Nếu bạn sử dụng nhiều loại tài khoản khác nhau trong Outlook của mình (POP3, IMAP, Exchange, Hotmail) hoặc có nhiều tài khoản trong Outlook 2010, bạn biết vấn đề: Rất khó để theo dõi các thư chưa được đọc.
Outlook tạo một thư mục cá nhân riêng biệt cho từng loại tài khoản - trong Outlook 2010 ngay cả đối với từng tài khoản e-mail, miễn là bạn không ngăn cản việc này. Thật không may, các thư mục tìm kiếm rất thực tế chỉ hoạt động trong một thư mục cá nhân, vì vậy chúng không phù hợp để tìm kiếm các thư chưa đọc trên nhiều tài khoản. Tìm kiếm tức thì từ Outlook 2007 hoặc 2010 cung cấp một giải pháp khắc phục. Điều thực tế về nó: Bạn chỉ phải thực hiện các cài đặt trước cần thiết một lần và việc tìm kiếm có thể được lặp lại nhanh chóng.
Quy trình trong Outlook 2010
Để tất cả (hoặc đã chọn) các thư mục cá nhân được tìm kiếm trong Outlook 2010, bạn phải chỉ định các thư mục sẽ được tìm kiếm một lần - Outlook sau đó sẽ ghi nhớ cài đặt này cho tương lai:
- Nhấp vào hộp tìm kiếm hoặc nhấn Ctrl + E.
- bấm vào công cụ tìm kiếm và sau đó tiếp tục Vị trí để tìm kiếm.
- Đánh dấu vào trước mỗi thư mục cá nhân cần được đưa vào tìm kiếm.
Bây giờ bạn có thể biên dịch các tin nhắn chưa đọc từ tất cả các tài khoản như sau:
- Nhấn phím tắt Ctrl + Alt + A hoặc nhấp vào trường tìm kiếm rồi nhấn vào nút Tất cả các yếu tố email.
- Bấm vào tab Tìm kiếm trên nút Chưa đọc (không thể nhấp vào nút này trong cài đặt Outlook của chúng tôi) hoặc nhập vào trường tìm kiếm đọc: không (không có dấu cách sau dấu hai chấm) và nhấn Enter.
Bây giờ Outlook sẽ tìm kiếm các thư chưa đọc trong tất cả các thư mục được chỉ định và hiển thị chúng.
Quy trình trong Outlook 2007
Trong Outlook 2007, trước tiên không cần thiết phải bao gồm tất cả các thư mục cá nhân sẽ được tính đến. Đây là cách bạn làm điều đó:
- Nhấn phím tắt Ctrl + Alt + A hoặc gọi lệnh Công cụ ⇒ Tìm kiếm tức thì ⇒ Tìm kiếm tất cả các mục email trên.
- Để hiển thị các trường truy vấn bổ sung bên dưới trường tìm kiếm, hãy nhấn Ctrl + Alt + W hoặc gọi lệnh Bổ sung ⇒ Tìm kiếm tức thì ⇒ Mở rộng trình tạo truy vấn trên.
- Bấm vào đây trên Thêm tiêu chí và lựa chọn Đã đọc kết thúc.
- Nhấp vào trường tìm kiếm mới được thêm vào Đã đọc và lựa chọn không kết thúc.
Giờ đây, Outlook ngay lập tức lọc ra tất cả các e-mail không được đánh dấu là "đã đọc" và hiển thị chúng.
Thay vì các bước từ 2 đến 4 được mô tả, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm bên cạnh Tất cả các yếu tố email cũng là lệnh tìm kiếm đọc: sai gõ (lệnh đọc: không không cần thiết trong Outlook 2007). Tuy nhiên, sau đó hộp tìm kiếm sẽ Đã đọc không còn hiển thị trong lần tìm kiếm tiếp theo. Điều này chỉ hiển thị vĩnh viễn nếu bạn nhấp vào nút Thêm tiêu chí trưng bày. Cánh đồng Đã đọc chỉ đơn giản là có lợi thế là bạn có thể lọc "đã đọc" hoặc "chưa đọc" bằng hai cú nhấp chuột và sau đó nhập đọc: sai cứu.
Lặp lại tìm kiếm
Ngay khi bạn muốn xem lại tất cả các tin nhắn chưa đọc sau đó, hãy tiếp tục như vừa mô tả hoặc lặp lại tìm kiếm bạn vừa thực hiện:
- Trong Outlook 2010, nhấn Ctrl + Alt + A, nhấp vào Tìm kiếm gần đây và lựa chọn đọc: không kết thúc.
- Trong Outlook 2007, nhấn Ctrl + Alt + A. Sau đó nhấp vào mũi tên ở bên phải của trường tìm kiếm và gọi Tìm kiếm gần đây và sau đó đọc: không, đọc: sai (hoặc chỉ đọc: sai) trên.
Outlook ghi lại mười tìm kiếm cuối cùng trong danh sách.