Bảng tính Excel: tự động tô màu các ô trống

Bằng cách này, bạn đảm bảo rằng tất cả các trường bắt buộc trong bảng Excel đều chứa đầy nội dung

Bảng tính thường được cấu trúc theo cách mà dữ liệu phải được nhập vào các ô nhất định để tính toán được thực hiện một cách chính xác. Trong trường hợp các bảng Excel phức tạp và khó hiểu, lỗi có thể nhanh chóng xảy ra nếu các giá trị không được nhập tại một thời điểm nhất định. Trong trường hợp như vậy, việc khắc phục sự cố có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Vì lý do này, Excel cung cấp cho bạn cơ hội để tránh các lỗi nhập bằng cách tô màu các ô trống một cách đáng chú ý.

Video hướng dẫn - Microsoft Excel: Tự động tô màu các ô trống trong bảng

Tự động nhuộm các ô

Để tự động mã màu cho các ô, hãy đặt ô bằng định dạng có điều kiện. Sau đó, Microsoft Excel sẽ tự động tô màu ô bằng màu bạn chọn ngay khi ô không có nội dung. Để nhúng định dạng có điều kiện, hãy làm như sau:

1. Đánh dấu ô mà bạn muốn kiểm tra. Bạn cũng có thể chọn một dải ô hoặc trong khi giữ phím CTRL, hãy chọn một loạt ô không liền kề nhau.

2. Gọi lệnh "START> ĐỊNH DẠNG TEMPLATES - ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN - QUY TẮC MỚI - SỬ DỤNG CÔNG THỨC ĐỂ XÁC ĐỊNH TẾ BÀO ĐƯỢC ĐỊNH DẠNG".

   Excel lên đến và bao gồm phiên bản 2003: Gọi lệnh "ĐỊNH DẠNG - ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN". Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn mục nhập "CÔNG THỨC LÀ" trong trường danh sách bên trái.

   

3. Cuối cùng, nhập công thức sau vào trường đầu vào:

   = LÀ EMPTY (A1)

   Thay vì địa chỉ ô A1, hãy nhập địa chỉ của ô được đánh dấu. Nếu bạn đã chọn nhiều ô, hãy sử dụng địa chỉ của ô đầu tiên.

Bằng cách nhập định dạng có điều kiện, bạn đã thực hiện bước đầu tiên và quan trọng nhất để tự động tìm các ô trống trong bảng tính của mình. Trong bước tiếp theo, bạn phải xác định màu nào nên được sử dụng để đánh dấu các ô trống.

Chuẩn bị đánh dấu màu cho các ô trống - đây là cách nó hoạt động

1. Nhấp vào nút ĐỊNH DẠNG (Excel tối đa và bao gồm phiên bản 2003: ĐỊNH DẠNG).

2. Chọn tab ĐIỀN VÀO (Excel tối đa và bao gồm phiên bản 2003: SAMPLE).

3. Bấm vào màu mong muốn cho ô, ví dụ màu đỏ. Excel nên sử dụng màu này để lưu các ô trống trong một phạm vi.

   

4. Đóng cửa sổ hộp thoại bằng nút OK.

Chỉ các ô trống của bảng Excel mới được mã hóa màu sau khi đã nhập định dạng có điều kiện. Việc ghi nhãn này cũng rất động. Trong thực tế, điều này có nghĩa là dấu màu sẽ biến mất ngay khi bạn nhập nội dung vào các ô. Nếu bạn xóa nội dung, chẳng hạn như một số hoặc một công thức, Excel sẽ đánh dấu ô một lần nữa.

Ngoài việc đánh dấu bằng một màu, bạn có các tùy chọn khác để định dạng có điều kiện. Trong số những thứ khác, bạn có thể định dạng phông chữ hoặc chèn khung. Để tìm các trường trống, đánh dấu màu và chức năng "ISERROR" là lựa chọn tốt nhất.

Chức năng ISLEER và các tùy chọn của bạn

Ngoài chức năng "LÀ LỖI" mà bạn có thể hiển thị tất cả các trường chưa được điền, bạn cũng có thể sử dụng chức năng CHÍNH LÀ LỖI như một phần của định dạng có điều kiện. Để có thể sử dụng ISBLANK làm một hàm, hãy đánh dấu khu vực của bảng mà bạn muốn kiểm tra và cũng như với hàm ISERROR, hãy chọn tùy chọn: "SỬ DỤNG CÔNG THỨC ĐỂ XÁC ĐỊNH CÁC TẾ BÀO ĐƯỢC ĐỊNH DẠNG." Nhập ô hoạt động sau ISERROR nên được kiểm tra, ví dụ: IS EMPTY (B5).

Sau khi bạn đã chọn một màu trong ĐỊNH DẠNG, tất cả các ô không có mục nhập sẽ tự động được hiển thị bằng màu tô mong muốn. Mã màu lại linh hoạt. Với hàm ISBLANK, cũng như với hàm ISERROR, bạn sẽ không còn bỏ qua bất kỳ mục nhập ô nào.

Sự khác biệt giữa ISERROR và ISBLANK

Sự khác biệt giữa hai chức năng rất dễ giải thích. Hàm ISBLANK tự động kiểm tra xem nội dung của một ô trống hay không. Kết quả là nó xuất ra giá trị chân lý TRUE hoặc FALSE. ISBLANK thường được kết hợp với hàm IF. Ngược lại, hàm ISERROR có thể được sử dụng để xác định xem có loại lỗi hay không. CHỨC NĂNG ISERROR trong Microsoft Excel đặc biệt hữu ích cho các bảng rất dài. Ngoài các lỗi được mã hóa bằng màu sắc hoặc các ô được điền không đầy đủ trong bảng, bạn có thể sử dụng hàm ISERROR để tạo các công thức phức tạp hơn hoặc khắc phục sự cố mở rộng.

Mẹo của chuyên gia: Cách hiển thị và ẩn các giá trị 0 trong ô

Một số bảng tính không muốn giá trị null xuất hiện. Trong các tổng quan khác, giá trị 0 rất quan trọng để có thể hiểu được tổng thông tin của phép tính. Bạn thực hiện cài đặt trong tùy chọn Excel (BẮT ĐẦU> TÙY CHỌN) trong mục con NÂNG CAO. Bằng cách kích hoạt hộp kiểm "Hiển thị số 0 trong các ô có giá trị 0", giá trị 0 được hiển thị trong bảng của bạn. Nếu hộp kiểm bị vô hiệu hóa, trường 0 vẫn trống.

Tóm tắt và kết luận: Sử dụng hàm ISERROR để tô sáng các mục màu còn thiếu không khó

Sẽ rất hiệu quả khi sử dụng hàm ISERROR để tìm các mục nhập bị thiếu trong một bảng tính Excel lớn, nhiều trang. Màn hình màu hiển thị ngay lập tức những mục hàng hoặc cột nào bị thiếu. Ngoài ra, hàm ISERROR có thể được sử dụng cho các công thức phức tạp hoặc để tìm kiếm lỗi công thức trong Excel. Hàm ISBLANK đưa ra một giải pháp thay thế, kết quả là chỉ xuất ra giá trị thực TRUE hoặc FALSE.

Câu hỏi thường gặp

Hàm ISERROR làm gì trong Excel?

Với chức năng ISERROR, bạn có thể đánh dấu các lỗi trong bảng cùng với định dạng có điều kiện hoặc hiển thị các ô được điền không đầy đủ.

Tại sao việc sử dụng tính năng ISERROR lại thực tế?

Đặc biệt trong các bảng tính lớn, không dễ để thực hiện tất cả các mục nhập một cách chính xác. Hàm ISERROR có thể giúp xác định các mục nhập không đầy đủ hoặc không chính xác và thiết kế bảng hiệu quả hơn.