Tìm hiểu cách sử dụng các trang chiếu và nội dung từ PowerPoint 2007 trở đi.
Tùy chọn 1: Sử dụng lại một phần lớn của bản trình bày
Nếu bạn muốn giữ hầu hết các trang trình bày trong một bản trình bày, cách đơn giản nhất là sử dụng lại toàn bộ bản trình bày và sau đó xóa các trang trình bày mà bạn không có. Đó là cách nó được thực hiện:
- Mở PowerPoint.
- Nhấp vào tab tập tin hoặc trên nút Office.
- bấm vào Mới và sau đó chọn tùy chọn Mới từ hiện có (tương ứng. Mới từ hiện có).
- Trong hộp thoại, chọn tệp bạn muốn sử dụng lại và xác nhận Tạo mới.
- Bây giờ PowerPoint sẽ tạo một bản sao của tệp gốc. Xóa các trang trình bày thừa và sau đó lưu tệp dưới một tên mới.
Tùy chọn 2: sử dụng lại một số trang trình bày
Nếu bạn muốn chuyển một số trang trình bày từ bản trình bày này sang bản trình bày khác, nên thực hiện quy trình sau:
- Mở bản trình bày mà bạn muốn chèn các trang chiếu từ bản trình bày hiện có.
- Di chuyển đến trang chiếu mà sau đó bạn muốn chèn các trang chiếu hiện có.
- Sau đó nhấp vào tab bắt đầu ở phần dưới của nút Trình chiếu mới và chọn tùy chọn Sử dụng lại các trang trình bày.
- Nhấp chuột phải vào khu vực làm việc Sử dụng lại các trang trình bày trên Tìm kiếm - Chọn thư mục.
- Bạn có thể chèn trực tiếp bằng cách nhấp vào một trang chiếu trong vùng làm việc. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào tùy chọn Chèn tất cả các trang trình bày Lựa chọn.
- Đánh dấu vào ô bên dưới Giữ định dạng ban đầunếu bạn muốn chèn các trang chiếu mới ở định dạng ban đầu của chúng. điều này có thể hữu ích, chẳng hạn, nếu bạn muốn hiển thị các trang trình bày từ một công ty khác trong bản trình bày của mình và muốn giữ lại thiết kế của công ty họ.
Tùy chọn 3: Lấy dàn ý từ Word
Cách sử dụng cấu trúc từ Word:
- Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã định dạng các tiêu đề của mình trong Word bằng cách sử dụng các kiểu. Bởi vì sau này chỉ nội dung được định dạng dưới dạng tiêu đề mới được chấp nhận. Không quan trọng đó là tiêu đề cấp một, cấp hai hay cấp ba.
- Các tiêu đề cấp đầu tiên trở thành tiêu đề của một trang chiếu mới.
- Các tiêu đề cấp thứ hai trở thành cấp độ đầu tiên của văn bản, v.v.
- Mở bản trình bày PowerPoint của bạn và nhấp vào tab bắt đầu ở phần dưới của nút Trình chiếu mới. Chọn tùy chọn Trang trình bày kết cấu.
- Bây giờ hãy chọn tệp Word đã tạo trước đó của bạn và xác nhận lựa chọn của bạn với Chèn.
Bạn nên chú ý điều gì khi chèn các trang trình bày từ một bản trình bày khác?
Khi bạn chèn các trang trình bày từ một tệp khác, định dạng của tệp nguồn không phải lúc nào cũng khớp với định dạng đích. Như một cài đặt tiêu chuẩn, PowerPoint tự động áp dụng thiết kế đích. Tuy nhiên, nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng ban đầu một lần, PowerPoint cũng cung cấp cho bạn tùy chọn này.
- Nếu bạn sử dụng lại các trang trình bày như được mô tả trong tùy chọn 2, bạn có thể thực hiện lựa chọn của mình với hộp nhỏ Giữ định dạng ban đầu gặp nhau.
- Nếu bạn đang sử dụng một trang trình bày từ một bản trình bày khác Ctrl + C (Sao chép) và Ctrl + V (Chèn), PowerPoint hiển thị cho bạn một biểu tượng nhỏ bên cạnh trang chiếu được chèn ở bên trái trong đường viền trang chiếu. Sự xuất hiện của biểu tượng này hơi thay đổi tùy thuộc vào phiên bản PowerPoint. Trong PowerPoint 2003 và 2007, bạn chỉ có các tùy chọn Dán Giữ định dạng ban đầu và Sử dụng thiết kế mục tiêu có sẵn, cũng có tùy chọn lưu trang trình bày dưới dạng đồ họa chèn vào.
Hậu quả của việc giữ nguyên định dạng ban đầu là gì?
Giữ lại định dạng ban đầu có nghĩa là trang chiếu được hiển thị chính xác như trong tệp gốc, tức là nó không áp dụng định dạng của bản trình bày hiện tại. Tuy nhiên, để kích hoạt biểu diễn này, PowerPoint cũng tiếp quản trang chiếu cái và tất cả bố cục trang chiếu từ tệp gốc.
Vì vậy, nếu bạn đặt tệp mới của mình lại với nhau từ năm bản trình bày có định dạng khác nhau và sử dụng định dạng ban đầu trong mỗi trường hợp, bạn sẽ tìm thấy năm trang chiếu cái và bố cục trang chiếu tương ứng trong dạng xem chính của bạn. Số lượng lớn bản gốc không chỉ đáng chú ý trong chế độ xem chính, mà còn, chẳng hạn, nếu sau này bạn chèn một trang chiếu mới hoặc muốn gán một bố cục khác cho một trang chiếu hiện có. Đột nhiên, tất cả các bố cục trang chiếu của các bản trình bày gốc khác nhau đều có sẵn cho bạn ở đây.
Do đó, việc giữ nguyên định dạng ban đầu nên được xem xét cẩn thận, vì ngoài thực tế là tính đồng nhất quang học bị mất, số lượng lớn bản gốc cũng làm tăng kích thước tệp và có thể gây ra sự nhầm lẫn đáng kể cho người dùng tệp sau này.
