Microsoft đã cải thiện tính năng nén tệp trong PowerPoint 2007 và 2010. Tuy nhiên, độc giả vẫn phàn nàn rằng ngay cả những bản trình bày với một vài hình ảnh đôi khi vẫn có kích thước tệp lớn và do đó không thích hợp để gửi qua e-mail
Càng nhiều hình ảnh, tệp càng lớn
Khi bạn chèn ảnh vào trang chiếu, PowerPoint sẽ lưu đồ họa trong bản trình bày. Tất nhiên, điều này dẫn đến việc tăng kích thước tệp. Tuy nhiên, nhiều định dạng đồ họa - được xác định bằng các phần mở rộng của chúng như JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF hoặc WMF - có thể được nén với các mức độ thành công khác nhau. Nhưng ngay cả khi bạn biết điều đó: Làm thế nào bạn có thể biết khi nhìn lại trong một bản trình bày hiện có, hình ảnh nào đã được chèn vào các trang chiếu ở định dạng đồ họa nào và kích thước của nó như thế nào?
Phương pháp tìm kiếm 1 - phương pháp ZIP
Bắt đầu với PowerPoint 2007, bạn có thể kiểm tra hoạt động bên trong của bản trình bày như sau:
- Tạo bản sao của bản trình bày trong Windows Explorer. Thêm phần mở rộng tệp ZIP vào bản sao.
- Nhấp đúp vào tệp ZIP sẽ mở bản trình bày theo cấu trúc được hiển thị bên dưới bên trái:
- Sau khi nhấp đúp thêm vào PPT và MEDIA, bạn sẽ đến thư mục lưu tất cả ảnh có trong bản trình bày.
- Mở tệp hình ảnh có kích thước lớn hơn kích thước trung bình. Bây giờ bạn có thể xem những hình ảnh nào bạn nên trao đổi trong bài thuyết trình nếu cần thiết.
- Đóng kho lưu trữ ZIP và sau đó xóa nó. Rất tiếc, các tệp hình ảnh trong thư mục MEDIA không có số trang chiếu. Chúng chỉ đơn giản là được đánh số liên tục, điều này làm tăng nỗ lực cần thiết để tìm kiếm các hình ảnh quá lớn trong trường hợp trình bày rộng rãi.
Phương pháp tìm kiếm 2 - lưu các trang chiếu dưới dạng ảnh
Với phương pháp này, bạn có thể xem trực tiếp trang trình bày nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất. Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy đồ họa quá khổ như thế này ngay lập tức.
- Sau khi bạn hoàn thành bản trình bày của mình, hãy nhấp vào TỆP hoặc vào NÚT VĂN PHÒNG và chọn LƯU NHƯ.
- Thay đổi LOẠI TẬP TIN thành ĐỊNH DẠNG PNG (ĐỒ HỌA MẠNG CỔNG).
- Chọn vị trí và nhấp vào LƯU.
- Một hộp thoại sẽ bật lên hỏi bạn có muốn xuất mọi trang chiếu hay chỉ trang chiếu hiện tại. Chọn BẤT KỲ FOIL.
- Bây giờ bạn sẽ tìm thấy một thư mục trong vị trí lưu trữ đã chọn của bạn, trong đó mỗi trang chiếu có sẵn dưới dạng đồ họa PNG.
- Mở thư mục, nhấp chuột phải vào nền trắng trong hộp thoại và chọn XEM - CHI TIẾT từ trình đơn ngữ cảnh.
- Bây giờ bạn có thể xem nhanh trang chiếu nào có kích thước tệp đặc biệt lớn. Trong ví dụ, nó là slide 6.
- Nén đồ họa quá khổ, sau đó xóa thư mục chứa tệp PNG.
Đây là cách bạn tiếp tục với "những thứ được vỗ béo" được tìm thấy
Ngay sau khi bạn phát hiện ra sự cố của slide nào bằng cách sử dụng một trong hai kỹ thuật chuyên nghiệp được mô tả, bây giờ bạn có thể nén đồ họa quá khổ. Đó là cách nó được thực hiện:
- Chọn đồ họa và chuyển sang tab CÔNG CỤ HÌNH ẢNH / ĐỊNH DẠNG.
- Trong nhóm TÙY CHỈNH, nhấp vào nút NÉN HÌNH ẢNH (trong phiên bản 2007, sau đó nhấp vào TÙY CHỌN trong hộp thoại NÉN HÌNH ẢNH).
- Kích hoạt các hộp bên cạnh CHỈ ÁP DỤNG CHO HÌNH ẢNH NÀY và XÓA CÁC KHU VỰC CÓ HÌNH ẢNH BỊ XÓA.
- Việc bạn lựa chọn các tùy chọn cho đầu ra mục tiêu phụ thuộc vào những gì bạn muốn làm với bản trình bày sau này: Nếu bạn muốn bản trình bày được in với chất lượng rất tốt, hãy chọn PRINT (220 DPI). Tùy chọn SCREEN OUTPUT (150 DPI) lý tưởng cho các bài thuyết trình trên máy tính. Nếu bạn muốn gửi bản trình bày nhỏ nhất có thể, hãy chọn E-MAIL (96DPI).
