Trang trình bày chỉ được sử dụng cho một số nhóm đối tượng nhất định

Có lẽ bạn đã quen với điều này: Bạn đã tạo ra một bài thuyết trình mở rộng, nhưng bây giờ, tùy thuộc vào nhóm đối tượng, chỉ muốn trình bày một đoạn trích từ nó.

Ví dụ: một nhóm người xem chủ yếu nên tìm hiểu thông tin chi tiết về Phòng A, vì họ chỉ quan tâm đến thông tin này. Một nhóm khán giả khác chỉ nên được thông báo về phần B.

Hoặc một bản trình bày sản phẩm được chia thành thông tin kỹ thuật và thương mại và tùy thuộc vào nhóm đối tượng - kỹ sư hoặc người mua - chỉ nên hiển thị một số trang trình bày nhất định. Nhưng mọi người nên xem các slide để trình bày về công ty và các tính năng chung của sản phẩm.

Vì nhiều người dùng không biết cách giải quyết vấn đề này, nên không có gì lạ khi một số tệp được tạo được hiển thị cho các nhóm người riêng lẻ. Những nhược điểm là rõ ràng: Số lượng tệp tăng lên. Tệ hơn nữa: Nếu các trang trình bày xuất hiện trong mỗi bản sao phải được thay đổi sau đó, nỗ lực tìm kiếm và cập nhật là khá cao.

Do đó Powerpoint đưa ra giải pháp với chức năng trình bày do người dùng xác định (trong các phiên bản trước đó là trình bày theo hướng nhóm mục tiêu)!

Thuật ngữ "Bản trình bày tùy chỉnh" có nghĩa là gì?

Bản trình bày do người dùng xác định không gì khác hơn là một lựa chọn các trang trình bày từ một nhóm trang trình bày lớn hơn hoặc bản trình bày tổng thể. Do đó, bản trình bày do người dùng xác định là các phiên bản từng phần khác nhau của bản trình bày được điều chỉnh cho phù hợp với các nhóm đối tượng khác nhau. Trong các phiên bản từng phần riêng lẻ, chỉ những trang trình bày đó được hiển thị phù hợp với đối tượng tương ứng.

Một ví dụ: Bản trình bày tổng thể bao gồm tổng cộng 6 trang chiếu. Tuy nhiên, đối với các đồng nghiệp từ Bộ phận A, chỉ có slide 1, 4, 5 và 6 là có liên quan. Các đồng nghiệp từ Cục B chỉ cần slide 1, 2, 3 và 6.

Lợi ích của bản trình bày tùy chỉnh

Tất nhiên, bạn cũng có thể tạo bản trình bày của riêng mình cho từng khán giả và sau đó lưu họ với một tên khác. Tuy nhiên, bản trình bày tùy chỉnh có ba ưu điểm chính:

• Bạn tiết kiệm không gian lưu trữ vì bạn chỉ làm việc với một tệp.
• Bạn không phải tạo tệp cho các nhóm mục tiêu khác nhau và tìm kiếm chúng sau này. Không thể xảy ra trường hợp bạn có bản trình bày "nhầm" với bạn, bởi vì tất cả các trang trình bày có liên quan luôn nằm trong một tệp.
• Bạn có thể sẽ sử dụng một số trang trình bày trong nhiều bản trình bày tùy chỉnh. Khi chúng được cập nhật, bạn chỉ cần thực hiện các thay đổi trong một tệp.

Cách tạo bản trình bày tùy chỉnh từ PowerPoint 2007 trở đi

Để tạo bản trình bày hướng nhóm đích trong tệp PowerPoint, hãy tiến hành như sau:

• Mở bản trình bày tổng thể mà bạn muốn tạo các bản trình bày phụ.
• Nhấp vào tab Trình chiếu trên nút Trình chiếu tùy chỉnh và sau đó tiếp tục Các bài thuyết trình theo định hướng nhóm mục tiêu.
• Trong hộp thoại, nhấp vào Mới. Gán tên cho bản trình bày phụ của bạn.
• Trong hộp danh sách bên trái, hãy chọn các trang trình bày mà bạn muốn xuất hiện trong bản trình bày theo hướng nhóm mục tiêu và nhấp vào Thêm vào.

• Xác nhận với VÂNG và sau đó nhấp vào Kết luận.

Cách cung cấp bản trình bày tùy chỉnh bắt đầu với PowerPoint 2007

Cách đơn giản và dễ hiểu nhất để hiển thị một bản trình bày phụ cụ thể như sau:

• Mở toàn bộ tệp.
• Chuyển sang tab Trình chiếu.
• Nhấn vào nút Trình chiếu tùy chỉnh và sau đó chọn mục bạn muốn.

Cách in bản trình bày hướng nhóm mục tiêu từ PowerPoint 2007 trở đi

Bạn đã thuyết trình trước khoa A và bây giờ muốn cung cấp cho khán giả chính xác những slide mà bạn đã thảo luận trong bài giảng. Một khả năng là viết ra số trang của các trang chiếu tương ứng và sau đó chỉ định chúng là các trang sẽ được in ra.

Tuy nhiên, nó dễ dàng hơn nhiều vì PowerPoint đã ghi chú những trang chiếu nào đi cùng với bản trình bày tùy chỉnh của bạn. Do đó, khi in, bạn có thể chỉ cần chọn phiên bản bạn muốn in.

Đây là cách nó hoạt động trong PowerPoint 2010:

• Mở bản trình bày.
• Lựa chọn tập tin - Để nhấn.
• Bấm vào bên dưới cài đặt trên nút In tất cả các trang trình bày. Bây giờ bạn sẽ được trình bày với các tùy chọn khác nhau.
• Chọn tại Bản trình bày do nhóm mục tiêu xác định phiên bản bạn đang tìm kiếm. Xác nhận lựa chọn của bạn bằng nút Để nhấn.

Đây là cách nó hoạt động trong PowerPoint 2007:

• bấm vào Nút văn phòng và sau đó tiếp tục Để nhấn.
• Trong hộp thoại Print As, hãy chọn Khu vực áp suất sự lựa chọn Bài thuyết trình theo định hướng nhóm mục tiêu. Chọn phiên bản thích hợp ở bên phải của nó. Xác nhận với VÂNG.

Cách tạo bản trình bày tùy chỉnh từ PowerPoint 2003 trở đi

Để tạo bản trình bày hướng nhóm đích trong tệp PowerPoint, hãy tiến hành như sau:

• Mở bản trình bày mà bạn muốn tạo các bản trình bày phụ.
• Bạn có nhấp vào menu Trình chiếu trên tùy chọn Các bài thuyết trình theo định hướng nhóm mục tiêu.
• Trong hộp thoại, nhấp vào Mới.
• Gán tên cho bản trình bày phụ của bạn.
• Trong hộp danh sách bên trái, hãy chọn các trang trình bày mà bạn muốn xuất hiện trong bản trình bày theo hướng nhóm mục tiêu và nhấp vào Thêm vào.
• Xác nhận với VÂNG và sau đó nhấp vào Kết luận.

Cách cung cấp bản trình bày tùy chỉnh bắt đầu với PowerPoint 2003

• Mở toàn bộ tệp.
• Bạn có nhấp vào menu Trình chiếu trên Các bài thuyết trình theo định hướng nhóm mục tiêu.
• Chọn phiên bản bạn muốn trong hộp thoại và nhấp vào Trình diễn.

Cách in bản trình bày hướng nhóm mục tiêu từ PowerPoint 2003 trở đi

• Chọn trong menu tập tin lệnh Để nhấn.
• Kích hoạt trong hộp thoại Để nhấn Dưới Khu vực áp suất sự lựa chọn Trình bày theo định hướng nhóm mục tiêu. Chọn phiên bản thích hợp ở bên phải của nó. Xác nhận với VÂNG.