vậy có thể là một thử thách về sự kiên nhẫn. Để ngăn điều này xảy ra, Microsoft Excel, với tư cách là một chương trình bảng tính hiện đại, cung cấp nhiều cách để sao chép các ô và công thức chỉ với một vài cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím. Một phương pháp chỉ cần một vài tổ hợp phím là đặc biệt thiết thực và thân thiện với người dùng.

Ví dụ sau đây là về việc sao chép một công thức trong một ô xuống đến mức có thể tìm thấy nội dung trong cột bên trái của nó. Hình cho thấy tình huống ban đầu mà công thức được lưu trữ trong cột C2 sẽ được sao chép xuống.

Sao chép và di chuyển công thức: Cách tiến hành

Để đạt được mục tiêu, hãy làm như sau:

1. Bấm vào ô C2 có công thức bạn muốn sao chép.

2. Bước tiếp theo, nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + END.

   (Đây là cái gọi là phím Shift, dùng để thay đổi chữ hoa và chữ thường).

   Quan trọng: Để phương pháp sao chép bằng tổ hợp phím hoạt động, không được có dòng trống trong dữ liệu đầu ra.

   

3. Sau khi nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + END, Excel sẽ chọn tất cả các ô cho đến khi một ô xuất hiện trong cột lân cận trống. Trong ví dụ, đây là trường hợp của ô B16. Tóm lại, các ô được đánh dấu đến mức chúng cần được lấp đầy.

4. Ở bước cuối cùng, nhấn tổ hợp phím CTRL + U. Với tổ hợp phím này, ô hiện hoạt được sao chép xuống cuối vùng chọn.

   

Kết quả là các ô có các ô lân cận phù hợp trong cột B không trống đã được điền bằng công thức ban đầu. Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu hoặc công thức sang bên phải, hãy sử dụng tổ hợp phím CTRL + R để thay thế.

Sao chép công thức bằng chuột hoặc bàn di chuột

Với tổ hợp phím CTRL + SHIFT + END và tổ hợp CTRL + U, bạn có thể sao chép hiệu quả các công thức hoặc giá trị từ một ô sang các ô bên dưới. Ngoài các tổ hợp phím, bạn cũng có thể sử dụng chuột hoặc bàn di chuột để sao chép các giá trị hoặc công thức xuống dưới. Quy trình làm việc tương tự như sao chép bằng phím tắt:

1. Chọn trường trong Microsoft Excel sẽ được sao chép xuống.

2. Di chuyển bằng chuột đến cuối trường cho đến khi xuất hiện dấu cộng màu đen. Điều này cũng được Microsoft gọi là "hộp điền vào". Ô điều khiển điền cho biết rằng bạn có thể sao chép nội dung ô bằng cách kéo chuột xuống.

   

3. Sử dụng chuột hoặc bàn di chuột để kéo chốt điền xuống đến mức bạn muốn nội dung được sao chép. Ngay sau khi bạn nhả nút chuột, công thức sẽ tự động được chèn vào các ô khác. Dữ liệu của bạn được sao chép trong một thao tác tương đương với việc sử dụng tổ hợp phím.

Nếu bạn muốn thay đổi cơ bản các tùy chọn điền, hãy nhấp vào nút "Tùy chọn tự động điền" được hiển thị sau khi bạn đã hoàn tất quá trình kéo. Sau đó, bạn có thể chọn các chuyển thể mà bạn muốn.

Cách bật và tắt nút điều khiển điền

Trong một số trường hợp, sao chép công thức hoặc nội dung của ô một cách nhanh chóng không hoạt động. Nếu vậy, bạn nên kiểm tra xem có vô tình tắt tay cầm điền vào hay không. Để kiểm tra xem chức năng này đã tắt hay đang bật, hãy thực hiện như sau:

1. Điều hướng đến các tùy chọn Excel bằng cách nhấp vào menu lựa chọn “Tệp” và sau đó nhấp vào “Tùy chọn”.

2. Trong menu tùy chọn của Excel, hãy điều hướng đến điểm "Nâng cao".

3. Trong mục phụ “Nâng cao”, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt hộp điền hoặc kéo và thả các ô trong mục lựa chọn thứ ba.

   

4. Trong Tùy chọn Chỉnh sửa, hãy chọn hộp kiểm Cho phép điều khiển điền và kéo và thả ô.

Trong một số trường hợp, điền đầy đủ hoạt động tốt. Đồng thời, các công thức không được sao chép như mong muốn và xảy ra tính toán sai. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải kiểm tra cẩn thận các tham chiếu ô của các ô đầu tiên và đảm bảo rằng chúng là tham chiếu tương đối.

Tóm tắt và kết luận: Sao chép nội dung ô bằng phím tắt hoặc kéo và thả là hiệu quả.

Đặc biệt với các bảng tính dài và phức tạp với nhiều thông tin và công thức thừa, việc sao chép ý nghĩa các hàng hoặc cột là điều cần thiết. Microsoft Excel cung cấp hai biến thể chính cho việc này. Khi điền bằng tổ hợp phím, các dòng sẽ tự động được điền cho đến khi không có mục nhập nào trong cột liền kề. Với biến thể kéo và thả, bạn tự quyết định khoảng cách thông tin sẽ được sao chép từ một ô xuống hoặc sang một bên. Hàm điền trong Excel giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cho việc làm việc với chương trình bảng tính trở nên hiệu quả và thân thiện với người dùng.